En plus du texte, des chiffres et des fonctions, vous pouvez insérer d'autres éléments à votre classeur pour qu'il répond mieux à tous vos besoins. Vous pouvez insérer des tableaux pour rechercher de l'information à partir d'une masse de données. Vous pouvez aussi insérer des images pour mieux représenter le contenu. Vous pouvez aussi créer vos propres images en combinant des formes et en appliquant des couleurs ou des motifs. Il y a aussi des modèles de diagrammes qui sont disponibles sous SmartArt. Vous avez aussi la possibilité d'insérer des graphiques de différents types. Cela vous aider à ressortir de l'information tel que les tendances et les proportions à partir d'une masse de valeurs. Il est aussi possible d'insérer des liens hypertextes pour se déplacer d'un endroit à un autre dans le classeur ou vers d'autres documents. Les commandes dans le regroupement Texte permet d'ajouter du texte à des endroits particuliers ou des caractères spéciaux. Cette page vous offre de l'information supplémentaire sur chacune de ces options ainsi que des instructions pour les utiliser.
Tableaux
Le regroupement Tableau vous permet d'insérer un tableau croisé dynamique ou un tableau de données. Le premier utilise une liste de données pour vous permettre de créer une synthèse à partir de la masse de données disponibles. Le second vous permet d'organiser de l'information, de la filtrer et de la trier.
Tableau croisé dynamique
Un tableau croisé dynamique permet de créer rapidement un tableau de synthèse à partir d'une masse de données. Vous pouvez autant savoir les totaux, que le nombre, la moyenne et d'autres opérations mathématiques sur ces données. De plus, l'aspect dynamique du tableau vous permet de changer son aspect et voir le résultat immédiatement. Un exercice est disponible pour expérimenter avec cette option qui n'est pas assez souvent utilisé.
Un tableau est ce qui était appelé auparavant une liste de données. C'est une façon de créer une base de données simple dans Excel. La première ligne contient le nom des champs. Les lignes suivantes contiennent les données que vous désirez conserver et analyser plus tard. Vous déterminez sa taille, le nom de chacun des champs.
Illustrations
En plus de tableaux décrit ci-dessus, Excel 2007 vous permet d'insérer
des éléments graphiques tels que des images, des formes, des diagrammes
et des graphiques. La prochaine partie va démontrer comment insérer
ces éléments dans vos documents.
Images
Vous pouvez insérer vos propres images ou photos dans vos documents. Il y a aussi un onglet complémentaire qui vous offre une multitude de possibilités pour la présentation.
Appuyez sur le bouton Image. Sélectionnez le lecteur et le dossier où se retrouve l'image que vous désirez. Sélectionnez l'image de votre choix. Appyuez sur le bouton OK.
Vous pouvez ensuite déplacer l'image à l'endroit désiré ou changer sa taille. Pour vous aider à gérer les options de l'image, un onglet complémentaire appelé Outils Image va apparaître sur le Ruban. Celui-ci va s'ajouter lorsque vous sélectionnez une image.
Images clipart
Microsoft Office offre une bonne librairie d'images dont vous pouvez faire des recherches. De plus, vous pouvez télécharger des "clipart" à partir du site Microsoft Office Online où du site Office
Online.
Appuyez sur le bouton Images ClipArt.
Un volet va s'ouvrir à la droite de l'écran.
Dans la case Rechercher, entrer une description de l'image que vous recherchez.
Vous pouvez décider de rechercher toutes les collections ou seulement celles de l'ordinateur ou provenant de l'internet. Vous pouvez aussi déterminer si vous désirez une image, du son ou une vidéo.
Appuyez sur le bouton OK.
Une liste d'images va apparaître en-dessous des critères de recherche.
Cliquez sur l'image de votre choix.
Celle-ci va apparaître par-dessus votre feuille de calcul. Vous pouvez changer son emplacement et sa taille. Comme pour les images, vous pouvez utiliser les Outils images pour gérer les options de cette image.
Vous pouvez aussi télécharger des images provenant du site Web Office Online.
Au bas du volet Images clipart, sélectionnez l'option Images clipart sur Office Online.
Entrez la description de recherche dans la première case. Appuyez sur la touche Entrée.
Office Online va afficher les résultats ainsi que des éléments similaires des partenaires de Microsoft. Microsoft change à l'occasion la présentation et la façon de télécharger les images, les vidéos, les clips de son, les modèles et les autres éléments disponibles. Les instructions suivantes peuvent changer quand Microsoft apportera des changements au site Office Online.
Sélectionnez l'image de votre choix.
Appuyez sur le bouton Copier pour le transférer à votre ordinateur.
Vous pouvez suivre le lien Accord de service Microsoft et assurez-vous de répondre à toutes les conditions exigées.
Appuyez sur le bouton Accepter.
Microsoft peut vous demander d'installer un module ActiveX supplémentaire pour permettre de télécharger l'image sur votre ordinateur.
Pour chercher d'autres images, appuyez sur le lien Autres résultats de recherche.
Pour télécharger cette image, appuyez sur le lien Télécharger.
Sélectionnez l'option Enregistrer.
Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir vous demandant l'endroit ou vous désirez enregistrer l'image.
Appuyez encore une fois sur le bouton Enregistrer.
L'image téléchargée sera ensuite disponible à partir de votre ordinateur pour l'insérer dans vos documents.
Une fois que vous aurez inséré l'image, un onglet complémentaire va apparaître sur le Ruban vous offrant les options pour gérer l'image. Ces options seront disponibles à chaque fois que vous sélectionnerez une image.
Formes
Vous pouvez créer vos propres images, logo ou design en combinant les formes simples en quelque chose de plus élaboré.
Utilisez une combinaison de ces formes pour créer une image qui répond à vos besoins.
Vous pouvez en faire autant avec un peu de pratique.
L'onglet complémentaire avec les outils pour gérer les formes va apparaître à chaque fois que vous sélectionnerez une forme. Vous pourrez ainsi alignes les formes ou changer leurs propriétés (formes, contour, couleur, motif...) Vous retrouverez aussi les outils pour aligner les formes sous l'onglet Mise en Page.
SmartArt
Microsoft Office offre aussi plusieurs types de diagrammes pour répondre à vos besoins. C'est l'un des autres éléments qui a été grandement amélioré par rapport aux versions précédentes. Il y a plus de diagrammes qui offre plus d'options avec une présentation nettement amélioré.
Appuyez sur le bouton SmartArt.
Sélectionnez le diagramme qui répond le mieux à vos besoins.
Vous avez choisi le modèle. Vous pouvez maintenant entrer les informations et ajouter des éléments pour le compléter.
Graphiques
Un autre élément qui a été complètement restructuré est la création de graphiques. Toutes les applications d'Office 2007 utilisent maintenant le module de graphiques d'Excel. Ce module offre tellement d'options qu'elles sont regroupé sous trois onglets complémentaires :
Excel offre trois options pour chaque style de graphique: montrer chaque valeur individuellement, sous forme cumulative (l'un par-dessus l'autre) et proportionnel. Dans ce dernier cas, la taille de chaque élément reste pareil. C'est la proportion de chaque élément qui varie selon le total.
Seuls les graphiques de type histogramme, Cylindre, Conique ou pyramidal offrent un quatrième style de présentation en trois dimensions. Chaque série de données se retrouvent l'un derrière l'autre. Il faut juste s'assurer qu'une série ne cache pas les données d'une autre série dont les valeurs sont inférieures. Vous pouvez changer l'ordre de présentation des séries parmi les options des graphiques.
Lignes
Un autre type de graphique utilisé est de type Ligne. La lecture des données est simple et permet facilement de comparer des valeurs. Comme pour les types histogramme, vous pouvez afficher les valeurs simples, en cumulatif ou en proportion l'un de l'autre.
Secteur
Les graphiques de type Secteurs ou (pie chart en anglais) offre aussi plusieurs dispositions. Que cela soit un graphique simple, ou l'une partie est découpé des autres ou une partie est plus détaillé que les autres. Ces graphiques sont disponibles en 2 ou 3 dimensions.
Barres
Contrairement aux graphiques de type histogramme, ce type de graphique affiche les séries de données à l'horizontal au lieu de la verticale. Cela permet aussi bien de comparer des données ou une évolution.
Aires
Les graphiques de type Aires affiche un volume et peuvent montrer les valeurs, la cumulation ou les proportions comme la plupart des autres types de graphiques. Ils sont disponibles en format de 2 ou 3 dimensions.
Nuage de points
Un nuage de points utilise deux coordonnées (X et Y) pour placer un point sur le graphique. Vous pouvez afficher juste les point ou les relier de différentes façons.
Autres graphiques
Il y a d'autres types de graphiques qui sont disponibles et qui répondent à des besoins dans des domaines d'activités spécifiques (finances, mathématique, psychologique ...)
Options des graphiques
Au coin inférieur du regroupement des commandes pour les graphiques, vous retrouverez le bouton lanceur de boîte de dialogue . Ce dernier va vous permettre de modifier le type de graphique.
Une fois que le graphique a été créé, vous pourrez le modifier en utilisant les options sous les onglets Création, Disposition et Mise en forme. Vous trouverez plus d'informations à partir de la page des graphiques.
Sparkline
Un sparkline permet de créer un graphique qui se place dans une seule cellule!
Depuis Excel 2013, l'option Segmentpermet aussi de filtrer des tableaux de données.
Avant de choisir votre liste de données, assurez-vous que la première ligne contient le titre du contenu de la colonne. Aucune ligne doit être vide dans votre liste de données.
Sélectionnez les cellules qui contiennent votre liste de données. De l'onglet Insertion, sélectionnez l'option Tableau.
Vous venez de déterminer où se retrouvent vos données.
De l'onglet Insertion, sélectionnez Segment.
Vous pourrez choisir les champs sur lequel vous désirez appliquer un segment et filtrer vos données de cette façon.
Chronologie
L'option Chronologie permet de voir une série de données pour une période que vous déterminez.
Liens
Un lien hypertexte peut être utilisé pour relier à une autre cellule, à une feuille de calcul, à un autre classeur Excel, à un autre document, page Web, courrier électronique ou autre service sur Internet.
Lien hypertexte
Depuis Office 95, toutes les versions suivantes offre la possibilité de créer des liens hypertexte vers des pages Web, des adresses de courriels ou autres services disponibles sur Internet ou des liens à l'intérieur des documents.
Sélectionnez la cellule ayant le texte sur lequel vous désirez placer un lien. Appuyez sur le bouton Lien hypertexte.
Excel vous permet de placer des liens vers quatre possibilités: un autre classeur ou document, un lien interne vers une autre cellule du classeur, vers un nouveau document que vous créez à l'instant ou vers une adresse de courriel. La prochaine section vous montre toutes ces possibilités.
La case Texte à afficher contient le texte de la cellule que vous avez sélectionné. Vous pouvez changer le contenu si vous le désirez.
Sélectionnez le lecteur suivi du lecteur et du fichier de votre choix. Appuyez sur le bouton OK.
Le lien hypertexte peut aussi servir pour se rendre à un autre endroit dans votre classeur.
Dans la case Tapez la référence de la cellule, entrez l'adresse de la cellule que vous désirez rejoindre. Dans la case suivante, sélectionnez la feuille de calcul que vous désirez rejoindre avec ce lien. Appuyez sur le bouton OK.
Vous pouvez aussi créer un nouveau document et commencer à me modifier dès maintenant.
Entrez le nom que vous désirez pour votre nouveau document dans la case appropriée. Si vous le désirez, vous pouvez changer de lecteur et de dossier en appuyant sur le bouton Modifier. Appuyez sur le bouton OK.
Le lien hypertexte peut aussi pointer vers une adresse de courriel.
Entrez l'adresse de courriel dans la case la case appropriée.
Excel va automatiquement ajouter le texte mailto:. Ceci est nécessaire pour créer une connexion vers un courriel.
Si vous le désirez, vous pouvez aussi entrer le texte du sujet du message dans la case Objet. Appuyez sur le bouton OK.
Texte
Les commandes de ce regroupement vous permettent d'ajouter du texte sans l'entrer dans des cellules. Vous pouvez ajouter un en-tête et un pied de page différent pour chaque feuille de calcul. WordArt est intéressant pour des titres de votre document. La ligne de signature permet de d'ajouter une signature numérique à votre document.
Zone de texte
Cette option vous permet d'ajouter une boîte de texte qui flotte au-dessus de la feuille de calcul. C'est une façon d'ajouter de l'information sans à avoir à se préoccuper se son emplacement dans les cellules.
Appuyez sur le bouton Zone de texte.
Une boîte va apparaître dans lequel vous pourrez ajouter du texte. La boule verte au-dessus de la zone de texte vous permet de tourner le texte dans un sens ou l'autre. En gardant un doigt sur la touche MAJ (Shift), vous pouvez forcer une rotation de la boîte de texte à des intervalles de 15 degrées (0, 15, 30, 45 ...)
En-tête et pied de page
Cette option vous permet d'insérer un en-tête et un pied de page pour chaque feuille de calcul. Cette option est utile lorsque vous imprimez votre document. Vous pouvez différentier vos documents en identifiant le nom du document, en donnant une description ou en insérant la date et l'heure ou le numéro de page parmi d'autres options.
Appuyez sur le bouton En-tête et pied de page.
L'affichage de la feuille de calcul va passer du mode normal au mode Mise en page. Comme pour le pied de page, vous verrez apparaître trois cases dans lesquelles vous pourrez entrer du texte. Le texte de la boîte de gauche sera collé sur la bordure gauche de la feuille au moment de l'impression. Le contenu de la boîte du milieu sera centré dans l'en-tête de la page. Le contenu de la boîte de droite sera collé sur la bordure droite de la page.
Un onglet complémentaire s'ajoute au Ruban pour vous permettre d'ajouter ces éléments à l'en-tête et au pied de page. Vous pouvez ajouter tous ces éléments et les gérer à partir de cet onglet.
WordArt
Vous pouvez styliser un titre ou du texte avec l'une des options de la galerie WordArt.
Cela va améliorer la présentation de votre modèle mais pas ses résultats.
Appuyez sur le bouton WordArt. Sélectionnez un style de présentation parmi la galerie de choix. Écrivez le texte de votre choix. Une fois terminé, cliquez à l'extérieur de la boîte WordArt.
Pour modifier le contenu, cliquer une autre fois sur le texte WordArt et apportez les corrections désirées. Vous pouvez aussi déplacer le texte WordArt.
Cliquez sur le texte WordArt. Placez le pointeur sur la bordure du texte. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le texte WordArt à son nouvel emplacement.
Ligne de signature
Cette option permet d'ajouter une signature électronique à votre document. Ceci est important pour des documents officiels tel que des bons de commandes, des contrats ou des factures.
Mais c'est un service payant. Vous devez vous inscrire à l'un des services de validation de signature avant de pouvoir l'utiliser.
Objet
Chaque application est capable de créer ces propres objets que cela peut être un graphique, un tableau ou autre. Cette option vous permet d'insérer des objets provenant d'autres d'applications.
Sélectionnez l'objet de la liste et appuyez sur le bouton OK.
Vous pourrez modifier l'objet en plaçant le curseur par-dessus et en faisant un double-clic. Cela va activer l'application qui a généré l'objet que vous pourrez ensuite modifier.
Symbole
Vous pouvez ajouter des caractères spéciaux en appuyant sur le bouton Symbole.
Appuyez sur le bouton Symbole. OU Appuyez sur la touche Alt suivi des touches S et Y.
Pour accéder à plus de caractères, sélectionnez l'option Autres symboles.
Vous pouvez choisir parmi ces caractères ou choisir parmi d'autres polices de caractères.
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Appuyez sur le bouton Image.
. Ce dernier va vous permettre de modifier le type de graphique.
