Excel : La présentation du classeur

Note:
Suivez ce lien pour voir l'onglet Accueil d'Excel 2007.

Introduction
Améliorer la présentation du classeur

• Barre d'outils Mise en forme
• Format de la cellule

Changer la largeur des colonnes
Copier un format de présentation
Mise en forme automatique
Mise en forme conditionnelle

Introduction

Généralement, il ne suffit pas de créer un modèle avec le chiffrier. Il faut aussi être capable de présenter les résultats à d'autres personnes. Cette page est dédiée à rehausser la présentation de vos feuilles de calcul.

Voici quelques options que vous pouvez accomplir pour améliorer la présentation de vos feuilles de calcul.
Changer la police de caractère ainsi que la taille du texte des cellules.
Ajouter des titres à chacune des parties de leur document.
Centrer les titres par rapport aux blocs de cellules.

Améliorer la présentation du classeur

Souvent, vous devez présenter le résultat de votre chiffrier à d'autres personnes. Il existe plusieurs possibilités pour rehausser la présentation. Excel vous offre ces options de deux manières différentes : par la barre d'outils Mise en forme ou du menu principal, format et cellule.

Barre d'outils mise en forme

Si vous ne voyez pas cette barre d'outils à l'écran, faites les opérations suivantes.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Barre d'outils.
De la liste des barres d'outils qui vous sont disponibles, sélectionnez celle nommée Mise en forme.

La barre d'outils Mise en forme regroupe plusieurs possibilités.

Présentation du contenu de la cellule

Vous pouvez changer la police de caractère ainsi que sa taille. Vous pouvez aussi mettre le texte en gras, italique ou souligné.

Alignement du contenu de la cellule

Vous pouvez aligner le texte ou le chiffre dans la cellule à la gauche, au milieu ou à la droite de la cellule. Vous pouvez aussi aligner du texte sur plusieurs colonnes. Ceci est parfait pour aligner un titre principal sur plusieurs colonnes. Écrivez le texte dans la cellule le plus à gauche des cellules sur lesquelles vous voulez centrer. Faites un bloc de toutes les cellules dans lequel vous voulez centrer le texte. La cellule la plus à gauche doit être celle qui contient le texte à centrer. Vous pouvez fusionner autant des cellules à l'horizontale qu'à la verticale.

Faites un bloc avec les cellules à fusionner.

Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
Sélectionnez l'onglet Alignement.
Cochez l'option Fusionner les cellules.

Pour annuler la fusion des cellules

Il est possible retirer la fusion des cellules et revenir à une présentation normale des cellules. Ceci peut arriver si vous avez choisi une mauvaise étendue de cellule ou apportez des changements à votre présentation.

Placez le pointeur sur la cellule fusionnée.
Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
Sélectionnez l'onglet Alignement.
Décochez l'option Fusionner les cellules.

Présentation des chiffres

Vous pouvez aussi changer la présentation des chiffres dans les cellules. Vous pouvez placer le format monétaire avec deux décimales, ou le format pourcentage, ou regrouper les chiffres en bloc de milliers. Vous pouvez aussi ajouter ou enlever une décimale à la présentation. Mais ceci est seulement pour les besoins de présentation. Si le vrai chiffre de la cellule est 12,4 et que vous voulez le présenter sans décimale, le chiffre qui va apparaître dans la cellule sera 12. Cependant, Excel va utiliser le "vrai" chiffre pour faire ces calculs. Donc, le résultat de la cellule multiplié par 5 ne sera pas 60 (5 * 12) mais bien 62 (5 * 12,4).

Vous pouvez aussi affecter des options à la cellule elle-même. Vous pouvez encadrer les cellules de différents types de lignes. Vous pouvez aussi changer la couleur de fond et le motif de la cellule. Pour terminer, vous pouvez en plus changer la couleur du texte.

Format de la cellule

L'autre manière de changer la présentation de votre classeur, et beaucoup plus, est dans le menu principal sous le menu Format et Cellule. Toutes les options pour changer la présentation, incluant d'autres qui ne sont pas dans la barre d'outils format, se retrouvent dans les six catégories suivantes.

Sélectionnez une cellule ou un bloc de cellules.
Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.

Dans cette fenêtre, il y a six onglets qui offrent toutes les possibilités pour la présentation des cellules. Comme vous allez le voir, il y a beaucoup plus d'options que ce qui est disponible de la barre d'outils Mise en forme. Sous le premier onglet se retrouvent les options pour la présentation des chiffres. C'est dans la case des catégories qu'il y a plusieurs styles de présentation pour les chiffres et pour le texte. Vous pouvez même personnaliser la présentation selon vos besoins. Dans la partie droite de la fenêtre, vous allez avoir des options selon le style de présentation que vous avez choisi. De l'image ci-dessus, vous pouvez déterminer le nombre de décimales qui sera affiché, le symbole monétaire et la couleur du chiffre s'il est négatif.

Cliquez sur l'onglet Alignement.

À partir de cette fenêtre, vous pouvez ajuster l'alignement du texte à l'intérieur de la cellule. Vous pouvez coller le texte sur la bordure droite ou gauche, au haut, milieu ou bas de la cellule. L'une des nouvelles options vous permet de changer l'orientation du texte. Vous pouvez donner un angle à votre texte! Ceci est intéressant pour des titres. Il faut cependant ne pas exagérer son utilisation. À partir de cette fenêtre, il est aussi possible de fusionner ou "défusionner" des cellules. Pour fusionner, il faut premièrement faire un bloc avec les cellules. Ensuite, venir à la fenêtre ci-dessus et activer l'option "Fusionner les cellules". Pour retirer la fusion, désélectionnez la dernière option.

Cliquez sur l'onglet Police.

À partir cette fenêtre, vous pouvez changer la présentation des caractères de la cellule. Vous pouvez changer la police de caractères, son style, sa taille, le soulignement et la couleur du texte parmi d'autres options.

Cliquez sur l'onglet Bordure.

À partir de cette fenêtre, vous pouvez déterminer le contour d'une cellule ou d'un bloc de cellules. Vous pouvez choisir le style de ligne (coupé, simple, double, épais ...) et la couleur de votre choix du côté droit de la fenêtre. Indiquez l'endroit où vous voulez la ligne en appuyant sur l'un des boutons entourant l'aperçu. Vous pouvez aussi cliquer à l'intérieur de l'aperçu pour fixer les lignes.

Cliquez sur l'onglet Motifs.

Excel vous offre aussi la possibilité de changer la couleur de fond des cellules et même d'y mettre un motif. Assurez-vous que le texte reste toujours lisible même avec un motif.

Cliquez sur l'onglet Protection.

Cet onglet est très pratique lorsque vous devez présenter un classeur que d'autres personnes devront utiliser. Il est très possible que vous ne vouliez pas qu'ils touchent à vos formules. Vous pouvez protéger les cellules contenant vos formules, ou même les cacher. La protection se fait en deux étapes. Vous devez indiquer à Excel les cellules que vous voulez déprotéger. Ce sont les cellules que d'autres personnes pourront utiliser pour entrer des chiffres ou du texte. Toutes les autres cellules seront verrouillées et ne pourront pas être modifiées.

La seconde étape consiste à protéger la feuille de calcul ou tout le chiffrier. Une fois que vous aurez déprotégé les cellules appropriées:

Du menu Outils, sélectionnez l'option Protection.

Excel vous offre le choix de protéger la feuille de calcul, le chiffrier (le classeur) ou de pouvoir partager le document avec d'autres personnes.

Pour le moment, sélectionnez l'option pour la feuille de calcul.

Vous pouvez déterminer les éléments de la feuille qui seront protégés. Aussi, vous pouvez mettre un mot de passe pour protéger la feuille ou le classeur. Il n'est pas obligatoire. Vous pouvez laisser la case vide et la feuille sera toujours protégé jusqu'à ce quelqu'un retire la protection. Si vous mettez la protection et oubliez le mot de passe, ne vous inquiétez pas. Il y a des logiciels ou des macros d'Excel qui existe pour "craquer" le mot de passe. Cela va prendre que quelques secondes pour le découvrir et le retirer. Pour trouver ces logiciels, utilisez un site de recherche et cherchez sur le mot password. Attention! Vous ne pouvez pas "craquer" un mot de passe d'un document sans avoir la permission du propriétaire. Sinon, attention aux problèmes!!!

Essayez de changer le contenu d'une cellule.

Dès que vous allez essayer, Excel va vous présenter le message si dessus. Le logiciel vous avertit que cette feuille de calcul est protégée et que vous ne pouvez pas changer son contenu sauf pour les cellules déprotégées. Pour le moment, retirez la protection sur la feuille de calcul.

Du menu Outils, sélectionnez l'option Protection.
Sélectionnez l'option, Ôter la protection de la feuille.

Changer la largeur d'une colonne

Il est parfois nécessaire d'agrandir ou de réduire la largeur des colonnes pour que le contenu des cellules apparaisse convenablement. La prochaine partie démontre plusieurs façons d'ajuster la largeur des colonnes. Ces mêmes techniques s'appliquent aussi pour ajuster la hauteur des lignes.

Entrez les chiffres, la formule et le texte dans les cellules appropriées.

Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la première colonne ( A ).
Du menu Fomat, sélectionnez les options Colonne et Largeur.
OU
Placez le pointeur sur l'en-tête de la colonne A.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Largeur de colonne.

Entrez 21 pour la largeur de la colonne.
Appuyez sur le bouton OK.

Placez le pointeur entre les en-têtes des colonnes A et B.

Le pointeur va changer de forme. Il devrait ressembler à un signe "plus" avec des flèches à l'horizontale. Sous cette forme le pointeur sert à changer la largeur d'une ligne ou d'une colonne.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur vers la gauche ou vers la droite.
Une fois rendue à la largeur demandée, relâchez le bouton de la souris.

La largeur de la colonne A a changé. Mais comment ajuster la largeur pour que tout le contenu des cellules apparaisse à l'intérieur de la colonne. Par exemple, le texte de la quatrième ligne "dépasse" la largeur de la colonne et continue sur les colonnes à la droite.

Placez le pointeur entre les en-têtes des colonnes A et B.
Faites un double-clic.

Excel va automatiquement ajuster la largeur de la colonne à la cellule ayant le contenu le plus large. Dans ce cas, il s'agit du contenu de la quatrième cellule de la colonne. Mais il se peut aussi qu'il faille élargir la colonne.

Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la première colonne ( A ).
Du menu Format, sélectionnez les options Colonne et Largeur.
OU
Placez le pointeur sur l'en-tête de la colonne A.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Largeur de colonne.

Changez la largeur de la colonne à 5.

Les chiffres ont été remplacés par des "#". Ceci est pour indiquer que la colonne n'est pas assez large pour afficher correctement les valeurs.

Élargissez la colonne en utilisant l'une des techniques mentionnées ci-dessus.

Copier le format de présentation

Ces dernières options vous offrent toutes les formats de présentation. Il y a cependant une technique plus rapide pour appliquer un format de présentation. Il s'agit de recopier un format de présentation existant en utilisant le bouton . Le prochain exercice démontre comment utiliser cette option.

Entrez le texte suivant dans les cellules appropriées.

Si vous ne voyez pas la barre d'outils avec le bouton :

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Barre d'outils.
De la liste des barres d'outils disponibles, activez la barre Standard.

Il faut premièrement appliquer un format de présentation sur une cellule.

Placez le pointeur sur la cellule B1.
Appuyez sur le bouton .

Il faut maintenant recopier ce format de présentation à d'autres cellules de l'exemple.

Assurez-vous que la cellule active est la cellule B1.

C'est le format de présentation de cette cellule qui sera recopié sur les autres.

Appuyez sur le bouton .
Cliquez sur la cellule C1.

Le format de présentation pour le mois de janvier a été recopié pour février. Il aurait aussi été facile d'appliquer le format sur un bloc de cellules tel que pour tous les mois. Le problème avec cette technique est qu'il faut appuyer sur le bouton à chaque fois qu'il faut recopier le format de présentation. Ceci n'est pas pratique pour plusieurs blocs de cellules.

Les concepteurs d'Excel ont trouvé une méthode facile pour appliquer un même format de présentation sur plusieurs étendus. Le prochain exercice consiste justement à appliquer un format de présentation à plusieurs cellules séparées.

Assurez-vous que la cellule active est la cellule B1.
Faites un double-clic sur le bouton .

Cliquer deux fois sur le bouton ne suffira pas. Il faut que cela soit un double-clic.

Cliquez sur la cellule D1.
Faites un bloc avec les cellules A3 à A5.
Appuyez encore une fois sur le bouton pour désactiver l'option.

Vous voyez à quel point il est facile de préparer rapidement une présentation d'un modèle. Il y a une manière encore plus rapide : la mise en forme automatique.

Mise en forme automatique

Vous pouvez passer beaucoup de temps à essayer d'améliorer la présentation d'un classeur. Excel vous offre des formats de présentation prédéfinis. Il suffit d'appliquer le style de présentation de votre choix sur l'étendue de cellules que vous voulez.

Sélectionnez une étendue de votre feuille de calcul dont vous voulez changer la présentation.
Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme automatique.

Sélectionnez le format de tableau de votre choix.
Appuyez sur le bouton OK.

Voici à quoi pourraient ressembler vos données en utilisant l'un des formats disponibles. Cela a pris seulement quelques instants.

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle permet de changer la présentation seulement lorsqu'une série d'événements s'appliquent. Pour l'exemple ci-dessous, on veut que la quantité disponible change au rouge lorsque la quantité est inférieure à la quantité minimale. Cela rend plus facile de remarquer le chiffre et de commander ou de produire d'autres.

Entrez le texte et les chiffres suivants dans les cellules appropriées.

Note:
Pour pouvoir entrer plusieurs lignes de texte dans une même cellule, il faut utiliser les touches Alt et Entrée.

Placez le pointeur sur la cellule A2.
Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme conditionnelle.

Il faut maintenant écrire la condition et choisir le genre de présentation.

Pour la première case, laissez l'option à La valeur de la cellule est.

La seconde case détermine le genre de condition. Comme vous le constatez la liste est bien complète.

Pour la seconde case, sélectionnez la condition Inférieure à.

Pour cette condition, on veut le comparer au contenu de la cellule B2.

Pour la troisième case, écrivez dans la case =B2.
OU
Appuyez sur le bouton au bout droit de la case.
Sélectionnez la cellule B2.
Appuyez sur le bouton .

Il est aussi possible d'ajouter jusqu'à 3 conditions et de changer la présentation selon les circonstances. Il suffit d'appuyer sur le bouton Ajouter. Pour le moment, il n'y a pas d'autres conditions à ajouter.

Appuyez sur le bouton OK.

La mise en forme conditionnelle est placée sur la cellule A2. Il suffit de la tester.

Changer le chiffre de la cellule A2 à 50.

Voici le résultat. Le chiffre est maintenant en rouge. Ceci arrive seulement lorsque le chiffre de cette cellule est inférieur à la quantité minimale. Vous pouvez ajouter des conditions ou les retirer. Expérimentez avec les chiffres et pensez où vous pourriez l'appliquer dans vos modèles.

Excel vous permet aussi de recopier la mise en forme conditionnelle avec le bouton . Les positions relatives et absolues s'appliquent aussi à la mise en forme conditionnelle. Dans le dernier exemple, il y a une différence entre =B2 et =$B$2 lorsque vous allez recopier le format.