Même si Excel est un chiffrier, il vous offre plusieurs outils pour gérer une petite base de données. La terminologie utilisée par Excel est une liste de données. Vous pouvez entrer et modifier et retirer des données. Le logiciel offre aussi des options pour retrouver rapidement l'information que vous désirez. Il y a aussi des fonctions pour analyser la masse de données que vous avez accumulées. Cette page Web va vous donner une introduction aux listes de données et comment utiliser les opérations mentionnées ci-dessus.
Les données, les champs et les enregistrements.
Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous familiariser. Ces mêmes termes sont aussi utilisés avec de ‘’vrais’’ logiciels de base de données tels qu’Access, FileMaker et Oracle.
Données:
Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses.
Champ:
Les informations de mêmes types sont conservées dans un même champ. Ex.: Nom, Prénom, Taille, Salaire, Quantité ... Avec Excel, les données d'un même champ sont conservées dans une même colonne. Les noms des champs sont toujours à la première ligne d'une liste de données.
Enregistrement:
Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un événement. Avec, Excel, chaque ligne de la liste de données est un enregistrement. Donc, une liste de données peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des événements.
Voici une liste de données d'employés d'une entreprise. Comme pour l'image précédente, la première ligne d'une liste de données contient toujours le nom des champs. Chaque ligne suivante contient un enregistrement qui décrit une personne, une chose ou un événement selon les champs que vous avez choisis. Une liste de données ne doit jamais avoir de lignes vides. C'est-à-dire que tous les enregistrements doivent se suivre sans interruption.
Excel vous permet de trier rapidement le contenu d'une liste de données pour vous aider à retrouver rapidement ce que vous recherchez, de mettre de l'ordre et d'organiser les données.
Vous pouvez utiliser les boutons 
et 
sous le bouton Trier et Filtrer de l’onglet d’Accueil ou l’onglet Données pour trier une colonne en ordre croissant ou décroissant. Tous les enregistrements de la liste de données vont se déplacer selon l'ordre que vous avez choisi. Il faut cependant faire attention de ne pas faire un bloc et ensuite de trier. Sinon, seulement les données et non les enregistrements seront triés. Cela aura pour effet de mélanger les données.
Excel vous offre une autre façon plus élaborée de trier la liste de données. Le prochain exercice consiste à trier les enregistrements selon le nom de famille et le prénom.
Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données.
De l’onglet Données, sélectionnez l'option Trier 
.
Vous pouvez trier plusieurs champs en même temps en ordre croissant, décroissant ou selon une liste personnalisée que vous avez déjà préparée.
Pour le premier tri, sélectionnez le champ Nom.Conservez l'ordre croissant.Pour le second tri, sélectionnez le champ Prénom. Conservez l'ordre croissant.Le tri de la première case va avoir la priorité sur le second tri. Cela veut dire qu'Excel va premièrement trier sur le nom de famille. Pour les enregistrements ayant le même nom, Excel va ensuite trier ces enregistrements selon leurs prénoms.
Appuyez sur le bouton Options.
Ceci est juste pour vous démontrer que vous pouvez trier selon l'ordre normal ou selon une liste que vous avez préparée à l'avance.
Pour sortir de cette fenêtre, appuyez sur le bouton Annuler.
Pour accomplir le triage, appuyez sur le bouton OK.
La liste de données est maintenant triée selon les critères choisis.
Il peut être frustrant d'essayer de retrouver des informations sur une longue liste de données. Le filtre automatique est une option pour vous aider à retrouver rapidement l'information désirée.
Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données.
De l’onglet Données, appuyez sur le bouton Filtrer 
.
À la première ligne de la liste de données, il y a maintenant des boîtes de sélection ayant le nom des champs. En cliquant sur le bouton à la droite du nom du champ, vous pouvez limiter ce qui est affiché à la liste à ce dont vous avez besoin.
De la boîte de sélection du champ Nom, décochez la case Sélectionner tout.Sélectionnez Bibeau.Appuyez sur le bouton OK.
Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui répondent à la demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour limiter encore plus les résultats. Les autres enregistrements sont masqués pour l’instant. Remarquez aussi qu’il y a un filtre sur le champ Nom pour indiquer que la liste de données est filtrée sur ce champ. Vous pouvez aussi placer des filtres sur plusieurs champs en même temps.
De la boîte de sélection du champ Titre, sélectionnez l'option Administrateur.
De l’onglet Accueil ou Données, sélectionnez l’option Effacer 
.
Vous pouvez accomplir un peu plus à partir du filtre automatique. Vous pouvez filtrer un champ sur deux critères.
Placez le pointeur n'importe où sur la colonne du champ Nom.
De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez les options Filtres textuels et Filtre personnalisé.
Note :
Une option similaire est disponible pour les champs de type numérique ou chronologique.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous offrant de placer jusqu'à deux conditions. De plus, vous pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qui répond mieux à vos besoins.
Pour la première case, sélectionnez la condition est égal à. Pour la seconde case, sélectionnez le nom Bibeau. Entre les deux conditions, sélectionnez l'option Ou. Pour la troisième case, sélectionnez la condition est égal à. Pour la quatrième case, sélectionnez le nom Dupuis. Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le bouton OK.
Le filtre automatique vous permet de réaliser des recherches intéressantes. Mais le filtre élaboré vous offre encore plus de possibilités et de flexibilités.
De l’onglet Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.OU
De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option (Tous).Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches plus complexes. Vous pouvez choisir les champs de votre choix pour les critères et entrer des valeurs. Vous pouvez aussi utiliser les conditions ET et OU sous la forme d'un grillage. Avant d'utiliser un filtre élaboré, vous avez besoin d'au moins deux choses: une liste de données et une zone de critère.
Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropriées.La première ligne de la zone de critères doit contenir le nom des champs dont vous avez besoin pour les critères. Pour cet exercice, il s'agit des champs Titre et Catégorie. Faites attention à l'orthographe! Si le nom n'est pas identique au nom du champ de la liste de données, Excel ne vous affichera pas le résultat que vous voulez.
Les lignes suivantes incluent les critères. Par défaut, Excel présume le signe =. Pour l'exemple, Titre = Administrateur. Vous pouvez aussi utiliser d'autres manières d'évaluer tel que >, <, <=, >=, <>. Pour appliquer les conditions ET et OU, vous devez utiliser le grillage d'Excel. Les critères qui sont sur la même ligne utilisent le critère ET. Dans l'exemple, la troisième ligne de la zone de critère équivaut à Titre = Ouvrier ET Catégorie = 4. Les critères qui sont sur des lignes différentes utilisent la condition OU. Cela permet d'avoir le résultat de plusieurs conditions en même temps. Pour cet exercice, tous les critères équivalent à Titre = Administrateur OU Titre = Ouvrier ET Catégorie = 4.
Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.Sinon, Excel ne voudra pas accomplir le filtre.
De l’onglet Données, du regroupement de commandes Trier et filtrer, sélectionnez l’option Avancé 
.
Le filtre élaboré vous permet deux actions: filtrer la liste ou copier les données à un autre emplacement. Pour la prochaine étape, laissez l'action à Filtrer la liste sur place. L'exercice suivant consistera à utiliser l'action copier vers un autre emplacement. Normalement, Excel devrait avoir correctement choisi la bonne plage de cellules pour la liste de données. Mais, il faut toujours vérifier. Il ne faut pas de contenu dans les cellules autour de la liste de données. Il faut aussi s'assurer qu'Excel a correctement choisi la bonne zone de critères. Sinon, ...
Cliquez dans la case de zone de critères.Faites un bloc avec les cellules nécessaires pour la zone de critères. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez les cellules I1 à J3. Il ne faut pas prendre plus de cellules qu'il faut pour la zone de critères. Sinon, le résultat ne sera pas ce que vous attendez.
Puisqu'il n'y a pas d'autres actions à accomplir, appuyez sur le bouton OK.
Un filtre avancé vous donne plus d'options qu'un filtre automatique. Vous pouvez choisir plusieurs critères avec les combinaisons ET et OU.
De l’onglet Données, sélectionnez l’option Filtrer.Le filtre élaboré offre aussi une autre option intéressante. Au lieu de masquer les enregistrements qui ne répondent pas aux critères, le filtre peut recopier les "bons" enregistrements à un autre endroit sur la feuille de calcul. Le prochain exercice consiste à utiliser le filtre élaboré avec l'option de copier les enregistrements.
Ajoutez les informations suivantes dans les cellules appropriées.
La première ligne de la destination du filtre élaboré doit contenir le nom des champs, correctement orthographié, dont vous voulez voir le résultat. Les cellules en dessous de celles-ci doivent être libres. C'est dans celles-ci que les enregistrements qui répondent aux critères seront recopiés.
Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données.De l’onglet Données, du regroupement de commandes Trier et filtrer, sélectionnez l’option Avancé .De la liste des actions possibles, sélectionnez Copier vers un autre emplacement.La plage de la liste de données et de la zone de critères devrait être correcte. Mais il faut toujours vérifier. Il reste à déterminer la destination.
Placez le pointeur dans la case Copier dans.
Sélectionnez les cellules ayant les noms des champs dont vous voulez voir le résultat. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez les cellules I6 à K6.
Activez l'option Extraction sans doublon.
Cette dernière option évite de voir plusieurs fois un même enregistrement si celui-ci répond à plusieurs critères que vous avez inscrits.
Appuyez sur le bouton OK.
Note:
Agrandissez la colonne des salaires si vous voyez le symbole ###.
Excel recopie les enregistrements à l'endroit que vous avez demandé.