Il est aussi possible d’utiliser des chiffres provenant d'autres classeurs! L'exercice qui suit vous démontre comment le réaliser.
Ouvrez un nouveau classeur. Entrez le chiffre 100 dans la cellule A1. Allez à l’onglet Fichier et enregistrez le classeur sous le nom test1.xlsx. Ne fermez pas le classeur.Le contenu du premier classeur est complété. Le second classeur va venir chercher ce chiffre dans quelques instants. Il est plus facile d'accomplir ceci lorsque les classeurs sont ouverts. Excel peut ouvrir autant de classeurs que la mémoire de votre ordinateur le permet. Pour passer d'un classeur à un autre, il suffit d'aller à l’onglet Affichage et de sélectionner l’option Changer de fenêtre.
De l’onglet Fichier, sélectionnez l'option Nouveau. Sélectionnez l'option Nouveau classeur. OU
Appuyez sur les touches Ctrl et N.
Cette dernière option est plus rapide pour créer de nouveaux document dans presque toutes les applications sous Windows.
Placez le pointeur dans la cellule A1 du nouveau classeur.
Appuyez sur la touche = .
Sélectionnez l’onglet Affichage et les options Changer de fenêtre et Test1.xlsx.
OU
Placez le pointeur sur l'icone Excel sur la barre de tâches.
Windows va afficher la liste de tous les classeurs ouvert à ce moment.
Sélectionnez le classeur Test1.xlsx.
Il faut ensuite sélectionnez la cellule qu'on veut revoir dans le classeur2.
Cliquez sur la cellule dont vous avez besoin. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la cellule A1 du classeur Test1.
Appuyez sur la touche Entrée.
OU
Appuyez sur le bouton de la barre formule.La formule devrait être =[test1.xlsx]Feuil1!$A$1 . Le nom du classeur est entre crochets, suivi du nom de la feuille de calcul (Feuil1) et du point d'exclamation et de l'adresse de la cellule ($A$1).
Vous venez de créer une liaison entre deux classeurs. Le second classeur va toujours tenter d'aller lire le contenu du classeur Test1. Ceci peut être très pratique dans une compagnie quand vous avez besoin de données d'autres départements ou des années précédentes. Regardons comment actualiser et mettre à jour les liaison entre les documents Excel (classeurs).
Enregistrez le classeur sous le nom Test2.xlsx.
Fermez le classeur Test2.xlsx.
Du classeur Test1.xlsx, changez la valeur de la cellule A1 à 500.
Enregistrez le classeur sous le nom Test1.xlsx.
Fermez le classeur Test1.xlsx.
Ouvrez le classeur Test2.xlsx.
Chaque fois que vous ouvrirez ce classeur, Excel va vous informer que la mise à jour des liens entre les classeurs a été désactivée. Pour cet exemple, il s'agit du contenu du classeur Test1.xlsx .
Appuyez sur l’option Mettre à jour.
Le classeur va maintenant montrer le classeur avec la valeur que vous avez mis à jour dans le classeur Test1. Sinon, le classeur va conserver les données qu'il avait de la dernière mise à jour. Il faut aussi faire très attention. Si vous supprimez, déplacez ou renommez le classeur de référence, Excel ne pourra pas le retrouver. Il faudra aller à la fenêtre de gestion des liaisons pour corriger la situation.
Sélectionnez l’onglet Données.Sélectionnez l’option Liaisons de classeur.
En sélectionnant cette option, un volet va s'ouvrir à la droite de l'écran. Des options vont apparaître sous le bouton avec l'ellipse (trois points). Vous pourrez :
Ouvrir le document source.
Copier le lien pour l'utiliser ailleurs.
Modifier la source : le classeur ou la référence à la cellule dans le classeur.
Interrompre ou couper la liaison.
Il y a aussi le bouton avec l'engrenage. Ce bouton va vous permettre de déterminer comment la liaison sera mise à jour:
En demandant d'actualiser le lien.
Toujours actualiser.
Actualiser les liaisons au moment d'ouvrir le classeur.
Ne pas actualiser les liens.
Vous savez maintenant comment créer des liens entre des classeurs et comment mettre à jours ces liens. Expérimentez avec des documents et comment cela peut aider votre travail.