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Excel : Exercice de création d'un modèle



Introduction

Création du modèle
Insérer une ligne
La somme automatique
Les formules simples
La poignée de recopie
Position relative et absolue
Copier une formule
Copier plusieurs formules
Un modèle fonctionnel

La présentation

Présentation

Outils d'analyse
Les scénarios
Solveur

Les graphiques

Introduction

Vous avez lu toute la documentation qu'offre ce site et vous avez complété les exercices. Il est maintenant temps de mettre en pratique ce que vous avez lu et essayé. Cette page est un exercice pour créer un modèle. Vous devrez, à partir des données initiales, concevoir un modèle qui va vous aider à évaluer les tendances pour un trimestre. Pour faciliter l'apprentissage, il y a seulement une variable : le taux de croissance mensuel qui est initialement évalué à 25 %.

 

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201 fonctions pour les pressés









*Entrez le texte et les chiffres suivants dans les cellules appropriées.

Pour l'instant, ne vous préoccupez pas de la présentation du classeur. Ne placez pas des signes de dollars ( $ ), ou mettre en gras ou toute autre option de présentation. Cela viendra lorsque le modèle sera réalisé.

Insérer une ligne

On a oublié les salaires! Même avec la meilleure planification, il est toujours possible d'oublier quelque chose. Il y aura certainement des révisions à apporter ainsi que des ajouts. La prochaine partie montre comment insérer des lignes ou des colonnes pour ajouter de l'information supplémentaire.

*Placez le pointeur sur la case grise ayant le chiffre 11.

Toute la ligne sera sélectionnée. Il est possible d'accomplir des opérations sur plusieurs lignes ou colonnes en même temps. Il suffit de choisir les cases avec les chiffres ou les lettres requis.

*En gardant le pointeur par-dessus la case ayant le numéro 11, appuyez sur le bouton droit de la souris.
*De la liste des options disponibles du menu contextuel, sélectionnez l'option Insérer.
OU
*Cliquez sur la case grise ayant le numéro 11 sur la bordure de gauche.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Lignes.

*Placez le pointeur sur la cellule A11 et écrivez: Salaires .
*Placez le pointeur sur la cellule B11 et écrivez: 15000 .

La même chose est possible avec les colonnes. Il est aussi possible d'ajouter plusieurs lignes ou colonne en même temps. Il suffit de sélectionner autant de lignes ou de colonnes dont vous avez besoin, à l'endroit où vous voulez les insérer, et de choisir l'option Insertion.

La somme automatique

Depuis longtemps, Excel facilite l'addition de chiffres dans des colonnes et ou dans des lignes grâce à l'option de somme automatique. Auparavant, il fallait écrire une formule commençant par =somme( suivi de l'étendu désiré (B3:B5) suivi de ).

*Placez le pointeur sur la cellule B7.
*Appuyez sur le bouton Somme automatique.

Attention!
Assurez-vous d'avoir la bonne étendue ( =somme(B3:B6) ). L'option de somme automatique à ses limites. Elle va s'arrêter lorsque la prochaine cellule est vide. L'option ne vous donnera pas la bonne étendue si vous avez oublié d'inscrire un chiffre. Assurez-vous de toujours avoir l'étendue que vous voulez.

Pour cet exercice, si vous voulez la somme des cellules de B3 à B6 mais vous avez oublié d'inscrire un chiffre dans la cellule B4. Dans ce cas, l'option de somme automatique va seulement vous donner l'étendue =somme(B5:B6). Cela ne vous donnera pas l'étendue désirée. C'est pour cette raison qu'il faut toujours vérifier si la formule est correcte.

*Appuyez sur la touche Entrée.

Même chose pour la somme des charges.

*Placez le pointeur sur la cellule B15.
*Appuyez sur le bouton Somme automatique.

Excel devrait afficher dans la barre des formules la formule suivante: =somme(B10:B14) .

*Appuyez sur la touche Entrée.

Les formules simples

La prochaine partie de l'exercice consiste à créer les formules qui vont servir à calculer automatiquement certaines valeurs dont l'utilisateur a besoin. À chaque occasion que vous avez, utilisez des formules pour automatiser les calculs du modèle. Cela vous facilite la tâche et réduit grandement la possibilité d'erreurs. Les valeurs à calculer sont le profit brut, l'imposition fiscale, le profit net et le profit cumulatif. Avant de continuer, vous pouvez essayer par vous-même de créer les formules nécessaires. Vous pourrez ensuite les vérifier avec le texte qui suit.

Pour calculer le profit brut, il faut premièrement savoir le total des charges et des revenus. Ces montants sont déjà calculés et se retrouvent respectivement dans les cellules B7 et B15. Il suffit de créer une formule qui fait la soustraction entre les totaux des revenus et des charges.

*Placez le pointeur sur la cellule B16.
*Écrivez la formule suivante: =B7-B15 .

Il y a aussi une autre manière d'écrire cette formule en utilisant les curseurs du clavier.

*Placez le pointeur dans la cellule B16.
*Écrivez =.
*En utilisant les curseurs ou la souris, déplacez le pointeur sur la cellule B7.
*Écrivez -.
*En utilisant les curseurs ou la souris, déplacez le pointeur sur la cellule B15.
*Appuyez sur la touche Entrée.

Même si on veut s'en passer, il faut payer des impôts. Pour l'exemple, le taux d'imposition de l'entreprise est de 30% du profit brut. Il faut calculer combien on doit au gouvernement.

*Placez le pointeur sur la cellule B17.
*Écrivez la formule suivante: = B16 * 0,30 .
OU
*Écrivez =B16 * 30% .

Il y a deux manières d'écrire cette formule. Les deux donnent le même résultat. C'est à vous de choisir celle qui vous intéresse le plus. Il reste encore à calculer le profit net d'impôt.

*Placez le pointeur sur la cellule B18.
*Écrivez la formule suivante: =B16-B17 .

La poignée de recopie

Vous connaissez probablement les options pour couper, copier et coller avec Windows. Excel vous offre une autre façon de copier des cellules ou de générer une liste de chiffres et du texte. Il s'agit de la poignée de recopie.

*Placez le pointeur sur la cellule B1.

Vous allez remarquer qu'il y a un petit carré au coin inférieur de la cellule active. C'est la poignée de recopie.

*Placez le pointeur sur la poignée de recopie au coin de la cellule B1.

Le pointeur va changer de forme. Il va devenir un "+" mince et noir.

*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la poignée de recopie jusqu'à la cellule D1.

B1: Janvier C1: Février D1: Mars

Vous allez remarquer que le texte "février" et "mars" s'est automatiquement copié dans les cellules C1 et D1 respectivement. Les listes personnalisées permettent d'accélérer l'écriture des listes préparées. Excel détient déjà dans sa liste personnalisée. Il y a déjà la liste des mois et des jours. Pour pouvoir ajouter vos propres listes personnalisées:

*Du menu Outils, sélectionnez l'option Options.
*Sélectionnez l'onglet Liste pers.

Fen&#fxlex234;tre liste personalisé

Vous pouvez à partir de cette fenêtre ajouter une liste, importer à partir de cellules de votre classeur ou supprimer ceux dont vous n'avez plus besoin.

*Pour le moment, appuyez sur le bouton Annuler.

Position relative et absolue

L'un des aspects les plus importants lors de la création d'un modèle est la possibilité de réutiliser des formules en les recopiant. Cependant, il y a certaines formules dont il faut "fixer" ou "geler" une position, une colonne, une rangée ou les deux pour la position d'une cellule pour pouvoir efficacement réutiliser une formule. Si vous ne l'avez pas déjà fait, allez voir la page sur les positions relatives et absolues et complétez l'exercice au bas de cette page.

*Placez le pointeur sur la cellule B21.

Cette cellule va contenir le taux de croissance qui sera utilisé pour déterminer la croissance, ou diminution, des produits et des charges pour les mois de février et de mars. En fait, le modèle va calculer l'augmentation des profits de l'entreprise pour février et mars selon ce taux de croissance.

*Entrez dans la cellule B21: 25% .
*Placez le pointeur sur la cellule C3.

La formule qui sera écrite dans cette cellule est très importante parce qu'elle sera ensuite recopiée pour tous les produits et toutes les charges des mois de février et de mars. Il s'agit de prendre la valeur du mois précédent et de l'augmenter avec le taux de croissance de la cellule B21. Mais attention! Lorsqu'on recopie une formule avec une variable ou une constante, la valeur celle-ci ne doit jamais être dans la formule. Il est préférable de mettre cette valeur dans une autre cellule et d'y faire référence dans la formule. Ceci est beaucoup plus facile à gérer si vous devez changer cette valeur.

Mais pourquoi? Comme vous le remarquerez-vous même à la fin de l'exercice, il est beaucoup plus facile et efficient de modifier le contenu d'une seule cellule que de plusieurs. Aussi, votre modèle n'est plus valide si jamais vous oubliez de changer une seule formule.

*Écrivez la formule suivante dans la cellule C3: =B3+B3*$B$21 .
OU
*Écrivez la formule suivante dans la cellule C3: =B3*(1+$B$21) .

Ces deux formules vont toujours donner le même résultat. Il suffit de choisir celle que vous préférez.

Mais pourquoi faut-il mettre $B$21? La formule précédente consiste à prendre la valeur du mois précédent, B3 dans ce cas, et de l'augmenter du taux de croissance qui se retrouve dans la cellule B21. Il faut comprendre que vous allez recopier cette formule horizontalement et verticalement pour qu'elle soit identique pour tous les mois et pour tous les produits et les charges.

Copier une formule

Il faut maintenant recopier la formule de la cellule C3 aux cellules de tous les produits et les charges des mois de février et de mars. N'hésitez pas à réessayer si vous avez des difficultés. Tout le monde à des problèmes à copier et coller les premières fois. L'opération et toujours la même:

+Choisir ce que vous voulez copier.
+Sélectionnez l'option Copier.
+Choisir la zone sur laquelle vous voulez recoller.
+Sélectionnez l'option Coller.

*Placez le pointeur sur la cellule C3.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Copier.
OU
*Appuyez sur le bouton bouton copier.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Copier.

Vous allez remarquer que la cellule C3 est encadrée par des lignes qui bougent. C'est normal. C'est la manière d'Excel de vous avertir que c'est la cellule qui sera recopiée. Cet encadrement va disparaître lorsque vous ferez une opération autre que de coller la cellule sélectionnée. Vous pouvez coller aussi souvent que vous en avez besoin. Pour cette partie de l'exercice, vous aurez besoin de coller au moins deux fois; pour tous les revenus et toutes les charges de l'entreprise.

*Faites un bloc avec les cellules C3 à D5.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Coller.
OU
*Appuyez sur le bouton bouton coller.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Coller.

Si l'option Coller n'est pas disponible, placez le pointeur sur la cellule C3 et reprenez l'option copier. Vous pourrez ensuite coller la formule sur les cellules C3 à D5 et plusieurs autres.

Ces dernières opérations ont recopié la formule aux cellules pour les produits. Il faut encore recopier la même formule pour toutes les charges. Afin de ne pas alourdir le texte, une seule des trois options de copier et de coller sera inscrite. Vous pouvez utiliser la technique de votre choix, à partir du menu, en utilisant un bouton de la barre d'outils ou du menu contextuel, en tout temps selon votre préférence.

*Faites un bloc avec les cellules C10 à D13.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Coller.

Il faut aussi recopier la formule pour les totaux des revenus aux cellules C7 et D7.

*Placez le pointeur sur la cellule B7.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Copier.

La formule est copiée. Il ne reste qu'à la coller.

*Faites un bloc avec les cellules C7 à D7.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Coller.

Copier plusieurs formules

À date, vous avez copié le contenu d'une seule cellule dans plusieurs. Maintenant, vous allez copier le contenu de plusieurs cellules dans les rangées C et D pour les mois de février et mars.

*Faites un bloc avec les cellules B15 à B19.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Copier.
*Faites un bloc avec les cellules C15 à D19.
*Du menu Edition, sélectionnez l'option Coller.

Avertissement: étendue de largeur ou hauteur différente

Si la fenêtre suivante apparaît, il ne faut pas s'en inquiéter. Par accident, vous avez sélectionné une colonne ou une ligne en trop. Il suffit d'appuyer sur le bouton OK et de rechoisir l'étendue dont vous avez besoin avant de le coller.

Il reste seulement deux formules à ajouter : le profit cumulatif pour le premier mois et une seconde pour les mois suivants.

*Placez le pointeur sur la cellule B19.
*Écrivez dans celle-ci la formule suivante: =B18 .
*Appuyez sur la touche Entrée.

Cette formule doit démontrer les profits jusqu'à présent pour l'année. Puisqu'il s'agit du premier mois, le montant sera le même que le profit net. Et maintenant, pour la seconde formule!

*Placez le pointeur sur la cellule C19.
*Écrivez la formule suivante: =B19 + C18 .
*Appuyez sur la touche Entrée.

Cette dernière formule à l'avantage d"être facilement recopiable pour les prochains mois. Elle prend le profit cumulatif des mois précédents et ajoute les profits nets du mois actuel. Il est donc facile de recopier cette formule pour les prochains mois et de toujours avoir le bon résultat.

Un modèle fonctionnel

Le modèle devrait ressembler à ceci:

*Du menu Outils, sélectionnez l'option Options.
*Sélectionnez l'onglet Affichage.

*Activez l'option Formules.
*Appuyez sur le bouton OK.

L'affichage de la feuille de calcul va maintenant vous afficher les formules au lieu des résultats de celles-ci.

*Vérifiez les formules de l'image précédente avec celles de votre modèle.
*Apportez les corrections si nécessaires.

Pour retourner à un affichage normal:

*Du menu Outils, sélectionnez l'option Options.
*Sélectionnez l'onglet Affichage.
*Désactivez l'option Formule.
*Appuyez sur le bouton OK.

Et maintenant ... ... la raison d'être d'un chiffrier.

Après avoir terminé le modèle, votre patron bondit dans votre bureau et vous informe de la bonne nouvelle. Il vous dit: "J'ai réussi à dénicher un gros contrat de notre plus gros client". Le taux de croissance va passer de 25% à 50%. Voyons le résultat.

*Placez le pointeur sur la cellule B21.
*Changer la valeur à 50% ou 0,5.

Normalement, tout le modèle devrait s'être ajusté aux valeurs suivantes:

Tout s'est ajusté en changeant une seule valeur! Imaginez le potentiel avec des formules ayant plusieurs variables. Par exemple, il pourrait avoir une variable pour contrôler le taux de croissance de chacun des produits de l'entreprise ou chacun des mois, ou ...

C'est aussi pour cette raison qu'il ne faut jamais mettre une constante ou une variable dans une formule. Celle-ci peut changer et vous devriez changer toutes les formules. C'est aussi pour cette raison que vous devez absolument maîtriser les notions de position relative et absolue.

La présentation

Bien que le modèle fonctionne correctement, il reste encore beaucoup de travail point de vue présentation. La prochaine partie consiste à ajouter le nom de la compagnie et d'améliorer la présentation du modèle.

Insérer une ligne

Il est aussi possible d'insérer des lignes ou des colonnes pour ajouter de l'information ou pour améliorer la présentation du chiffrier. Le prochain exercice consiste à ajouter une ligne, ensuite une seconde, pour vous démontrer le fonctionnement de cette option.

*Placez le pointeur sur la case grise à la gauche ayant le chiffre 1.

*Du menu Insérer, sélectionnez l'option Ligne.

Une nouvelle ligne va s'insérer. Toutes les lignes en dessous vont se déplacer vers le bas et les formules vont s'ajuster automatiquement.

*Ajoutez une seconde ligne en suivant les mêmes étapes.

Il est possible d'ajouter plusieurs lignes ou colonnes que vous ayez besoin à l'endroit qu'elles vous seront utiles. Il suffit de choisir les lignes ou les colonnes dont vous avez besoin, à l'endroit requis et de choisir l'option Insérer.

Les lignes que vous venez d'insérer vont servir à ajouter le nom de la compagnie et de donner un peu d'espace entre le titre et les chiffres.

*Placez le pointeur dans la cellule A1.
*Écrivez le texte suivant: Compagnie XYZ Inc.
*Appuyez sur la touche Entrée.

Il est possible de centrer le texte sur plusieurs lignes. Avec Excel, il s'agit de fusionner des cellules et de centrer. Il y a un bouton pour cela.

*Faites un bloc avec les cellules de A1 à D1.
*Appuyez sur le bouton Fusionner et centrer.

Le nom de la compagnie est maintenant parfaitement centré sur plusieurs colonnes. Aussi possible de fusionner des cellules sur plusieurs lignes ou colonnes ou les deux en même temps. Vous pouvez utiliser le bouton Fusionner et centrersur la barre d'outils Format. Vous pouvez aussi utiliser les options Format, Cellule, Onglet Alignement et Fusionner. Vous pouvez aussi faire l'inverse pour annuler la fusion de cellules.

La prochaine partie consiste à changer la taille de la police de caractères.

*Placez le pointeur sur la nouvelle cellule A1.
*De la liste de taille des polices de caractères, sélectionnez 20.
OU
*Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
*Sélectionnez l'onglet Police.
*Changez la taille de la police à 20.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Format de cellule.
*Sélectionnez l'onglet Police.
*Changez la taille de la police à 20.

Changer la taille de la police de caract&#fxlex232;re &#fxlex224; 20 points

Il faut maintenant mettre le titre en gras.

*Placez le pointeur sur la cellule A1.
*Appuyez sur le bouton Bouton Gras.

Vous pouvez aussi utiliser le menu Format ou le menu contextuel pour changer la présentation.

Pour terminer avec le titre, il faut changer la couleur du texte au bleu.

*Placez le pointeur sur la cellule A1.
*De la barre d'outils, sélectionnez l'option pour changer la couleur du texte.

Choisir lacouleur bleu

OU
*Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
*Sélectionnez l'onglet Police.

*Changez la couleur au bleu.

Encore une fois, il y a plusieurs manières d'accomplir la tâche pour atteindre le même résultat. Le menu contextuel est une troisième manière. Excel vous permet aussi de changer la couleur d'un caractère à la fois. Il faut :

+D'éditer le contenu de la cellule en utilisant la touche F2, la barre formule ou un double-clic sur la cellule à modifier.
+Faites un bloc à la ou les lettres à changer de couleur.
+Utilisez l'une des trois méthodes mentionnées ci-dessus pour changer la couleur du texte sélectionné.

Il est aussi possible de changer la couleur de texte, ou le format de présentation de plusieurs cellules à la fois. La prochaine partie consiste à changer la couleur des mois en bleu.

*Faites un bloc avec les cellules B3 à D3.
*Utilisez l'une des trois méthodes mentionnées ci-dessus pour changer la couleur des cellules sélectionnées.

*Utilisez la même technique pour mettre les totaux en gras.

Format automatique

Vous venez d'accomplir quelques exercices pour améliorer la présentation du modèle. Mais on pourrait en faire plus. Excel offre aussi des formats de présentation prédéterminés qui sont appelés des formats automatiques. La prochaine partie consiste à mettre l'un de ces formats sur tout le modèle.

*Sélectionnez les cellules A3 à D9.
*Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme automatique.

Fen&#fxlex234;me de mise en forme automatique

Excel vous offre une liste de formats prédéterminés. Après avoir appuyé sur le bouton Options, il est possible d'appliquer un style de présentation avec ou sans les options de votre choix.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le format Classique 3.
*Appuyez sur le bouton OK.

résultat de la mise en forme

Il reste à appliquer le même format aux autres cellules de la feuille de calcul.

*Sélectionnez les cellules A11 à D21.
*Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme automatique.
*Sélectionnez le format Classique 3.
*Appuyez sur le bouton OK.

Ce genre de changement apporte quelque fois des désagréments. Dans ce cas, la largeur des colonnes est trop petite. C'est pour cette raison que certaines cellules affichent seulement le caractère " # ". C'est de cette façon que tous les chiffriers vous avertissent que la cellule est trop mince pour afficher correctement le chiffre qu'elle contient.

La largeur est calculée selon le contenu du bloc que vous avez sélectionné et non tout le contenu de la feuille de calcul. Il faut donc ajuster la largeur des cellules avant de continuer.

Les scénarios

Maintenant que vous avez un modèle opérationnel. Voyons comment il peut être utilisé pour comparer des opportunités qui vous sont offertes. Pourriez-vous me dire parmi les deux options ci-dessous celle qui va rapporter le plus de profit cumulatif à l'entreprise pour le premier trimestre (janvier à mars)?

+Garder les sommes initiales pour les revenus mais augmenter le taux de croissance à 50%.
OU
+Augmenter les revenus du produit 300 de 35 000 $ à 50 000 $ à un taux de croissance de 10 %.

Pour plus d'informations sur le gestionnaire de scénarios, cliquez sur ce lien.

C'est le temps d'utiliser le gestionnaire de scénarios pour comparer ces deux options. Avant, regardons quelles seront les cellules qui seront nécessaires pour réaliser les scénarios.

B7: Valeur initiale du produit 300.
B23: Taux de croissance mensuel.
D21: Cumulatif des profits de l'entreprise jusqu'au mois de mars.

Il y aurait normalement plus de variables si le modèle était plus complet. Mais ceci n'est qu'un exercice. Il faut maintenant réaliser les deux scénarios.

*Avant de commencer, assurez-vous que la valeur de la cellule B23 soit de 0,25 (25%).

*Du menu Outils, sélectionnez l'option Gestionnaire de scénarios.
*Sélectionnez le bouton Ajouter.

*Écrivez dans la case Nom du scénario : Taux de croissance de 50 %.
*Écrivez dans la case des variables B23.

Il y a d'autres manières de sélectionner une ou plusieurs cellules variables. Ne vous inquiétez pas des "$" qui apparaissent ($B$23). Ils n'affectent pas le scénario.

Attention!
Vous devez seulement prendre des cellules dont le contenu est un chiffre et non une formule. Sinon, le gestionnaire de scénarios va remplacer votre formule par le chiffre et votre modèle ne sera plus valide.

*Appuyez sur le bouton OK.

Il faut entrer les valeurs que les cellules vont prendre dans ce scénario. Elles ne vont pas changer celle du modèle actuel.

*Entrez la valeur 0,5 pour la cellule B23.

Ce scénario est terminé. Il ne reste qu'à appuyer sur le bouton OK ou Ajouter. Puisqu'il reste un autre scénario à entrer ...

*Appuyez sur le bouton Ajouter.

*Écrivez dans la case Nom du scénario : Augmentation du produit 300.
*Écrivez dans la case des variables B7;B23.

Dans ce scénario, il y a deux variables qui changent par rapport aux valeurs du modèle actuel. Il faudra entrer les nouvelles valeurs dans la prochaine fenêtre.

*Entrez la valeur 50000 dans la case B7.
*Entrez la valeur 0,1 dans la case B23.
*Appuyez sur le bouton OK.

Le gestionnaire de scénarios vous présente ensuite la fenêtre initiale avec le nom des deux scénarios. Vous avez en dessous des noms de scénarios la liste des cellules variables selon le scénario choisi.

Il reste qu'à voir le résultat.

*Appuyez sur le bouton Synthèse.

Le gestionnaire de scénario vous offre deux manières de voir le résultat : avec une synthèse ou avec un tableau croisé dynamique.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Synthèse de scénario.
*Entrez dans la case Cellule résultante : D21.
*Appuyez sur le bouton OK.

Et voilà! La seconde option rapporte en fin mars plus de profits. Cependant, si les tendances auraient continué jusqu'à la fin de mai, c'est la première option qui serait devenue la meilleure. Cela dépend de notre point de vue ...



 

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