Access 2010 - Les états

Introduction
Création d'un état simple avec l'assistant

Introduction

Avant de commencer, si vous n'avez pas la base de données pour ces exercices, vous pouvez télécharger la base de données exercices-access2010-1.accdb à partir de la page web des fichiers de démonstrations. Afin de réaliser les exercices de cet état, vous avez besoin de la table Employés.
Introduction aux états 

Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l'information sur des champs pertinents. 

Microsoft Access 2010 offre plusieurs façons de créer un état. Sous l'onglet Créer, vous retrouverez le regroupement des options pour créer un état. La première option génère

automatiquement un état avec tous les champs de la table ou de la requête que vous avez choisi auparavant. L'option Création d'état génère un état vide et vous place en mode création. Vous avez ainsi toutes les commandes à votre disponibilité pour créer l'état de votre choix. L'option État vide génère aussi un état vide mais vous laisse en mode d'affichage État. Le volet avec la liste des champs apparaît à la droite de l'écran et vous avez aussi accès à tous les outils de création d'états. Vous pouvez ainsi ajouter des champs ou apporter des changements à l'état et immédiatement voir le résultat en mode d'aperçu d'état. L'assistant d'état vous aide à créer un état en vous posant des questions avant de générer l'état selon vos réponses. Il y a finalement un assistant pour vous aider à créer des étiquettes que vous pouvez utiliser pour identifier des individus lors de conventions ou pour du publipostage.

Access 2010
Les tables
Modifier les tables
Les requêtes
Les relations
Les formulaires
Modifier les formulaires
Les sous-formulaires
Les états
Modifier les états

Exercices
État étiquette
Requête analyse croisé

Word 2003
Word 2007
Excel
VBA pour Excel
PowerPoint 2003
PowerPoint 2007
Access
Access2010
Internet
Général
Intelligence financière
Vidéos

Création d'un état simple avec l'assistant

L'exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer un état en utilisant un assistant en regardant chacune des étapes de la création de l'état. On regarde aussi les possibilités, à chacune de ces étapes. 

Du volet de navigation, sélectionnez la table Employés.
Cliquez sur l'onglet Créer. 
Sélectionnez l'option Assistant État. 

L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état. Faites attention à l'ordre des champs que vous sélectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître dans votre nouvel état. Il est aussi possible de sélectionner des champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir la table ou la requête parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix à la liste des champs sélectionnés.

De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, Salaire, Commission, Bureau, Poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton . 
Appuyez sur le bouton Suivant. 

L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. Vous pouvez aussi faire des "sous regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements.  De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau.  Appuyez sur le bouton .

L'aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par rapport au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau regroupement sera généré. 

Appuyez sur le bouton Options de regroupement. L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez-vous regrouper de manière normal ou seulement sur les premières lettres contenues dans le champ.

Laissez l'option à Normal. 
Appuyez sur le bouton OK. 

Appuyez sur le bouton Suivant. 

L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez utiliser jusqu'à quatre champs pour trier les enregistrements. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du côté droit du nom du champ.

Sélectionnez de la liste le champ Nom pour le premier tri. 

Les employés seront triés selon le nom de famille. 

Sélectionnez de la liste le champ Prénom pour le second tri. 

En plus d'être triés sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom.
Donc, pour un même nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom de ces personnes. L'une des options les plus avantageuses des états est la possibilité de générer automatiquement une synthèse des résultats. 

Appuyez sur le bouton Options de synthèse. 

Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire, vous pourrez modifier l'état pour ajouter d'autres opérations telles que le nombre d'enregistrements, l'écart type et ainsi de suite. Cette opération sera démontrée plus loin dans ce chapitre.  Sélectionnez les mêmes options que ceux marqués à l'image.  Appuyez sur le bouton OK.  Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite quel type de présentation que vous voulez pour votre état? Vous pouvez aussi décider de l'orientation du papier ainsi que de forcer tous les champs sur une même feuille.    Sélectionnez les mêmes options que sur l'image.  Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous pose une dernière question sur la présentation de l'état. Cette fois, il s'agit de la présentation des polices de caractères de l'état. L'assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous forme de texte. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final.

Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état et décider si vous voulez par après avoir un aperçu de celui-ci ou de le modifier immédiatement.  Écrivez dans la case du titre de l'état Liste des employés.  Appuyez sur le bouton Terminer.  Voici la première partie du résultat final.

Comme pour Excel, des cases ayant des ### signifient que la case n?est pas assez large pour afficher correctement le contenu. Vous pourrez changer les options de présentation lorsque vous serez en mode création.

Appuyez sur le bouton .

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