La commande la plus souvent utilisée dans un chiffrier est la fonction Somme. Après tout, on veut avoir le total de lignes ou de colonnes de chiffres. La fonction Somme automatique à été premièrement introduite dans Excel 3.0. Cette option a révolutionné l'application et la rendue plus populaire que ces compétiteurs du temps : Lotus 1-2-3 et Quattro Pro.
Avant de commencer
Pour suivre cet exercice, vous pouvez aller chercher le classeur demos-excel2007-1.xlsx qui se trouve sur la page des fichiers de démonstrations.
Sélectionnez la feuille de calcul SommeAutomatique.
Placez le pointeur dans la cellule D5. Appuyez sur le bouton Somme automatique .
Excel va suggérer la formule =somme(A5:C5). Vous devez encore appuyer sur la touche Entrée pour confirmer la formule. Mais avant, comment l'option Somme Automatique a déterminer quelle étendue de cellule il doit choisir? En fait, l'option commence à chercher des chiffres vers le haut avant de regarder pour des chiffres à la gauche. Mais puisqu'il y a chiffres immédiatement à la gauche, Excel présume que ce sont les chiffres dont vous désirez une somme. Il continue vers la gauche tant qu'il y a des chiffres. L'option va s'arrêter s'il tombe sur une cellule ayant du texte ou est vide.
Appuyez sur la touche Échap. Sinon, placez le pointeur dans la cellule D5 et supprimez le contenu. Placez le pointeur dans la cellule E5. Appuyez sur le bouton Somme automatique .
La fonction de somme automatique va vous suggérer =somme(E1:E4). Pourquoi cette plage de cellules? La fonction reconnait que les usagers préfèrent placer une ligne ou une colonne de séparation entre les chiffres et les totaux. C'est pour cela que la fonction continue à chercher même s'il y a initialement une ligne ou colonne vide entre les chiffres et la fonction. Ensuite, la fonction préfère l'addition de chiffres placés au-dessus que sur le côté. C'est pour cela que, même si la distance est égale entre la fonction somme automatique et les chiffres au-dessus ou à la gauche, elle ira chercher les chiffres placés au-dessus. Comme avant, elle va continuer vers le haut jusqu'à ce qu'elle soit arrétée par du texte, une cellule vide ou la bordure de la feuille de calcul.
Appuyez sur la touche Entrée pour confirmer la formule.
Le total des chiffres sera de 24.
Le piège de la somme automatique
Mais cette fonction comporte un risque, un piège.
Effacez le contenu de la cellule B5. Placez le pointeur dans la cellule D5. Appuyez sur le bouton Somme automatique .
La fonction vous suggère maintenant =somme(C5). Pourquoi ne va-t-il pas chercher plus loin comme auparavant? La fonction s'arrête toujours dès qu'elle constate une cellule ayant du texte ou une cellule vide comme c'est le cas pour la cellule B5. C'est pour cette raison que la fonction somme automatique vous demande de toujours confirmer l'étendue des cellules pour la somme. Elle peut vous donner une étendue erronée si vous avez oublié d'entrer un chiffre.
Vérifiez toujours l'étendue de cellules offre par la somme automatique.
Appuyez sur la touche Échap.
Somme automatique sur plusieurs lignes et colonnes
Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour créer plusieurs somme automatique en même temps.
Sélectionnez les cellules E8 à E10. Appuyez sur le bouton Somme automatique .
Sans avertissement, la somme automatique va calculer la somme des lignes. Puisque vous avez sélectionné plusieurs cellules d'une même colonne, la fonction présume que vous désirez la somme de lignes. La même chose se répète si vous sélectionnez plusieurs cellules d'une même ligne. La fonction va additionner les chiffres de la colonne au-dessus de celle-ci.
Sélectionnez les cellules A12 à C12. Appuyez sur le bouton Somme automatique .
Vous savez maintenant tout ce que vous devez savoir sur cette fonction. Utilisez-là sagement.
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