Introduction

Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de données.

Accès à l'information plus rapidement et facilement.
Toute l'information se retrouve à une seule place; dans votre base de données.
Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources.
Recherche Ad hoc facile.
Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X? Qui sont mes dix clients les plus importants en ce moment? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs? Quels sont mes meilleurs représentants?
Meilleur suivi de l'information.
Meilleure gestion des données.
Meilleure analyse des données.
Meilleure prise de décision.
Mieux apte à répondre aux besoins de la clientèle.
Automatisation de certaines tâches répétitives.

POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNÉES RELATIONNELLE?

Ce type de base de données a plusieurs avantages comparés à une base de données simple aussi appelée "flat file". Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle réduit au minimum les redondances ou les répétitions des données. Pour mieux comprendre l'avantage d'un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de base d'un SGBDR.

Regardons quelques-unes des données que l'on retrouve normalement sur une facture:
Ex.: Date, Numéro de facture, Numéro du vendeur, Numéro du produit, Quantité vendue, Prix unitaire, Description du produit, sous total, Taxes, Total ...

Voici quelques-unes de ces données dans un BD simple.

L'idée d'une base de données relationnelle est de répartir les données dans plusieurs BD ou tables et de créer des connexions, des points communs, des liens, des relations entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient être divisées dans une BD relationnelle.

Dans le tableau précédent, la table FACTURE va chercher les informations sur le client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de réécrire les données du client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grâce à une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La même chose se produit pour les informations nécessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement.

De cette manière, il est inutile de réécrire les données redondantes ou répétitives. Ceci conserve de l'espace pour d'autres données. Pour les trois factures de l'exemple, on économise de l'espace et du temps à ne pas avoir à réécrire les informations sur le client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

Définitions

L'utilisation d'une base de données apporte aussi de nouveaux termes à comprendre. Voici une liste des termes qui seront utilisés pour toutes les pages sur les sujets d' Access.

La définition d'une base de données prend maintenant un sens plus large qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules pour développer une "application" ou un "système" qui répond aux besoins spécifiques de l'utilisateur.

Quelles sont les composantes d'Access?

Création d'une base de données

Pour vous aider à comprendre la création d'une base de données, cette page va démontrer les étapes à suivre. Afin d'éviter la répétition du texte de ce site, il vous sera demandé d'aller lire le texte d'autres pages pour les tables et les relations. L'exercice va consister à créer une base de données pour la facturation d'une entreprise.

La première étape de la création d'une base de données est l'analyse. C'est d'ailleurs probablement l'étape la plus importante. Si vous passez trop rapidement sur cette étape, vous allez ensuite perdre beaucoup de temps et d'efforts à refaire ce qui aurait dû être accompli auparavant.

Avant de créer votre base de données, il faut avoir une idée claire de ce que seront vos besoins pour celle-ci. Il faut préparer une analyse approfondie de vos besoins. Quelles sont les informations dont vous avez besoin? Ex.: Quelles informations ai-je besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon personnel etc.

Une technique parmi d'autres que vous pouvez utiliser consiste à fonctionner "à l'envers" (top-down). Songez aux formulaires et aux états dont vous aurez besoin. Connaissant les résultats dont vous avez besoin, il faut découvrir quels sont les champs nécessaires pour atteindre ceux-ci. Par exemple, il faut connaître les quantités vendues et à quel prix unitaire avant de connaître le total des ventes .

Vous pouvez aussi utiliser la technique "bottom-up". À partir de la base, vous déterminez toutes les informations qui sont nécessaires pour les requêtes, les formulaires et les états de votre base de données. Vous pouvez utiliser les deux techniques pour vous assurer d'avoir toutes les informations nécessaires.

Pour les besoins de l'exercice, prenez quelques instants et écrivez sur une feuille quels champs que l'on retrouve sur une facture. Essayez de trouver autant de champs que vous pouvez.

Liste des champs

Voici la liste de champs que l'on peut retrouver une facture.

Date, Numéro de facture, Numéro de client, Adresse de facturation du client, Ville, Numéro de téléphone, Numéro de télécopieur, Adresse de courriel (courrier électronique), Adresse de livraison, Personne contact, Conditions de paiement, Numéro de produit, Description du produit, Prix unitaire du produit, Quantité achetée, Total pour l'item, sous-total, TPS (Taxe sur le Produits et Services, 7% du total), TVQ (Taxe de vente du Québec, 7,5% du total et de la TPS, TVA en Europe), Grand total, Escompte, Bon de commande, Numéro du vendeur, Nom du vendeur ...

Ouf! C'est peut être un peu plus que vous vous attentiez.

La seconde étape: regrouper les informations dans des tables.

Il faut ensuite regrouper en entités toutes ces informations (champs) dans une table ou un "thème" en commun. Ex.: Est-ce que le champ "Escompte" ou "Conditions de paiement" ira dans l'entité (table) "Facture" ou avec "Client"?

Je vais premièrement vous démontrer ma technique pour regrouper les champs dans des tables et pour déterminer les relations entre ces tables. Par après, on discutera de la technique de la normalisation. Ma technique est un peu plus simpliste et demande un peu d'expérience. L'utilisation de la technique de la normalisation est une manière difficile d'accomplir à accomplir et à réaliser. Mais elle est infaillible lorsqu'on la comprend et on l'applique correctement. Ces deux manières veulent atteindre le même résultat : regrouper des champs dans des tables de manière la plus efficiente possible. Premièrement ... ma technique.

Le concept est de distribuer les champs dans le plus grand nombre de tables possibles. Mais il y a certaines règles à suivre:

Regroupement des champs dans des tables qui peuvent être reliées.
Pas de dédoublement de champs, sauf pour les champs en commun.
Pas de dédoublement d'entrée d'information.
Pas de champs calculables dont on peut avoir le résultat avec les informations des autres champs des tables. Ex.: Total = Qté * Prix unitaire

Il faut regrouper les champs dans des tables. Quels sont les champs que l'on peut regrouper ensemble? Pour vous aider dans cette tâche, basez-vous sur des éléments de la vie de tous les jours, du concret. Cela aide aussi de connaître les processus de l'entreprise. Quelles sont les opérations accomplies? Qui utilise quelle information? Pour la facture, on retrouve des éléments qui distinguent la facture, le client, les produits et le vendeur. Ce sont les quatre tables qui seront utilisées.

S'assurer que les champs sont dans la bonne table. Qu'il n'y a pas de tables cachées à l'intérieur des autres.

À l'exception des champs en commun qui servent à "relier" les tables, un champ ne devrait pas se retrouver dans plusieurs tables.

Déterminer les clés primaires

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de différencier un enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs factures avec la même date, la même quantité achetée, au même client ou avec le même vendeur, il n'y aura pas deux factures avec le même numéro de facture. Une clé primaire n'est pas obligatoire pour une table. Elle le devient lorsque vous voulez relier deux tables. L'une des tables doit avoir une clé primaire.

Essayez de déterminer quel champ serait approprié pour une clé primaire pour la table Employés. Certainement pas le champ sexe. À moins qu'il y ait seulement un homme et une femme dans l'entreprise. Cela limite un peu la croissance de l'entreprise! Fumeur? Permanence? Même chose. Il y a seulement deux valeurs possibles (H ou F, Oui ou Non ...). Puisqu'on ne peut pas entrer deux fois la même valeur dans une clé primaire, ceux-ci ne sont pas de bon choix.

Il est possible d'utiliser le champ Nom de famille aussi longtemps que deux personnes dans l'entreprise n'aient pas le même nom. Ensuite, il est toujours possible de créer une clé primaire composée de deux champs: nom de famille et prénom. Cette clé va fonctionner correctement jusqu'à ce que deux employés aient le même prénom et le même nom. Pour régler ce problème, il est possible de créer une clé primaire composée du nom de famille, du prénom et de la date de naissance. Cette clé primaire va fonctionner correctement jusqu'à ce que ... Cela peut continuer longtemps.

Rendu à un certain point, vous verrez qu'il est préférable d'avoir un champ nommé Numéro d'employé ou Numéro d'assurance sociale pour distinguer chacun des enregistrements de la table. Mais il y a des occasions où il est nécessaire d'avoir une clé primaire qui est composée de plusieurs champs. L'une de ces situations sera expliquée un peu plus loin sur cette page.

Prenez quelques instants pour essayer de déterminer quels champs dans la table seraient appropriés pour être la clé primaire ou être dans la clé primaire. L'explication pour appliquer la clé primaire sur un ou plusieurs champs de la table est sur la page Web suivante sur les tables.

Déterminer les relations entre les tables

Pour qu'une relation soit possible entre deux tables, il faut:

2 tables (ou requêtes ou une combinaison des deux)
1 champ en commun dans chacune des tables.
Même type de champ (Texte avec texte, numérique avec numérique... sauf exception de numéroauto avec numérique)
Même longueur (Pas un champ long de 15 caractères avec un autre long de 50 caractères !)
Même genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires, NAS avec NAS ...)

Vous n'êtes pas obligé de relier toutes les tables l'une à l'autre. Il est possible d'accéder à l'information tant que les tables soient reliées directement ou indirectement en elles. Vous trouverez plus de détails sur la page des relations.

Déterminer les types de relations (cardinalité)

Il existe trois types de relations : 1 à 1, 1 à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Afin de ne pas répéter le texte, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour déterminer le type de relation et comment créer des relations sur la page sur les relations.

Pour l'exemple qui est utilisé sur ce site, voici comment relier les tables dont les informations se retrouvent sur une facture.

L'image ci-dessus démontre la liste des tables avec les champs qui les composent. De plus, les lignes indiquent les relations entre les tables. La relation de types plusieurs à plusieurs requiert une table intermédiaire composée, au minimum de la clé primaire des deux tables à relier. C'est la raison d'être de la table Transition Fact-Inv qui pourrait tout aussi s'appeler Items de la facture.

Réparer une base de données

Il peut arriver par accident que vous retirez la disquette sur laquelle se retrouve votre base de données avant de l'avoir fermé dans Access. Ou, la base de données s'est mal sauvegardée sur la disquette. Ceci peut endommager une base de données. Access vous offre une manière de réparer une base de données endommagée. La procédure se fait en deux étapes: réparer et compacter la base de données. Le premier isole le problème et le second le retire de la base de données.

Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de données.
Du menu Outils, sélectionnez l'option Utilitaires de base de données.
Sélectionnez l'option Réparer une base de données.
Sélectionnez le fichier à réparer sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Réparer.

Access va prendre quelques instants pour réparer votre base de données. Si tout s'est bien déroulé, Access vous affiche ensuite un message indiquant que la base de données a été réparée avec succès.

Compacter une base de données

La dernière étape a isolé le problème. Mais celui-ci est encore dans la base de données. L'opération de compacter va non seulement retirer les enregistrements, les tables, les requêtes et les états que vous avez supprimés de votre base de données, mais aussi le problème. Bien qu'ils ne soient plus accessibles, ils sont encore dans le fichier de la base de données.

Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de données.
Du menu Outils, sélectionnez l'option Utilitaires de base de données.
Sélectionnez l'option Compacter une base de données.
Sélectionnez le fichier à compacter sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Compacter.

L'opération pour compacter une base de données consiste à en créer une nouvelle avec seulement les éléments qui sont encore utiles. Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle base de données.

Donnez un nom à la nouvelle base de données de votre choix dans la case "Nom du fichier".
Appuyez sur la touche Entrée ou le bouton Enregistrer.

Malgré cette procédure, il est toujours possible que la base de données soit trop endommagée pour être réparée. C'est pour cette raison, autant pour les bases de données d'Access que pour tout autre document, que vous devriez avoir une copie de sécurité de vos documents. N'oubliez pas qu'avec Access, il est impossible de faire une copie de sécurité pendant que la base de données est ouverte. Vous pouvez copier le fichier de la base de données seulement après avoir quitté Access.

Note au lecteur

Ceci est la première page d'Access sur ce site. Il y a plusieurs autres pages sur Access qui couvrent des thèmes précis. Appuyez sur le bouton suivant de la barre d'outils pour voir la suite. Ou cliquez ici pour revoir la liste des thèmes couverts mentionnée au début de cette page.

Références

http://www.cathyastuce.com Cathy Astuces, site très intéressant et complet sur plusieurs logiciels incluant Access et VBA

http://enseignement.insset.u-picardie.fr/deug/ti/cours/access/ Cours sur Access complet.

http://perso.wanadoo.fr/jeanmarc.stoeffler/access/IndexAccess.htm Offert par Jean-Marc Stoeffler

http://www.mvps.org/accessfr/ Quelques trucs et astuces sur Access

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