Sous-total

Introduction
Trier les données
Ajouter un sous-total (Somme)
Ajouter un second sous-total (Nombre)
Retirer un ou des sous-totaux

Introduction

Cette option vous permet de calculer des sous-totaux sur un regroupement de valeurs communes. Pour l’exemple suivant, nous désirons savoir le total des salaires selon le type d’emploi  dans l’entreprise. La première étape consiste à trier les données sur le champ, ou la colonne, de votre choix.

Vous trouverez le fichier d’exemple sur la page des fichiers de démonstrations. Téléchargez le document demos-excel-3.xlsx .

Pour l’exercice :

Ouvrez le fichier
Sélectionnez la feuille de calcul Données.

Word 2003
Word 2007
Excel
Excel 2007
VBA pour Excel
PowerPoint 2003
PowerPoint 2007
Access
Internet
Général
Intelligence financière

Trier les données

Avant de pouvoir afficher un sous-total, il faut regrouper les valeurs identiques. Sinon, l'option Sous-total va afficher un résultat partiel à chaque fois qu'une valeur change. Trier selon le "titre" ou l'occupation de l'employé.

Placez le curseur sur une cellule de la colonne dont vous trouvez les informations sur les occupations des employés (colonne E).

De l’onglet Données, sélectionnez la commande Trier.

Dans la case Trier, sélectionnez le champ Titre.
Laissez l’option Trier sur Valeur et Ordre de A à Z.
Appuyez sur le bouton OK.

Une autre option aurait été de :

Placez le curseur dans n'inporte quelle cellule de la colonne E où se trouve les titres des employés.
Appuyez sur le bouton .

Excel vous permet aussi de trier sur la couleur du texte ou du fond de la cellule et aussi sur des icones. Pour plus de détails sur ces options, veuillez voir la page web qui explique la mise en forme conditionnelle.

Ajouter un sous-total

Il est temps de demander à Excel de générer les sous-totaux pour les groupes de votre choix. Les informations sur les employés sont maintenant triées selon leurs occupations. La prochaine étape consiste à trouver la masse salariale de chaque groupe d’employés.

Placez le curseur dans l’une des cellules de la liste de données.
De l’onglet Données, sélectionnez la commande Sous-Total .

De la case À chaque changement de, sélectionnez le champ Titre. Vous pouvez choisir parmi l’une des fonctions suivantes. Vous pouvez choisir la somme, le nombre, la moyenne et d’autres fonctions des valeurs que vous désirez. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez la fonction Somme. Il faut ensuite indiquer pour quel champ vous désirez afficher un sous-total. Pour cet exemple, nous désirons le champ Salaire. De la case ajouter un sous-total à, cochez la case à côté du champ Salaire. Appuyez sur le bouton OK.

Excel va ajouter des lignes supplémentaires pour montrer le sous-total de chaque groupe d’employés. Vous constaterez aussi à la gauche des options de tableaux pour afficher les détails ou montrer que les valeurs de synthèse.

Appuyez sur les boutons 1, 2 et 3 à la gauche de la feuille de calculs pour voir le grand total, les sous-totaux de chaque groupe et tous les détails du tableau.

Ajouter un second sous-total

Excel vous permet d'ajouter plusieurs sous-totaux à votre liste de données. Votre analyse peut donc être plus complète et analyser plusieurs éléments de votre liste de données.

Le second exercice consiste à afficher le nombre d'employés pour chacun des groupes.

Placez le curseur sur l'une des cellules de la liste de données.
De l’onglet Données, sélectionnez la commande Sous-Total.

De la case À chaque changement de, sélectionnez le champ Titre.

Vous pouvez choisir parmi l’une des fonctions suivantes. Vous pouvez choisir la somme, le nombre, la moyenne et d’autres fonctions des valeurs que vous désirez.

Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez la fonction Nombre.

Il faut ensuite indiquer pour quel champ vous désirez afficher un sous-total. Pour cet exemple, nous désirons le champ Titre.

De la case ajouter un sous-total à, cochez la case à côté du champ Salaire.

Assurez-vous que la case Remplacer les sous-totaux existant ne soit pas coché. Vous pourrez ainsi ajouter des sous-totaux à votre analyse.

Appuyez sur le bouton OK.

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