Les champs de plusieurs tables et requêtes seront requis pour réaliser l'exercice de cette page. Vous devez utiliser les bases de données demoacc2.mdb ou demoacc3.mdb, pour Access 97, ou demoa2k2.mdb ou demoa2k3.mdb pour Access 2000 et les versions suivantes. Ces bases de données contiennent toutes les tables requises pour réaliser l'exercice. Vous les retrouverez tous au bas de la page des fichiers de démonstration. IntroductionPour vraiment utliser une base de données, il faut être capable de chercher et d'afficher des données provnant de plusieurs tables. Cela veut souvent dire qu'il faut un formulaire principal, qui inclut les informations générales, avec un ou des sous formulaires pour avoir plus de détails. L'exercice de cette page consiste à la création d'un formulaire pour la facturation de l'entreprise. Pour montrer toutes les informations que l'on retrouve normalement dans ce formulaire, il doit contenir un second formulaire qui décrit les items facturés. Mais avant de pouvoir créer ce genre de formulaire, vous devez déjà avoir une bonne maîtrise d'Access. Les tables sont créés et possèdent des données. Vos tables sont reliés et vous êtes capable de créer des requêtes avec des champs calculés. Assurez-vous de bien maîtriser ces concepts avant de créer un formulaire qui inclut un sous-formulaire. La création d'un formulaire de facturation se fait par étapes: 1) Création des requêtes nécessaires Création des requêtes nécessairesAvant de pouvoir créer le formulaire et un sous-formulaire, il faut déterminer quels seront les champs requis et dans quel formulaire ils vont se retrouver. Pour la facture, il faut les informations des tables Facture et Clients. Il faut aussi ajouter dans le sous-formulaire les informations des tables Transition Fact-Inv ainsi que la description du produit et de son prix unitaire qui se retrouve dans la table Inventaire. Vous devez créer deux requêtes: l'une avec les champs requis pour la facture et l'autre sur les items de cette facture. On regardera ensuite comment avoir le total de cette facture.
Créez une seconde requête.
Puisque les relations entre les tables ont déjà été établies, vous devriez voir un lien entre les champs Numéro de produit de la table Transition Fact-Inv et le champ Numéro d'inventaire de la table Inventaire. Sinon, il faudra faire la relation entre ces deux champs.
Vous pouvez aussi sélectionnez l'astérisque (*) au-dessus de la liste des champs. Cela aura l'effet de choisir tous les champs de la table.
N'oubliez pas de mettre les crochets autour du champ Prix unitaire. Access se chargera de mettre les crochets autour de Quantité. Ce champ calculé va donner le total de chacun des items de la facture. On regardera plus loin comment avoir le total de tous les items de la facture.
Création du formulaireAvant de pouvoir ajouter un sous-formulaire, il faut créer le formulaire principal. Celui-ci affichera les informations générales de la facture. Les informations sur les détails de la facture seront dans le sous-formulaire.
L'assistant constate qu'il peut trier les enregistrements selon la clé primaire Numéro client ou par la clé primaire No Facture. Il vous demande par quel champ il doit trier les enregistrements. Pour cet exemple, on veut afficher les informations par facture et non par client.
L'assistant vous demande ensuite de choisir le type de présentation des champs. Seront-ils placés en colonne, en ligne, en feuille de données comme dans une table ou une requête ou en ligne jusqu'au bout de l'écran. Les autres champs suivront sur la ligne suivante.
L'assistant a besoin de savoir quel type de présentation que vous voulez choisir. Cela inclus le fond du formulaire ainsi que la police de caractères qui sera choisi. Vous pouvez toujours changer ces options plus tard.
L'assistant vous demande pour terminer le nom que vous voulez donner au formulaire ainsi si vous voulez le voir ou le modifier.
Modification du formulaireLe formulaire est terminé. Mais il n'y a pas assez d'espace pour le sous-foumulaire. La prochaine partie consiste à modifier le formulaire ci-dessus et d'y inclure un sous formulaire.
Le formulaire est trop petit pour les éléments qui doivent encore être ajoutés. Pour changer les dimension du formulaire, vous devez placez le pointeur sur la bordure du formulaire. Le pointeur va changer de forme. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, étendez le formulaire vers l'extérieur.
Ajouter le sous-formulaireIl y a maintenant assez d'espace pour voir les items de la facture ainsi que le total. La prochaine partie consiste à créer le sous-formulaire.
L'assistant pour les sous-formulaires/sous-états va vous demander quel sera la source du sous-formulaire. Est-ce une table, une requête ou un formulaire que vous avez déjà préparé.
L'assistant vous demande ensuite quels seront les champs qui seront inclus dans le formulaire.
L'assistant vous demande quels seront les champs en commun entre le formulaire et le sous-formulaire. Pour cet exercice, nous allons laisser Access trouver les champs en communs. Si cela ne fonctionne pas, vous verrez à la fin comment déterminer la relation père-fils entre le formulaire et le sous-formulaire.
Si vous sélectionnez l'option Les définir moi-même. Vous devrez aussi déterminer quels sont les champs en commun entre le formulaire et le sous-formulaire.
Vous aviez le choix entre laisser l'assistant trouver les champ en commun ou les déterminer par vous-même. Le reste des opérations pour terminer le sous-formulaire sont les mêmes.
Le sous-formulaire est maintenant inclus.
À moins qu'on indique autrement, la présentation des données est toujours en mode feuille de données comme dans les tables ou les requêtes. Le premier champ Numéro indique le numéro de la facture. Le second champ numéro indique le numéro de référence du produit de la table Inventaire. Le total de la factureLe formulaire montre maintenant les informations du formulaire ainsi que les items facturés. Mais il ne montre pas le total de la facture. Il faut ajouter un champ calculé pour le voir. La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé pour voir le total.
Le sous formulaire apparaît. Il faut ajouter un champ calculé dans l'en-tête ou le pied du formulaire. Pour cet exemple, il sera ajouté dans le pied de formulaire. Pour agrandir le pied de formulaire.
Le pointeur devrait changer de forme.
La zone du pied de formulaire va s'agrandir. Il faut qu'il soit assez grand pour ajouter un champ calculé.
Un champ vide va apparaître dans le pied de formulaire. Il faut maintenant ajouter la formule pour calculer le total et lui donner un nom significatif.
Vous pourrez ensuite écrire la formule requise.
Comme dans Excel, les formules des champs calculés que l'on retrouve dans des formulaires ou des états commencent toujours avec le signe "=". Cette formule va additionner les valeurs de tous les enregistrements stotal. Il faut maintenant donner un nom significatif à ce nouveau champ calculé.
Puisque ce champ a été placé soit dans dans l'en-tête ou le puied du formulaire, il va maintenant faire la somme de tous les enregistrements de la table ou de la requête. Si ce même champ aurait été placé dans la zone détail, il aurait fait la somme que d'un seul enregistrement. C'est pour cette raison qu'il était important de placer ce champ dans l'en-tête ou le pied du formulaire. Ces zones permettent d'accomplir des opérations sur tous les enregistrements au lieu d'un seul.
Ajouter le calcul du sous-formulaire dans le formulaire principalDans l'exercice précédent, nous avons ajouté un champ appelé TotalIems qui fait le total de tous les enregistrements s'appelle TotalItems. Il suffit maintenant de l'ajouter au formulaire Facture pour voir le total. Nous sommes maintenant de retour au formulaire Facture. Il faut ajouter une référence au champ TotalItems dans ce formulaire pour voir le total des items de cette facture.
Cela va activer le générateur d'expression. Il faut spécifier à Access l'endroit où se trouve le champ TotalItems. Ce champ se retrouve dans le sous-formulaire RFactures-Items.
Le bouton OK choisi le champ. La touche Entrée confirme la formule. La case sera vide si vous ne faites pas ces deux opérations. Le total de la facture devrait apparaître la prochaine fois que vous afficherez le formulaire.
Le total est bien là. Mais va-t-il se mettre à jour si on change une valeur?
Le total du formulaire se met à jour lorsque vous changez d'enregistrement. Les relations père-filsIl est possible de la relation entre le formulaire et le sous-formulaire ne se fait pas. Mais vous pouvez toujours déterminer quels sont les champs en commun entre les deux tables. Le champ père est un champ qui provient du formulaire principal. Le champ fils est l'un qui se retrouve dans le sous-formulaire.
L'image ci-dessus indique les propriétés du sous-formulaire incluant les cases Champs fils et Champs pères qui indiquent les champs en commun entre le sous-formulaire (fils) et le formulaire principal (père). Il doit se retrouver des champs en commun entre ces deux pour qu'une relation soit possible.
|
Abonnez-vous à l'infolettre Abonnez-vous à l'infolettre du site pour recevoir le manuel " 150 fonctions Excel expliquées ". Vous recevrez aussi les prochaines infolettres sur les nouveautés du site et des formations détaillées que vous ne trouverez nulle part ailleurs. |