Access - Les tables

Introduction aux tables
Créer une table
Insérer un masque de saisie
Créer une liste de choix

Créer une table à partir du Ruban d'Access.

Créer une table en mode création

Introduction aux tables

C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de données. Sa structure contient aussi la liste des champs ainsi que les propriétés ou les caractéristiques de ceux-ci. Ce chapitre vous donne non seulement les informations sur la création d'une table, mais aussi sur l'ajout et la modification de celle-ci. Pour ce faire, la première partie de ce chapitre consiste à la création d'une table pour conserver certaines informations sur les employés d'une compagnie. Vous allez voir de cette manière toutes les étapes pour la création et la gestion d'une table.

Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table Employés qui sera créée. Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prénom de la personne. Le champ Poste est l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux types de poste: les gérants et les vendeurs. Le champ Bureau indique le lieu de travail. Pour cette entreprise, il y a des employés à Montréal et à Québec. Les gérants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement à commission. Pour terminer, il est nécessaire d'avoir la date d'embauche de l'employé.

Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui déterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que vous voulez conserver dans ces champs.

Nom du champ	Type de champ	Taille	Format
Prénom	Texte	15
Nom	Texte	15
Poste	Texte	10
Bureau	Texte	15
Salaire	Monétaire
Commission	Monétaire
Embauche	Date		Date abrégée

Création d'une table

Pour cet exercice, il consiste à créer une table qui contient de l'information sur les employés d'une compagnie. Avant même d'entrer de l'information, il faut donner une structure à cette table. Il faut déterminer une liste de champs ainsi que les caractéristiques de ces champs. C'est seulement après cette étape qu'il sera possible d'entrer de l'information.

Du Ruban, sélectionnez l'onglet Créer.

Microsoft Access 2010 offre deux façons de créer une table. Le bouton Table vous permet de créer rapidement la structure d'une table et d'y entrer de l'information. Le mode Création vous permet aussi de créer une structure de champs et de modifier les propriétés de ceux-ci. Vous pouvez toujours poser en mode création pour accéder à ces options supplémentaires qui ne sont pas disponibles avec le premier mode de création de tables.

La première partie de cet exercice sera de créer une première version de la table Employés avec le bouton Table. Il faudra ensuite utiliser le mode création pour ajouter des champs ainsi que modifier les propriétés.

Pour cet exercice, sélectionnez l'option Table.

Lors de la création de tables, Access inclut toujours un premier champ de type NuméroAuto qui va permettre de différencier chaque enregistrement avec un numéro unique qui sert aussi de clé primaire. La première partie consiste à changer le nom de ce premier champ.

Placez le curseur sur la boîte ayant le texte No.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel qui va apparaître, sélectionnez l'option Renommer le champ.
Entrez le nom Numéro d'employé.

Il faut ajouter d'autres champs.

Cliquez sur la boîte Cliquer pour ajouter.
De la liste des types de champs, sélectionnez Texte.
Changez le titre du champ, et de la colonne, à Prénom.

Vous pouvez continuer à ajouter des champs en utilisant le bouton Cliquer pour ajouter et sélectionner un type de champ. Vous pouvez aussi choisir un type de champ à partir des options du regroupement Ajouter et Supprimer.

Access 2010 - Table - Ajouter et Supprimer

En sélectionnant l'option Plus de champs, vous trouverez une longue liste de types de champs avec plusieurs formats de présentation.

Vous pouvez aussi changer le type de champs ainsi que quelques propriétés à partir des options sur le Ruban. Ceci est très pratique pour des tables simples. Access vous offre plusieurs manières de créer une table de données.

Access 2010 - Options des champs

Le mode feuille de données vous affiche une grille dans laquelle vous écrivez simplement les informations que vous voulez conserver. Mais vous pouvez avoir besoin de plus d'options sur les propriétés des champs. Pour cela, il faut passer au mode création.

Du Ruban, appuyer sur le bouton Mode création.
Si vous n'avez pas déjà enregistré la table, donnez-lui le nom Employés.

Le mode création contient toutes les options pour créer et personnaliser la structure d'une table de données.

Access 2010 - Table - Onglet Création

Donner un nom au champ

Lors de l'ajout d'un champ à la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer à Access le nombre de caractères que vous voulez préserver dans le champ.

Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.

Access - Liuste des types de champs et des propriétés

Les types de champs

Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ.

Texte court	Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par défaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractères. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractères.
Texte long	La taille du champ n'est pas déterminée. Le maximum est de 65 535 caractères.
Numérique	Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi déterminer le nom de chiffres après la décimale selon vos besoins.
Grand nombre	Peut contenir de très grands chiffres : de -2³¹ à 2³¹ jusqu'à -2⁶³ à 2⁶³.
Date/Heure	Peut contenir ou afficher des dates ou même de l'heure. Bien qu'une date ou une heure soit affichée, Access conserve ces données sous forme de chiffre. Chaque chiffre représente une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour le 2 janvier ... Access conserve l'heure, les minutes et les secondes en fractions de journée. Donc 0,5 est l'équivalent de midi, 0,75 de 18h etc. C'est aussi plus facile de faire la différence entre deux dates.
Date/Heure étendue	Peut contenir ou afficher des dates ou même de l'heure. La valeur est conservée en format étendue.
Monétaire	Il s'agit d'un type de champ numérique. Le format du champ est déjà prêt pour afficher le signe $.
NuméroAuto	Champ numérique entier qui augmente automatiquement d'un (1) à chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table. Autrefois appelé compteur. C'est idéal pour ajout de nouvelles Factures, de commandes ou de clients.
Oui/Non	Champ logique. Détermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Access conserve l'information sous forme numérique. 0 = faux, -1 = vrai.
Objet OLE	Permet de faire un lien à un objet provenant d'applications Windows. Il est capable de gérer en liant ou en implantant dans la base de données (Object Linking and Embedding).
Lien hypertexte	Permet de faire un lien hypertexte à un autre objet ou à l'un des services de l'Internet qui permet le URL (Uniform Ressource Locator) ou à un document qui se retrouve sur votre ordinateur ou un serveur en utilisant la norme UNC (universal naming convention). Ex. : \\ordinateur\c\dossier\fichier
Pièce jointe	Vous pouvez inclure des documents dans votre base de données comme vous incluez des pièces jointes à vos courriels.
Calculé	Permet de créer des formules mathématiques ou des formats de présentations complexes à partir de données provenant de la table ou de n’importe quel élément qui se retrouve dans la base de données.
Assistant liste de choix	Cet assistant vous permet d'accéder à une liste de choix prédéterminé qui est contenu dans une autre table ou requête. Cette liste peut être le contenu d'une table, d'une requête ou que vous avez préparé vous-même.

Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparaître dans le coin inférieur gauche de la fenêtre au moment de l'entrée ou la modification des données.

Les propriétés du champ

Au bas de l'écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Chacun est pratique selon les circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces propriétés et quand ceux-ci sont pratiques. Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des propriétés ci-dessous en plaçant le pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.

Taille:	Détermine le nombre de caractères qui peut être contenu dans un champ. Cette propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont déjà une taille prédéterminée.
Format:	Détermine la façon que l'information sera affichée dans le champ.
Masque de saisie:	Détermine la façon que l'information sera entrée dans le champ.
Légende:	Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à la place du nom du champ.
Valeur par défaut:	Détermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.
Valide si:	Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut être entré dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour un salaire négatif.
Message si erreur:	Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la propriété valide si.
Null Interdit:	Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chaîne vide autorisée:	Permet d'insérer des espaces " " dans un champ.
Indexé:	Cette propriété est pour afficher les informations en ordre croissant lors de l'affichage. Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec d'autres tables.
Compression Unicode
Mode IME
Mode de formulation IME
Balises actives
Aligner le texte	Détermine si le contenu est aligné sur les bordures, centré ou étendu sur toute la largeur de la case du champ (distribué).

Ces dernières propriétés sont celles qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs.

Décimales (Numérique, Monétaire):	Détermine le nombre de décimales qui sera conservé avec le chiffre.
Nouvelles Valeurs (NuméroAuto):	Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la série (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire).

Access 2010 - Table - Liste des champs en mode création

Pour avoir plus d'informations sur les propriétés des champs:

Appuyez sur la touche F1.
Entrez la description de l'élément sur lequel vous recherchez plus d'informations.

L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possède sur cette propriété.

Clé primaire

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numéro d'assurance sociale pour différencier chacun des employés de la compagnie. Il n'y a pas deux qui sont identiques. On peut aussi utiliser un numéro d'inventaire pour différencier chacun des produits des autres etc.

Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Tant que la combinaison de champ différencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une réservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se présenter en même temps avec le même nom. Si cela était le cas, il faudrait ajouter un autre champ à la clé primaire pour les différencier. On pourrait simplement créer un champ No. de réservation pour régler le problème. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une clé primaire est très rare mais possible.

La méthode pour insérer la clé primaire sur un ou des champs de la table sera expliquée un peu plus loin dans ce chapitre; au moment de la modification de la table.

Clé « étrangère » ou « externe »

Une clé étrangère est un champ qui est relié à la clé primaire d'une autre table. Par exemple, le champ de la table Factures peut être relié à la clé No. de client de la table Clients. Il y aura plus d'explications sur ceci lorsqu'il faudra analyser la base de données ainsi que lors de la création de relations entre les tables.

Sauvegarder la structure de la table

Après avoir conçu une table, il faut la conserver.

Appuyez sur le bouton .
OU
Appuyez sur les touches Ctrl et S.

Si cette table n'a pas encore de nom, Access va vous demander le nom que vous désirez donner à la nouvelle table.

Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employés et appuyez sur le bouton OK.

Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table. Pour le moment, cette table n'a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée un peu plus loin dans ce chapitre.

Appuyez sur le bouton Non.

Entrée de données

Maintenant que la structure de la table est définie, il est possible d'entrer de l'information utile pour l'utilisateur; des données. Pour commencer, il y a des données sur les quatre employés du bureau de Montréal. La prochaine étape consiste à entrer ces données dans la table.

Appuyez sur la partie du bas du bouton Affichage.

Access vous offre de passer à un autre mode d'affichage pour voir une représentation de vos données.

Pour entrer des données, sélectionnez l'option Mode feuille de données.

Access va vous montrer une grille pour entrer les données comme celle-ci (sans les données).

Access 2010 - Table - données initiales

Entrez les informations suivantes sur les employés de la compagnie.

Prénom	Nom	Poste	Bureau	Salaire	Commission	Embauche
Roger	Lepage	Gérant	Montréal	50000		02-01-01
Denis	Lambert	Vendeur	Montréal		43000	02-01-01
Suzanne	Rémi	Vendeur	Montréal		65000	03-01-01
Éric	Gendron	Vendeur	Montréal		23000	03-06-06

Note: La dernière ligne d'une table ou d'une requête affiche toujours un "*" dans la case grise à la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes $. Au laboratoire, entrez les dates en format année (2 chiffres), mois, jour avec un trait d'union entre chacun.

Insérer un masque de saisie

Un masque de saisie est pour indiquer à Access la manière que l'information doit être entrée dans une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur à entrer les données d'une certaine manière. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numéro de téléphone ou un numéro d'assurance social. De même, un code postal est une série de lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les données seront entrées de la bonne manière ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie.

Access a déjà quelques gabarits (modèles) pour les données qui se retrouvent le plus souvent dans une base de données. La partie qui suit est pour vous démontrer comment accéder à ces modèles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres tables.

Sélectionnez le champ auquel vous désirez ajouter un masque de saisie.
Placez ensuite le curseur dans la case masque de saisie du champ.

Au bout de la case, un bouton avec trois petits points à l'intérieur vient d'apparaître.

Appuyez sur ce bouton.

Access va peut-être vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer. Sauvegardez-la. Si Access vous demande aussi une clé primaire, pour les besoins de l'exercice, n'en ajoutez pas pour le moment.

Access 2010 - Masque de saisie - Choix parmi les modèles

La fenêtre avec la liste des masques de saisies vient d'apparaître.

Il y a plusieurs modèles. Chacun est pour une occasion différente. Vous pouvez les utiliser pour entrer un numéro de téléphone jusqu'à un mot de passe.

Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access 2010 - asque de saisie - Essayer le masque

Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access 2010 - Masque de saisie - Options du masque

La prochaine fenêtre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez expérimenter en écrivant du texte dans la case Essayer. Il vous est possible de changer le format du masque de saisie pour mieux répondre à vos besoins. En plaçant le curseur dans la case Masque de saisie et en appuyant sur la touche F1, vous aurez une liste des possibilités pour le format du masque de saisie. Cette liste est très détaillée et devrait être lue attentivement.

Une fois que vous aurez déterminé le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande ensuite de quelle manière que l'information sera entreposée dans le champ: avec ou sans les symboles du masque de saisie (les parenthèses, les espaces ainsi que les tirets).

Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant.

Une dernière fenêtre devrait apparaître pour vous indiquer que la création du masque de saisie est terminée.

À moins que vous vouliez changer une option en appuyant sur le bouton Précédent, il ne reste qu'à appuyer sur le bouton Terminer.

Ajouter un masque de saisie

L'option précédente montrait comment utiliser les masques de saisies existants. Mais, il vous est aussi possible d'ajouter vos propres masques de saisies pour mieux répondre à vos besoins. Le texte qui suit montre les étapes à suivre pour créer un nouveau masque de saisie. Le prochain exercice va créer un nouveau masque de saisie pour un code d'inventaire. Ce code est composé de trois lettres, d'un tiret et de quatre chiffres.

Entrez dans le mode de masque de saisie en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton Modifier la liste situé au coin inférieur gauche de la fenêtre.
Appuyez sur le bouton pour vous rendre à la fin de la liste des masques de saisie et pouvoir en ajouter un nouveau.

Access 2010 - Fenêtre ajout de masque de saisie

Une fenêtre va apparaître dont toutes les cases seront vides. C'est à vous d'entrer le nom du masque de saisie, sa présentation, s'il y a des espaces réservés. Vous pourrez même ajouter un exemple du masque de saisie.

Pour les besoins de l'exemple, entrez le texte suivant dans les cases appropriées.

Une fois que vous avez entré les options voulues, appuyez sur le bouton Fermer.

Vous pouvez ajouter autant de masques de saisie que vous voulez.

Créer une liste de choix

Cette vidéo de formation vous explique deux façons de créer des listes de choix dans les tables d'Access.

Insérer un Valide Si

La propriété Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes à l'entré de données. Par exemple, il y a très peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission négative. L'exercice consiste à démontrer le fonctionnement de ValideSi en l'utilisant pour ne pas permettre des valeurs négatives aux champs Salaire et Commission.

Ouvrez la table Employés en mode création.
Placez le pointeur sur le champ Salaire.

Les propriétés du champ vont apparaître dans la section du bas.

Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C'est dans cette case que vous mettez les critères de validation. Vous pouvez utiliser de différents opérateurs ( =, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou, Pas ...) pour créer le critère de validation. Pour l'exercice, il faut s'assurer que la valeur qui est entrée dans le champ ne soit pas négative.

Dans la case Valide Si, entrez le critère suivant: >= 0 .

Dans l'exercice, il est possible qu'une personne gagne aucun salaire ou aucune commission selon l'occupation de l'employé dans l'entreprise. Les gérants gagnent seulement un salaire tandis que les vendeurs gagnent seulement une commission sur les ventes. Donc, il est possible d'avoir un salaire ou une commission égale à zéro.

La case Message si erreur est le texte qui va apparaître à l'écran lorsque le contenu du champ ne respecte les critères de validation. Dans ce cas, si l'utilisateur entre un chiffre négatif.

Dans la case Message si erreur, entrez le texte suivant: Un employé de l'entreprise ne peut pas avoir un salaire négatif. Entrez un chiffre positif ou zéro.
Répétez l'opération pour le champ Commission.

La prochaine fois que vous entrerez ou modifierez le contenu des enregistrements, essayez d'entrer une valeur négative pour voir le résultat.

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