L’onglet Format vous vous permettre d’apporter la touche finale à la présentation des contrôles qui se trouvent sur votre formulaire.

Dans la dernière page web, Microsoft Access a généré automatiquement un formulaire selon vos besoins. Vous pouvez en tout temps modifier la présentation et le contenu du formulaire en utilisant le mode d’affichage Création.

De l’onglet Accueil, sélectionnez sous le bouton Affichage l’option Mode création.

Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets à votre formulaire. Access appelle chaque objet de votre formulaire un "contrôle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le formulaire. Les trois onglets mentionnés auparavant (Création, Organiser et Format) seront disponibles pour vous permettre d’apporter les changements que vous désirez.

Microsoft Access a ajouté une option pour vous permettre de changer les propriétés d’un groupe d’éléments d’un formulaire ou d’un état. Cependant, il faut désactiver cette option si vous désirez changer la présentation ou les propriétés d’un élément. Les prochaines instructions vont vous montrer comment supprimer la disposition d’un groupe.

Sélectionner le groupe d’éléments dont vous désirez apporter des changements.
Sélectionnez l’onglet Organiser.
Du regroupement de commandes Table, sélectionnez l’option Supprimer la disposition.

Supprimer un champ

Il est toujours possible de supprimer un contrôle (objet) du formulaire. Cela peut être une étiquette, une ligne, une boîte ou un autre élément du formulaire; incluant les champs. L'exercice qui suit consiste à retirer le champ Poste du formulaire. L'exercice suivant va le remettre dans le formulaire. 

Sélectionnez le champ à supprimer. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste. 
Du clavier, appuyez sur la touche supprime. 
OU 
Sélectionnez le champ à supprimer
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l’option Supprimer.

Ajouter un champ

L'exercice précédent consistait à enlever un champ Poste du formulaire. Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ qui était à la base du formulaire. Cet exercice consiste à remettre le champ poste qui avait été retiré dans le formulaire à l'endroit où il était placé. 

Des outils de création de formulaire, sélectionnez l’onglet Création.
Appuyez sur le bouton .

Si la liste des champs n'apparaît à la droite, de la fenêtre, appuyez une autre fois sur le bouton Ajouter des champs existants.

La liste des champs de la table ou de la requête à la source du formulaire va apparaître à la droite de la fenêtre. 
 
De la liste des champs, cliquez le champ désiré. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste. 
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ à l'endroit désiré dans le formulaire. Pour les besoins de l'exercice, replacez le champ Poste à son endroit original. 
Relâchez le bouton de la souris. 

Il faut faire attention à l'ordre de présentation des champs. Cette option est couverte plus loin dans ce chapitre; voir ordre de tabulation.

Déplacer un contrôle (objet)

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
Cliquez sur le contrôle à déplacer.
Placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en pointeur de souris tenant un cardinal .

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Si vous aviez choisi une zone de texte (champ) ou une étiquette, l'élément associé (champ ou étiquette) va aussi se déplacer. Pour déplacer seulement un ou l'autre:

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
Cliquez sur le contrôle à déplacer.

Placez le pointeur sur le gros carré gris situé au coin supérieur gauche du contrôle
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Dans ce dernier cas, seulement l'étiquette ou la zone de texte choisi se déplacera. De cette façon, il est possible par exemple de mettre le champ en dessous de l'étiquette.

Les contrôles

Sous l’onglet Création, appuyez sur le bouton   à la fin de la liste des contrôles.

Ce bouton vous permet d’afficher  la liste complète des contrôles et de ses options. 
Vous pourrez ensuite ajouter ces contrôles à votre formulaire.

La partie qui suit explique plusieurs de ces outils et donne un exemple du fonctionnement de chacun dans un formulaire.

Sélectionnez un contrôle  

En appuyant sur le bouton , il vous est possible de sélectionner un ou plusieurs contrôles (objets) pour ensuite les déplacer ou changer une de leurs propriétés. 

Activer les assistants  

Cette option vous permet d'activer ou non les assistants pour les différents contrôles de la barre d'outils. Laissez les assistants "actifs". Ceci va vous aider lors de l'ajout de certains contrôles à votre formulaire.

Ajouter une "étiquette" ou du texte libre.   

Aussi anciennement appelé une étiquette, il sert à décrire les champs ou à ajouter de l'information supplémentaire sur le formulaire. Une étiquette apparaît à chaque fois que vous ajoutez un champ au formulaire. Pour l'utiliser: 

Appuyez sur le bouton . 
Cliquez sur le formulaire où vous voulez placer l'étiquette. 
Écrivez le texte de votre choix.

Ajouter une "zone de texte" ou un champ indépendant  

Comme pour les requêtes, il est possible d'ajouter des champs calculés à partir d'autres données dans un formulaire ou un état. Donc, vous pouvez accomplir des calculs directement dans le formulaire avec une zone de texte (i.e. champ). Par exemple, le total d'une Factures ressemblerait à ceci: =[SousTotalProduits] +
[SousTotalServices] + [Taxes] . La seule différence entre une zone de texte contenant un champ d'un champ calculé est qu'il faut commencer la formule en utilisant le caractère " = ". 

La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus (salaire+commission) de l'employé affiché à l'écran. 

Appuyez sur le bouton  pour ajouter une zone de texte. 
Cliquez à l'endroit où vous voulez le champ indépendant. 
La zone de texte et une étiquette vont apparaître. 
Placez le curseur à l'intérieur de la case de zone de texte. 
Entrez la formule suivante: =[salaire] + [commission] .
Affichez le formulaire en mode Formulaire en appuyant sur le bouton . 
 
Si le champ revenu affiche #Nom?, il y a une erreur dans la formule. Veillez retourner au mode création et vérifiez la formule. 

Entrez un chiffre dans la case salaire ou commission et appuyez sur la touche Entrée. 

Dès que vous avez appuyez sur la touche Entrée, ou déplacez le pointeur vers un autre champ, le champ indépendant Revenu que vous venez de créer s'est mis à jour avec le nouveau total de la somme des champs Salaire et Commission. 

Vous pouvez créer vos propres formules pour calculer presque n'importe quoi. Vous pouvez calculer la TPS et la TVQ sur une Factures, la commission d'un vendeur sur une Factures ou utiliser les fonctions d'Access pour d'autres calculs. En fait, vous devriez utiliser un champ calculé dans une requête, un formulaire ou un état à chaque occasion que vous avez.

Ajouter un groupe d'options  

Un groupe d'options vous permet, comme pour la zone de liste déroulante et la zone de liste, de choisir une valeur parmi une liste prédéterminée. L'une des différences entre un groupe d'options et les deux autres est que toutes les options apparaissent à l'écran. Pour les deux autres, il faut appuyer sur un bouton à la droite de la case pour voir les autres possibilités. Une autre différence est que vous devez écrire la description, appelé une étiquette en jargon d'Access, au lieu de choisir parmi une liste qui se retrouve dans une table ou une requête. La dernière différence est qu'il faut déterminer la valeur qui sera conservé dans le champ pour chacune des étiquettes que vous avez écrit. 

L'exercice consiste à créer un groupe d'options qui sert à déterminer le statut social de l'employé. La valeur qui sera choisie sera conservée dans le champ Statut de la table Employés. 

Appuyez sur le bouton . 
Cliquez sur le formulaire à l'endroit où vous voulez mettre un groupe d'options. 

À la première fenêtre, l'assistant de groupe d'options va vous demander la liste des étiquettes, ou des descriptions, pour les choix que vous voulez offrir à l'utilisateur du formulaire. 

Écrivez ensuite la liste des possibilités.

Pour les besoins de l'exercice, écrivez les mêmes étiquettes, ou descriptions, que ceux affichés à la fenêtre ci-dessus.  Utilisez la touche Tabulation (à la gauche de la lettre Q pour le clavier QWERTY, du A pour un clavier AZERTY) pour passer à la prochaine ligne.

Appuyez sur le bouton Suivant dès que la liste est complétée. 

L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait être la valeur par défaut.

Ce qui veut dire qu'il y aurait une valeur prédéterminée. Si aucune autre valeur n'est choisie, c'est celle-ci qui sera la valeur du champ. 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option: Non, je ne veux pas définir de valeur par défaut. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

Après avoir entré les étiquettes, il faut donner une valeur à chacune de celles-ci. Par défaut, Access affiche un chiffre à côté de chacune de ces étiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chiffres. Cette fenêtre vous permet de modifier ces valeurs à ceux de votre choix. 

Pour les besoins de l'exercice, laissez les valeurs à ceux affichés initialement à la fenêtre.
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur sélectionnée. Il vous offre de la conserver dans un champ indépendant (conserver la valeur pour un usager ultérieur) ou de placer cette valeur dans un champ d'une table. 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Stocker la valeur dans ce champ: et sélectionnez le champ Statut. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de présentation du groupe d'options que vous préférez. Il vous offre le choix pour la présentation des étiquettes (descriptions) et des boutons pour sélectionner la valeur de votre choix. Vous pour aussi sélectionner le style de la bordure qui entoure le groupe. La partie gauche de la fenêtre vous offre un aperçu du groupe d'options avec vos choix d'options.
 
Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Case d'option pour la présentation des étiquettes. 
Sélectionnez l'option Échelonné pour le choix de la bordure. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

Le dernier élément dont l'assistant a besoin pour terminer la création du groupe est le titre pour le groupe d'options. Ce titre va apparaître au haut du groupe d'options. Pour les besoins de l'exercice: 

Écrivez le texte suivant dans la case : Statut social. 
Appuyez sur le bouton Terminer. 

Access va prendre quelques instants pour générer le groupe d'options avec les options que vous avez choisies. Voici le résultat de l'exercice. 

Avec un groupe d'options, il est seulement possible de choisir l'un des choix offerts dans la boîte à la fois. Comme dans cet exemple, il est impossible d'être célibataire et marié en même temps ! 

Bouton bascule

Le bouton bascule, comme pour le bouton crochet et la case d'option sont utilisés pour les champs de type Oui/Non. Il faut appuyer sur le bouton pour dire "oui" ou pour "activer" l'option ou le champ. 

Bouton crochet

Le bouton crochet peut être utilisé avec un champ de type Oui/Non. Il faut mettre un crochet dans la case pour l'activer ou dire l'équivalent de Oui.  Il suffit de placer le curseur dans la case et d’appuyer sur la barre d’espacement ou de cliquer sur la case pour activer et désactiver le crochet.

Case d'option (ou bouton radio)  

La case d'option (anciennement appelé bouton radio) peut être utilisé avec un champ de type Oui/Non. Il faut "noircir" le bouton pour l'activer ou pour dire l'équivalent de Oui.

Zone de liste déroulante  

Comme un groupe d'options et une zone de liste, une zone de liste déroulante vous permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéterminée. Il vous est aussi possible d'ajouter d'autres valeurs à la liste si nécessaire.

C'est un élément que le groupe d'options et la zone de liste ne vous permettent pas. Une liste a aussi l'avantage d'éviter des erreurs d'orthographe lors de la retranscription des données. Le dernier avantage d'une liste déroulante est qu'il est possible d'afficher plusieurs champs en même temps. Ceci a l'avantage de donner une meilleure référence au moment de faire un choix pour une valeur de la liste. 

L'exercice consiste à créer une zone de liste déroulante pour le champ Bureau qui représente le lieu de travail des employés. La source de la liste déroulante sera la table Bureaux qui contient le nom des villes ainsi que les adresses de chacun des bureaux de la compagnie. 

En mode création, sélectionnez le champ Bureau et effacez-le. 
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton . 
Placez la zone de liste déroulante en cliquant à l'endroit où le champ Bureau était situé. 

L'assistant vous offre trois manières de déterminer la source pour la liste déroulante. Parmi les choix pour déterminer la source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou d'une requête.

Vous pouvez aussi écrire les valeurs de votre choix. Celles-ci seront ensuite conservées dans une nouvelle table. La dernière possibilité vous permet de vous rendre à un enregistrement selon le choix de cette liste déroulante. 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la liste déroulante extraie les valeurs d’une autre table ou requête.
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui sera utilisé pour la source de la zone modifiable. Il vous affiche même la liste de ceux-ci. 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Bureaux. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

La fenêtre suivante vous demande de choisir parmi la liste des champs de la requête ceux que vous voulez afficher à l'écran. Ceux-ci vous donnent une référence supplémentaire lors de la sélection de la valeur de la liste déroulante. Les champs seront affichés selon l'ordre qu'ils se retrouvent dans la case "Champs sélectionnés". 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez dans l'ordre suivant les champs Bureaux, Adresse, Téléphone. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

Vous pouvez déterminer l’ordre d’affichage des enregistrements selon les champs que vous avez choisi. Le bouton à la droite du champ vous permet de choisir parmi un ordre croissant ou décroissant. Il suffit d’appuyer sur le bouton pour changer l’ordre.

La prochaine fenêtre vous demande de déterminer la largeur de chacune des colonnes des champs que vous avez sélectionnés à la fenêtre précédente. C'est cette largeur qui sera utilisée lorsqu'il sera le temps d'afficher la liste déroulante. Aussi, cette fenêtre vous permet d'afficher ou de cacher la colonne clé; la première sélectionnée à la fenêtre précédente. Pour ce cas, il s'agit du champ Bureaux. 

Pour les besoins de l'exercice, désactivez l'option Colonne clé cachée. 

Pour ajuster la largeur des colonnes:
 
Il est intéressant d'être capable d'ajuster la largeur des colonnes contenant de l'information. Vous pouvez vous assurer que toute l'information du champ apparaît dans la case.

Placez le pointeur au bout de la colonne ou entre deux colonnes. Le pointeur va changer de forme à .
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou élargir la colonne. 

Pour les besoins de l'exercice, ajuster la largeur des colonnes pour afficher tout le contenu de celles-ci. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

S'il y a seulement deux champs dans la liste des champs disponibles: 

Appuyez sur le bouton Précédent. 
Désactivez l'option de colonne clé cachée. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

Puisque vous avez choisi plusieurs champs à l'affichage, l'assistant voudrait savoir la valeur de quel
champ doit-il conserver dans la zone modifiable. 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Bureaux. 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

L'assistant vous demande ensuite l'endroit où vous voulez conserver la donnée. Vous pouvez la conserver dans un champ indépendant (Mémoriser la valeur pour usage ultérieur) ou la mettre dans l'un des champs de la table. 

La dernière question est de savoir quel est le texte de l'étiquette qui va décrire la liste déroulante.

 
Pour les besoins de l'exercice, écrivez Bureau dans la case. 
Appuyez sur le bouton Terminer. 

Voici un aperçu de la liste déroulante une fois terminée. 

Pour ajouter un nouveau bureau, ajoutez un enregistrement dans la table Bureaux. Par exemple, ajoutez Toronto au 1000 Younge street. Ensuite, retournez voir le contenu de la liste déroulante.

Zone de liste  

Une zone de liste offre à l'utilisateur du formulaire un choix de certaines valeurs pour un champ. L'exercice qui suit consiste à créer une zone de liste et d'afficher une liste pour les occupations possibles dans l'entreprise.

Appuyez sur le bouton Zone de liste .
Cliquez à l’endroit où vous désirez placer la zone de liste sur le formulaire.

Dans cette base de données, il y a une table qui contient la liste des occupations de l'entreprise. Cette table s'appelle d'ailleurs Occupations. Vous pouvez aussi créer votre propre liste en sélectionnant l'option "Je taperais les valeurs souhaitées." 

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la zone de liste recherche les valeurs dans une table ou requête.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Access va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui contient le champ avec l'information à mettre dans la zone de liste. De la liste des tables et requêtes de la base de données, sélectionnez celle qui contient l'information que vous voulez afficher dans la zone de liste.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Occupations. 
Appuyez sur le bouton Suivant.

La table ne contient qu'un seul champ: Occupation. Dans cette table, il y a présentement que deux occupations possibles: gérant et vendeur. Si vous vouliez ajouter une autre poste à la liste, il faudrait ajouter un enregistrement à cette table. Contrairement à une zone de liste déroulante, il est impossible d'ajouter un enregistrement directement dans la zone de liste.

Il y a aussi une autre table qui aurait pu être choisie. C'est la table Employés. Il y a dans celle-ci le
champ poste qui contient déjà une liste des occupations des employés. Mais, dans la plupart des cas, vous voudrez utiliser les informations provenant d'une autre table.

Sélectionnez le champ Occupation.
Appuyez sur le bouton  pour transférer le champ Occupation dans la zone des Champs sélectionnés.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Cette fenêtre vous permet d’afficher le contenu des champs en ordre croissant ou décroissant. Vous devez choisir les champs de votre choix et appuyer sur le bouton à la droite pour choisir l’ordre croissant ou décroissant.

L'assistant de la zone de liste vous demande ensuite de déterminer la longueur du champ qui sera affiché à l'écran. 

Placez le pointeur sur la bordure droite de la case.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la souris vers la gauche ou la droite selon que vous voulez réduire ou agrandir la largeur la longueur de la fenêtre.

Une fois que vous avez déterminé la largeur voulue, relâchez le bouton de la souris.
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'avant dernière étape consiste à indiquer à l'assistant de la zone de liste si vous voulez conserver les choix dans une valeur pour usage ultérieur ou parmi l'un des champs qui se retrouve dans le formulaire. Pour l'exercice, la valeur choisie de la zone de liste ira dans le champ Poste.

Sélectionnez la seconde option: Stocker la valeur dans ce champ.
De la liste des champs disponibles, sélectionnez le champ Poste. 
Appuyez sur le bouton Suivant.

La dernière étape consiste à écrire le texte qui ira avec la zone de liste.

Écrivez dans la case de l'étiquette: Poste.
Appuyez sur le bouton Terminer. 

Vous pouvez ensuite cliquer ou utiliser les curseurs vers le haut ou le bas pour choisir la valeur de votre choix.

Bouton de commande  

Les boutons commandes sont très pratiques pour les utilisateurs de formulaires. Ils permettent de facilement accéder à des options qui affectent le formulaire ou la base de données. Par exemple, grâces aux boutons de commande, il est possible de passer d'un enregistrement à un autre, d'ouvrir ou d'imprimer un formulaire ou un état ainsi que plusieurs autres possibilités. Access offre une série d'options prédéterminées pour faciliter la création de boutons de commande. Si, ceux-ci ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez toujours créer une macro ou un module et "l'attacher" à un bouton. Le prochain exercice consiste à créer un bouton commande pour passer à l'enregistrement suivant.

À partir de la liste des contrôles, cliquez sur le bouton de commande .
Cliquez à l’endroit où vous désirez placer le bouton sur le formulaire.

Cette première fenêtre demande quelle action le bouton devra faire lorsqu'on appuie sur celui-ci. La première colonne les catégories d'actions possibles. La seconde colonne affiche les actions possibles. Puisque, pour l'exercice, le bouton doit afficher l'enregistrement suivant:

De la colonne Catégories, sélectionnez l'option Déplacements entre enreg. 
De la colonne Actions, sélectionnez l'option Enregistrement suivant. 
Appuyez sur le bouton Suivant.

La prochaine fenêtre vous demande quel genre de présentation voulez-vous sur le bouton. Est-ce du texte de votre choix ou une image représentative ? Si vous voulez du texte, il suffit d'écrire le texte dans la première case et de choisir l'option Texte. Pour l'exercice, une image sera utilisée.

Cliquez sur l'option Image.
De la liste des images possibles, sélectionnez l'image Atteindre Suivant.

Il y a aussi deux autres options intéressantes sur cette fenêtre. En cliquant sur l'option "Afficher toutes les images", vous aurez plus de possibilités pour choisir une image. Même avec cette liste, il est encore possible qu'il n'y ait pas d'image qui réponde à vos besoins. Il est donc possible, avec le bouton Parcourir d'aller chercher une image que vous avez trouvée d'ailleurs et de le coller au bouton.

Appuyez sur le bouton Suivant.

La dernière fenêtre vous demande quel nom voulez-vous donner au contrôle bouton de commande.

Dans la case, écrivez le texte Bouton suivant.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Image  

Il est aussi possible d'insérer des images dans un formulaire. Que ce soit le logo de la compagnie ou une image représentative.

De la liste des contrôles, cliquez sur le bouton d'image .
Cliquez à l’endroit où vous désirez placer l’image sur le formulaire.

Access va ensuite vous demander l'endroit et le nom de l'image que vous voulez insérer.

Naviguez à travers les lecteurs et les dossiers de votre ordinateur pour choisir l'image de votre choix.
Appuyez sur le bouton OK.

L'image va ensuite s'insérer sur le formulaire. Vous pourrez toujours le déplacer sur le formulaire. Pour certains formats d'images, il sera impossible de changer sa taille. C'est une chose à prendre en considérations lorsque vous créez les images pour vos formulaires ou vos états.

Cadre d'objet indépendant

Ce contrôle permet d'insérer des objets provenant d'autres applications Windows tel qu'un graphique d'Excel ou un organigramme de Visio ou d'autres applications. Cependant, cet objet est indépendant du contenu des tables d'Access. Le contenu des tables ou des requêtes affiché sur le formulaire n'a aucun impact sur cet objet.

Cadre d'objet dépendant  

L'objet inséré est dépendant du contenu des tables ou des requêtes d'Access. Une modification de ceux-ci pourrait affecter l'objet dépendant.

Saut de page  

Même dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun effet à l'affichage à l'écran. Mais, cette option est très pratique au moment de l'impression du formulaire. Cela permet d'imprimer un formulaire sur plusieurs pages.

De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page .
Déplacez le pointeur au bas de la zone Détails.
Appuyez sur le bouton gauche de la souris.

Un petit contrôle  va apparaître collé sur la bordure gauche de la fenêtre. Ceci est l’icone pour le séparateur de page. Tout ce qui est au-dessus de ce contrôle va être sur une page. Le reste sera imprimé sur une autre page. Pour voir l'effet de ce contrôle, il faut premièrement le déplacer au milieu du formulaire.

Cliquez sur le contrôle du séparateur de page.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle au milieu du formulaire.

Le séparateur de page va automatiquement se coller à la bordure gauche du formulaire.

Sélectionnez l’onglet Fichier et l’option Imprimer.
De la liste des options, sélectionnez Aperçu avant impression.

Vous verrez un aperçu de votre formulaire s'il était imprimé sur papier. Vous voyez aussi seulement une partie de votre formulaire. Le reste est sur la page suivante.

Appuyez sur le bouton  Fermer l’aperçu avant impression  situé à la fin du Ruban.

La page suivante va apparaître à l'écran. Vous allez remarquer que le reste du formulaire va apparaître sur le papier. Mais, aussi, vous allez voir le début d'un formulaire pour l'enregistrement suivant. C'est pour cette raison, pour des besoins d'impression que des sauts de page sont mis à la toute fin de la zone Détail du formulaire; pour ne pas avoir deux formulaires sur une même feuille de papier.

Graphique

Ce contrôle vous permet d’afficher un graphique dans votre formulaire à partir des données de la base de données. Un assistant s'active et vous pose quelques questions avant de générer le graphique.

Contrôle Onglet

Le contrôle Onglet offre deux avantages. Il regroupe les informations à une même place et prend moins d'espace à l'écran. Il suffit de cliquer sur l'onglet pour voir les informations de la catégorie choisie.

Sous formulaire/Sous État

Ce contrôle est très pratique pour créer des formulaires complexes dont les données proviennent de plusieurs tables reliées. Il faut cependant faire attention qu'il y a des relations "formelles", avec intégrité référentielle, entre les tables.

Trait

Ce contrôle sert à séparer les différentes sections d'un formulaire. Aide à la lecture du formulaire.

Rectangle

Ce contrôle permet d'encadrer du texte ou un ou plusieurs champs. Il est seulement utilisé pour des besoins de présentation.

Changer les propriétés d'un champ ou d'un objet.

Vous pouvez changer la majorité des options d’un contrôle de formulaire en utilisant les commandes se retrouvant sous les onglets Création, Organiser et Format. Cependant, il y a certains aspects qui peuvent seulement être modifiés en allant voir la liste complète des propriétés.

Sous l’onglet Création, appuyez sur le bouton . 
Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, dont vous voulez changer un attribut. 
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris. 
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Un volet va apparaître à la droite de l’écran pour gérer les propriétés des contrôles sur le formulaire, ainsi que les propriétés du formulaire lui-même.

Les propriétés peuvent être regroupées en 4 catégories : Format, Données, Événement et Autres.  La partie du haut vous permet de choisir rapidement parmi la liste des contrôles qui se retrouvent sur le formulaire. Les deux éléments les plus importants parmi les propriétés sont les deux premiers : nom et source contrôle. Vous pouvez changer le nom du contrôle pour mieux répondre au contenu du contrôle. Mais surtout, vous pouvez utiliser le nom de contrôle dans les champs calculés. Par exemple, vous pouvez créer un champ calculé dont la formule serait = salaire + commission. Il faut utiliser le nom des contrôles dans les formules.

L'option la plus importante est la seconde de la liste: Source contrôle. Access peut savoir si le contenu est un champ d'une requête ou d'une table. Il est aussi possible d'y entrer une formule pour un champ calculé.

Verrouiller un champ

L'option de verrouiller un champ permet à l'usager de voir l'information contenue dans un champ sans pouvoir le modifier. L'option Activé est aussi modifiée pour que le curseur n'entre pas dans le champ.

Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez verrouiller.
Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Changez l'option Activé à Non.

Le pointeur n'ira pas dans le champ.

Changez l'option Verrouillé à Oui.

L'usager ne pourra pas changer le contenu du champ.

Masquer un champ

Il est parfois intéressant de masquer un contrôle pour que l'usager ne le voie pas au moment de l'utilisation du formulaire. Par exemple, l'usager n'a pas besoin de voir des champs calculés pour des ratios qui sont utiles seulement pour le formulaire. Ce contrôle sera toujours visible en mode création.

Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez masquer.
Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OR
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Properties.
Changez la propriété Visible à Non.

L'usager ne verra plus le champ sur le formulaire. Mais le formulaire peut toujours utiliser ce contrôle invisible pour ses propres besoins.

Le format automatique

Access vous permet de changer la présentation de votre formulaire en utilisant un modèle préétabli.

Appuyez sur le bouton .

La fenêtre suivante va apparaître.

Cette fenêtre vous permet d'utiliser l'un des modèles existants ainsi que de décider d'affecter ces changements aux polices de caractères, aux couleurs du texte et des bordures.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Couleur 2 pour tous les attributs.

L'assistant de format automatique vous offre trois options: de créer un nouveau format basé sur les valeurs actuelles du Formulaire Liste des employés, de mettre à jour le formulaire avec les option de Couleur 2 ou supprimer le modèle Couleur 2.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la deuxième option (Mettre à jour Couleur 2).
Appuyez sur le bouton OK.

Access va prendre quelques instants pour mettre à jour la présentation du formulaire.

Le bouton générer

Mettre à jour des formules, Accéder à des fonctions, des macros ou des modules de programmation.

Appuyez sur le bouton .

Access vous offre le choix d'accéder au générateur d'expression, au générateur de macro ou le générateur de code.

Afficher un formulaire

À partir du mode création, appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Formulaire.

Ordre de tabulation

L'ordre de tabulation vous permet de déterminer l'ordre dans lequel le curseur va passer d'un champ à l'autre sur le formulaire. Il vous est possible de le changer pour vous permettre de mieux répondre aux besoins du formulaire. L’un des premiers exercices sur les formulaires était de supprimer le champ Poste pour ensuite le réinsérer, Cependant, le champ Poste à été placé à la fin de la liste dans l’ordre des tabulations au moment où il a été réinséré. Il devrait être en dessous du champ Nom. Voici comment le déplacer. 

De l’onglet Création, sélectionnez l'option Ordre des tabulations .

La fenêtre affiche la liste des champs qui se retrouvent sur le formulaire dans l'ordre que le curseur passe d'un champ à l'autre.

Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Poste.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en dessous du champ Nom. 
Une fois que le champ est à la bonne place, vous pouvez relâcher le bouton de la souris.

Le bouton Ordre Automatique, peut automatiquement mettre les champs en ordre. Access met les champs en ordre selon leur emplacement sur le formulaire: de gauche à droite et du haut vers le bas. Donc, le champ le plus proche du coin supérieur gauche du formulaire sera le premier champ où le curseur va s'arrêter, celui à sa droite le second etc.

Mais cela n'est peut-être pas ce que vous avez besoin. Imaginez que vous avez sur votre formulaire trois "zones", informations personnelles, salaire et avantages sociaux par exemple. Il est très possible d'avoir ces zones l'une à côté de l'autre. Donc, l'ordre automatique ne serait pas à votre avantage. C'est pour cette raison qu'il est toujours possible de changer l'ordre de tabulation.

Imprimer un formulaire  

Attention ! Puisqu'il s'agit que d'un exemple, n'imprimez pas tous les enregistrements. Imprimez seulement la première page du formulaire. Sinon, tous les enregistrements vont s'imprimer sous forme de formulaire. Vous pouvez aussi changer la mise en page du document en utilisant les options lorsque vous sélectionnez un aperçu avant impression.

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