Access - Modifier la table

Introduction
Insérer un champ
Déplacer un champ
Supprimer un champ
Placer la clé primaire
Placer la clé primaire sur plusieurs champs

Introduction

Après un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont nécessaires à une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'être modifiés ou simplement éliminés. 

À partir de l'onglet Accueil ou l'onglet Champs des Outils de table, appuyez sur la partie du bas du bouton Affichage.

Sélectionnez l'option Mode Création.

Pour cet exemple, il faut ajouter quatre nouveaux champs: Numéro de poste, Statut, Permanence et Commentaires. Le champ Numéro de poste sera utilisé pour différencier chacun des enregistrements. Il sera la clé primaire de la table. De plus, le champ Numéro de poste sera inséré au début de la structure de la table. Le champ Statut servira à conserver le statut marital de l'employé. Ce champ sera du type Numérique. Il va conserver le statut marial selon un chiffre: 1 = célibataire, 2 = marié sans dépendants, 3 = marié avec dépendants, 4 = divorcé, 5 = divorcé avec allocation familiale. Donc, les seules chiffes valides sont entre 1 et 5. Il sera aussi utilisé lors de la création d'un formulaire. Le champ Permanence sera du type Oui/Non. Il va déterminer si la personne à reçu sa permanence dans l'entreprise. Le champ Commentaire sera de type mémo. Il sera possible d'écrire des commentaires, au sujet de la performance de chacun des employés de l'entreprise.  La nouvelle structure des champs va ressembler à ceci :

Nom du champ  Type de champ Taille Format Autre Numéro de poste NuméroAuto       Prénom Texte 15     Nom Texte 15     Poste Texte  10     Bureau Texte 15         Salaire Monétaire       Commission Monétaire       Embauche Date Date abrégée      Statut Numérique Entier long     Valide si: Entre 1 et 5 Permanence   Oui/Non       Commentaires Mémo       Insérer un champ Placez le pointeur sur la ligne que vous voulez insérer un nouveau champ à la table. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la première ligne de la table, soit la ligne du champ Prénom.   De l'onglet Création des Outils de table, appuyez sur le bouton Insérer des lignes . OU Appuyez sur le bouton droit de la souris. Du menu contextuel, sélectionnez l'option Insérer des lignes. Une nouvelle ligne libre va apparaître au-dessus de la ligne où se trouvait le champ sélectionné. Les autres lignes seront décalées vers le bas. Écrivez le nom du champ. Pour l'exercice, il s'agit de Numéro de poste. Sélectionnez le type de champ NuméroAuto. Insérez les nouveaux champs Statut, Permanence et Commentaires à la fin de la table avec leurs propriétés qui sont décrites dans la table ci-dessus. Déplacer un champ Vous pouvez changer l'ordre de présentation des champs.   Cliquez sur la boîte grise à la gauche du nom du champ. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins. Le champ va se réinsérer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui la sépare est plus épaisse dès que vous lâcherez le bouton de la souris. Supprimer un champ  Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer. Appuyez sur la touche Supprime. OU De l'onglet Création des Outils de table, appuyez sur le bouton . Placer la clé primaire La clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de distinguer chacun des enregistrements. Chaque personne à son numéro d'assurance social, un numéro de client ou d'employé. Celui-ci peut être composé de lettres ou de chiffres. L'une des choses qu'Access vérifie par après est de s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la même information dans le champ. Par exemple, deux personnes peuvent avoir le même numéro d'assurance sociale ou deux produits le même numéro de produits.  Access ne permettra pas la création de la clé primaire si deux enregistrements ont la même information dans le champ choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux enregistrements aient la même information, il faudrait considérer un autre champ, ou une combinaison de champs, pour la clé primaire de la table. Une table n'est pas obligée d'avoir une clé primaire. Elle a cependant besoin d'une clé primaire si d'autres tables veulent accéder à l'information de cette table. Par exemple, la table Factures pourrait, grâce aux relations entre les tables, accéder à l'information de la table Clients pour connaître le nom du client, son adresse et d'autres informations. Donc, pour trouver plus rapidement l'information et pour s'assurer qu'il n'y a pas deux clients avec le même numéro de clients, il faut que le champ Numéro de client de la table Clients soit la clé primaire de cette table. Pour cet exercice, le nouveau champ Numéro de poste sera la clé primaire de la table. Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la clé primaire de la table. Pour l'exercice, il s'agit du champ Numéro de poste. Appuyez sur le bouton . La clé placée dans la boîte grise à la gauche du champ Numéro de poste confirme que la clé primaire est sur ce champ. Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la clé primaire, appuyez une autre fois sur le bouton Clé primaire pour désélectionner le champ comme clé primaire. Placer une clé primaire sur plusieurs champs Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Il y a même des occasions où il est nécessaire d'avoir une clé primaire de cette façon. Pour cet exercice, la clé primaire sera composée des champs Prénom, Nom et Date d'embauche. Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Prénom. En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les boîtes grises à la gauche des champs Nom et Embauche. Appuyez sur le bouton .  La clé placée dans la boîte grise confirme que la clé primaire est composée des champs Prénom, Nom et Embauche. Cela veut dire qu'il est possible d'inscrire plusieurs fois la même valeur dans l'un des champs. Mais il est impossible d'inscrire plusieurs fois les mêmes valeurs dans tous les champs qui composent la clé primaire en même temps. Par exemple, il est impossible d'avoir deux personnes ayant le même prénom et nom qui sont embauchées en même temps. Pour les besoins des prochains exercices, replacez la clé primaire sur le champ Numéro de poste.

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Liste de choix (liste déroulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les données ainsi que de réduire le nombre d'erreurs à l'entrée. Il est aussi possible de limiter l'entrée de données au contenu de la liste. Les prochains exercices consistent à utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.

Retournez en mode création.
Placez le pointeur sur le champ Bureau.
Au bas de l'écran, sélectionnez l'onglet Liste de choix.

Au début la seule option disponible est le mode d'affichage des données qui est en mode texte.

Changez l'option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable.

Les autres options vont apparaître.

L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Liste de valeurs.

Cette option vous permet d'écrire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut maintenant préparer une liste des valeurs qui seront affichés dans la liste.

Placez le pointeur dans la case Contenu.
Entrez le texte suivant: "Montréal";"Québec";"Hull" .

Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et après chaque valeur de la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numérique ou Monétaire. Chaque valeur de la liste est séparée par un point-virgule (;).

Les autres options seront expliquées dans les prochains exercices. Il reste la dernière option à changer.

Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.

L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous avez écrit. Access va afficher un message d'erreur s'il essait.

Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements.

Le bouton de la liste va apparaître à la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pour choisir l'un des choix. Vous pouvez aussi commencer à écrire dans la case.

Entrez dans la case la ville de Chicoutimi.
Appuyez sur la touche Entrée.

Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste prédéterminée.

Appuyez sur le bouton OK.
Sélectionnez l'un des éléments de la liste.

Retournez en mode Création en appuyant sur le bouton .

Le prochain exercice consiste à utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champs d'une table ou d'une requête.

Changez le contenu de la case Origine source à Liste de champs.
Changez le contenu de la case Contenu à la table Employés.

La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employés.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Access va afficher la liste des champs de la table sélectionnée. Cela peut être pratique dans certains cas.

La possibilité la plus intéressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requête de la base de données. Pour réaliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou requête qui servira de référence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb de la page des fichiers de démonstrations selon que vous utilisez Access 97 ou 2000 respectivement.

Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .

Changez le contenu de la case Origine source à Table/requête.

La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez dans la base de données demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de démonstrations. Lorsque vous utilisez l'option Table/requête, la source de la liste peut être n'importe quel table ou requête de votre base de données.

Changez le contenu de la case Contenu à la table Bureaux.

Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilisé.

Changez le contenu de la case Colonne liée à 1.

C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajouté au champ Bureau de la table Employés.

Changez le contenu de la case Nbr colonnes à 3.

Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affiché. Cela fourni plus d'informations à l'utilisateur pour faire le bon choix.

Laissez l'option de la case En-têtes colonnes à Non.

L'en-tête des colonnes affiche au-dessus de la liste le nom des champs. Cela peut être inutile par moments comme pour ce cas.

Changez le contenu de la case Largeurs colonnes à 2cm;4cm;2cm .

Vous pouvez déterminer la largeur de chaque champ qui sera affiché. Il faut placer un point-virgule (;) entre la largeur de chaque colonne (champ).

Laissez l'option de la case Lignes affichées à 8.

Un maximum de huit choix sera affiché en même temps à l'écran. Une barre verticale va apparaître à la droite si le nombre de choix possibles est plus que cela.

Changez le contenu de la case Largeur liste à 8cm.

C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affichées.

Changez le contenu de la case Limiter à la liste à Non.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'informations. Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux vont apparaître lorsque vous allez appuyer sur le bouton à la droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera placé dans cette cellule.

Ajout d’enregistrements

Apportez les ajouts aux enregistrements déjà créés et ajoutez les autres enregistrements à votre table.

Le tri

Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de données, l'option du tri affiche les enregistrements en ordre croissant ou décroissant selon un champ.

Dans le mode Feuille de données, vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons suivants: . Ceux-ci

Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou décroissant.
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous voulez.

Tous les enregistrements seront affichés selon l'ordre que vous avez demandé sur le champ où se trouve le pointeur à ce moment.

Le filtre

L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui répond aux critères que vous avez déterminée auparavant. Ceci est très avantageux lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une grande masse de données.

À partir du mode Feuille de données, vous retrouverez les boutons pour créer, activer et désactiver le filtre sur une table ou une requête: .

Création d'un filtre

Déterminer les critères de sélection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie des enregistrements; ceux qui répondent à certains critères.

À partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table va apparaître l'un à côté de l'autre.

Pour retirer les filtres précédents, appuyez sur le bouton .

Il ne reste qu'à mettre les critères pour afficher seulement les enregistrements qui répondent à ces conditions. Pour l'exercice, il consiste à afficher seulement les vendeurs de la région de Québec. Donc, il faudra deux critères: l'un pour le champ Poste et l'autre pour le champ Bureau.

Placez le pointeur dans la case Poste.
Appuyez sur le triangle pointant vers le bas au bout de la case.
De la liste, sélectionnez le poste vendeur.

Placez le pointeur dans la case Bureau.
Sélectionnez Québec parmi la liste.

La liste des choix rend facile de trouver l'information. Elle affiche seulement ce qui est contenu dans le champ. Mais, il est aussi possible de créer ses propres critères. Par exemple, il est possible de savoir qui gagne un salaire supérieur à 45 000 $ en mettant l'opération >45000 en dessous du champ Salaire.

Il est aussi possible de combiner des critères. Dans cet exercice, deux critères sont combinés. Poste est égale à vendeur ET Bureau est égale à Québec.

Activer un filtre

Pour activer le filtre, appuyez sur le bouton .
OU
À partir du menu Filtre, sélectionnez l'option Appliquer le filtre.

Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui répondent aux critères que vous avez choisi.

Désactiver un filtre

Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Enregistrement, sélectionnez l'option Afficher tous les enregistrements.

Imprimer la structure d'une table

Du menu Outils, sélectionnez l'option analyse.
Sélectionnez l'option documentation.

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure.
Appuyez sur le bouton Options ...

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez les options dont vous avez besoin.
Appuyez sur le bouton OK.

Une fois revenue à la fenêtre de documentation, appuyez sur le bouton OK.

Access va générer l'état que vous avez demandé. Vous pouvez le voir à l'écran ou l'imprimer:

En appuyant sur le bouton .
OU
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer.
OU
Appuyez sur les touches CTRL et P.

Exporter une table

Access vous donne la possibilité d'exporter les données des tables. Celles-ci peuvent être exportées vers d'autres bases de données ou dans le format d'autres applications tel qu'Excel ou Word. Vous pouvez de cette façon prendre avantage des possibilités de celles-ci pour des calculs, des analyses ou du publipostage par exemple. Il est à noter cependant qu'il est préférable d'exporter à partir des requêtes si vous avez seulement besoin d'une partie des enregistrements et non le tout.

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet Tables .
Cliquez sur la table que vous voulez exporter.
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer sous/Exporter.

Sélectionnez l'option Vers un fichier ou une base de données externe.
Appuyez sur le bouton OK.

Sélectionnez le nom de votre choix.
Sélectionnez le type de format qui répond à vos besoins.
Appuyez sur le bouton Exporter.

Access va créer un nouveau document avec les données de tables dans le format que vous avez choisi.

Importer une table

L'option d'importer vous permet d'aller cherches des données provenant d'autres bases de données ou d'autres applications et de les ajouter à votre base de données. Le prochain exercice consiste à importer des données à partir d'un fichier Excel. Si vous ne l'avez pas déjà fait, sauvegardez le fichier demodb.xls à partir de la page des fichiers de démonstrations sur une disquette.

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet Tables.
Cliquez sur la table que vous voulez exporter.
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Données Externes et Importer.

La prochaine partie présume que vous avez enregistré le fichier demodb.xls sur une disquette.

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, sélectionnez Disquette 3½ (A).
De la liste du menu Type de fichier, sélectionnez l'option Microsoft Excel.
Parmi la liste de fichiers sur la disquette, sélectionnez le fichier demodb.
Appuyez sur le bouton Importer.
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Access a besoin de savoir parmi les feuilles de travail d'Excel sur laquelle se retrouvent les données à importer. Pour l'exercice, ces données sur la feuille de travail nommé Feuil1. Il y a aucune autre information sur cette feuille autre que les données à importer. Sinon, il aurait fallu donner un nom au bloc de cellules contenant les données à importer. L'assistant d'importation appelle cela l'option "Afficher les plages nommées".

Sélectionnez l'option Afficher les feuilles de données.
Sélectionnez la feuille de données nommée Feuil1.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si les données de la première ligne de la feuille de travail sont les noms des champs de la table à importer. Dans ce cas, il est vrai que les données de la première ligne sont les noms des champs.

Cliquez sur l'option Première ligne contient les en-têtes de colonnes.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si vous voulez créer une nouvelle table pour entreposer ces données et les ajouter à une table qui existe déjà. Pour l'exercice, les données seront conservées dans une nouvelle table.

Sélectionnez l'option Dans une nouvelle table.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande maintenant plus d'informations sur chacun des champs, ou colonnes, des données à importer. Pour changer les propriétés de chacun des champs, il suffit de cliquer sur la boîte grise contenant le nom du champ. Vous pourrez ensuite changer quelques propriétés tel que le nom, l'indexation et si vous voulez importer le champ ou non.

Si la première ligne des données à importer n'était pas celle avec le nom des champs, vous pouvez le changer maintenant en entrant le nom de votre choix dans la case Nom du champ. Même si vous avez répondu oui à la question deux fenêtres auparavant, vous pouvez encore changer le nom pour mieux répondre à vos besoins.

Access vous demande aussi si vous voulez indexer le champ. Les choix sont non, oui avec doublon et oui sans doublon. Ceci aide à trier les enregistrement et aussi nécessaire lors des relations entre les tables. Elle accélère l'accès aux données aux tables reliées. Placez un tri seulement sur les champs nécessaires pour vos besoins. Vous ralentissez la présentation des données lorsque vous placez le tri sur plusieurs champs de la table.

Une dernière option vous donne le choix d'importer seulement les champs dont vous avez besoin. Il vous est encore possible d'exclure un champ de l'importation. Il suffit de choisir le nom du champ et de cocher la case Ne pas importer le champ (sauter).

Access vous demande ensuite quel nom vous allez donner à la table que vous importez. Ceci implique que vous n'importez pas les données dans une table qui existe déjà.

Vous avez aussi la possibilité d'activer l'assistant d'analyse de structure. Celui-ci analyse les données et regarde pour des dédoublements d'informations. Il vous demande ensuite s'il peut découper les données en plusieurs tables pour avoir une structure des tables la plus optimale possible. Pour les besoins de l'exercice, n'activez pas cette option. Vous pouvez aussi avoir de l'aide supplémentaire une fois que l'assistant à terminé son travail.

Access va ensuite vous confirmer l'importation des données selon les choix que vous avez demandés.

Appuyez sur le bouton OK.

Voici le résultat de l'importation si vous ouvrez la table Employé 2.

Lier une table

Lier une table à la base de données vous donne l'avantage d'accéder à des données qui sont à l'extérieur de celle-ci sans pour autant la "grossir" . Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des données de la table extérieure. Le désavantage est que vous ne pouvez pas changer la structure de cette table. Le prochain exercice consiste à lier la même table que vous avez importée dans l'exercice précédent. Plusieurs des étapes à suivre pour lier une base de données externe ressemblent à ceux de l'importation.

Du menu Fichier, sélectionnez les options Données externes et Lier.

La prochaine partie présume que vous avez enregistré le fichier demodb.xls sur une disquette.

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, sélectionnez Disquette 3½ (A).
De la liste du menu Type de fichier, sélectionnez l'option Microsoft Excel.
Parmi la liste de fichiers sur la disquette, sélectionnez le fichier demodb.
Appuyez sur le bouton Attacher.
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Sélectionnez l'option Afficher les feuilles de données.
Sélectionnez la feuille de données nommée Feuil1.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si les données de la première ligne de la feuille de travail sont les noms des champs de la table à importer. Dans ce cas, il est vrai que les données de la première ligne sont les noms des champs.

Cliquez sur l'option Première ligne contient les en-têtes de colonnes.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Pour terminer, Access vous demande quel est le nom que vous voulez donner à la table attachée.

Pour les besoins de l'exercice, écrivez dans la case Nom de la table attachée: Employé 3.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Access vous confirme que les données de la feuille de travail Feuil1 du fichier demodb.xls sont maintenant accessibles à partir de votre base de données.

Pour différentier les tables de la base de données de ceux qui sont attachés, Access place une flèche devant la table attachée. Puisque les données proviennent du chiffrier d'Excel, l'icone de l'application apparaît aussi.