Les champs de plusieurs tables et requêtes seront requis pour réaliser
l'exercice de cette page. Vous devez utiliser les bases de données demoacc2.mdb
ou demoacc3.mdb, pour Access 97, ou demoa2k2.mdb ou demoa2k3.mdb pour Access
2000 et les versions suivantes. Ces bases de données contiennent toutes
les tables requises pour réaliser l'exercice. Vous les retrouverez tous
au bas de la page des fichiers de démonstration.
Introduction
Pour vraiment utliser une base de données, il faut être capable
de chercher et d'afficher des données provnant de plusieurs tables. Cela
veut souvent dire qu'il faut un formulaire principal, qui inclut les informations
générales, avec un ou des sous formulaires pour avoir plus de
détails. L'exercice de cette page consiste à la création
d'un formulaire pour la facturation de l'entreprise. Pour montrer toutes les
informations que l'on retrouve normalement dans ce formulaire, il doit contenir
un second formulaire qui décrit les items facturés.
Mais avant de pouvoir créer ce genre de formulaire, vous devez déjà
avoir une bonne maîtrise d'Access. Les tables sont créés
et possèdent des données. Vos tables sont reliés et vous
êtes capable de créer des requêtes avec des champs calculés.
Assurez-vous de bien maîtriser ces concepts avant de créer un formulaire
qui inclut un sous-formulaire.
La création d'un formulaire de facturation se fait par étapes:
1) Création des requêtes nécessaires
2) Création du formulaire
3) Modification du formulaire pour qu'il soit plus
présentable
4) Ajouter le sous-formulaire
5) Caluler le total de la facture dans le sous-formulaire
6) Ajouter le champ calculé dans le formulaire
principal
Création des requêtes nécessaires
Avant de pouvoir créer le formulaire et un sous-formulaire, il faut
déterminer quels seront les champs requis et dans quel formulaire ils
vont se retrouver. Pour la facture, il faut les informations des tables Facture et Clients. Il faut aussi ajouter dans le sous-formulaire les informations
des tables Transition Fact-Inv ainsi que la description du produit et
de son prix unitaire qui se retrouve dans la table Inventaire. Vous devez
créer deux requêtes: l'une avec les champs requis pour la facture
et l'autre sur les items de cette facture. On regardera ensuite comment avoir
le total de cette facture.
 Du
menu principal, sélectionnez l'onglet Requêtes  .
Appuyez
sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez
l'option Mode Création.
De
la liste des tables, sélectionnez les tables Clients et Facture.
Appuyez
sur le bouton Fermer.
De
la liste des champs de la table Facture, sélectionnez tous les champs dans le même ordre.
De
la liste des champs de la table Clients, sélectionnez les champs Nom, Adresse, Ville et Code Postal.
Enregistrez
cette requête sous le nom RFactures.
Fermez
la requête.
Créez une seconde requête.
Appuyez
sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez
l'option Mode Création.
De
la liste des tables, sélectionnez les tables Transition Fact-Inv et Inventaire.
Appuyez
sur le bouton Fermer.
Puisque les relations entre les tables ont déjà été
établies, vous devriez voir un lien entre les champs Numéro de produit de la table Transition Fact-Inv et le champ Numéro
d'inventaire de la table Inventaire. Sinon, il faudra faire la relation
entre ces deux champs.
De
la liste des champs de la table Transition Fact-Inv, sélectionnez
tous les champs.
Vous pouvez aussi sélectionnez l'astérisque (*) au-dessus de
la liste des champs. Cela aura l'effet de choisir tous les champs de la table.
De
la liste des champs de la table Inventaire, sélectionnez les champs Description et Prix unitaire.
Créez
un champ calculé STotal: quantité * [prix unitaire]
N'oubliez pas de mettre les crochets autour du champ Prix unitaire.
Access se chargera de mettre les crochets autour de Quantité.
Ce champ calculé va donner le total de chacun des items de la facture.
On regardera plus loin comment avoir le total de tous les items de la facture.
Enregistrez
cette requête sous le nom RFactures-Items.
Fermez
la requête.
Création du formulaire
Avant de pouvoir ajouter un sous-formulaire, il faut créer le formulaire
principal. Celui-ci affichera les informations générales de la
facture. Les informations sur les détails de la facture seront dans le
sous-formulaire.
Du
menu principal, sélectionnez l'onglet Formulaires .
Appuyez
sur le bouton Nouveau.
Parmi
les modes de création de formulaires, sélectionnez l'Assistant
Formulaire.
La
source du formulaire sera la requête RFactures.
Appuyez
sur le bouton OK.
Sélectionnez tous les champs de la requête en appuyant sur le bouton  .
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant constate qu'il peut trier les enregistrements selon la clé
primaire Numéro client ou par la clé primaire No Facture.
Il vous demande par quel champ il doit trier les enregistrements. Pour cet exemple,
on veut afficher les informations par facture et non par client.
Sélectionnez par Facture.
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant vous demande ensuite de choisir le type de présentation
des champs. Seront-ils placés en colonne, en ligne, en feuille de données
comme dans une table ou une requête ou en ligne jusqu'au bout de l'écran.
Les autres champs suivront sur la ligne suivante.
Sélectionnez
l'option Colonne simple.
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant a besoin de savoir quel type de présentation que vous voulez
choisir. Cela inclus le fond du formulaire ainsi que la police de caractères
qui sera choisi. Vous pouvez toujours changer ces options plus tard.
Sélectionnez
le style de présentation Standard.
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant vous demande pour terminer le nom que vous voulez donner au formulaire
ainsi si vous voulez le voir ou le modifier.
Pour
le nom du formulaire, entrez Facture.
Appuyez
sur le bouton Terminer.
Modification du formulaire
Le formulaire est terminé. Mais il n'y a pas assez d'espace pour le
sous-foumulaire. La prochaine partie consiste à modifier le formulaire
ci-dessus et d'y inclure un sous formulaire.
Appuyez
sur le bouton Mode création en appuyant sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.
Le formulaire est trop petit pour les éléments qui doivent encore
être ajoutés. Pour changer les dimension du formulaire, vous devez
placez le pointeur sur la bordure du formulaire. Le pointeur va changer de forme.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, étendez le formulaire
vers l'extérieur.
Élargissez
le formulaire à 16 cm.
Allongez
le formulaire à 10 cm.
Déplacez
les champs aux endroits indiqués sur l'image ci-dessus.
Ajouter le sous-formulaire
Il y a maintenant assez d'espace pour voir les items de la facture ainsi que
le total. La prochaine partie consiste à créer le sous-formulaire.
Si
la boîte à outils n'est pas affiché, appuyez sur le bouton  .
OU
Du
menu Affichage, sélectionnez les options Barres d'outils et boîte à outils.
De
la boîte à outils, appuyez sur le bouton Sous-Formulaire .
L'assistant pour les sous-formulaires/sous-états va vous demander quel
sera la source du sous-formulaire. Est-ce une table, une requête ou un
formulaire que vous avez déjà préparé.
Sélectionnez
l'option Table/Requête.
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant vous demande ensuite quels seront les champs qui seront inclus
dans le formulaire.
De
la liste des tables et des requêtes, sélectionnez la requête RFactures-Items.
Sélectionnez tous les champs de la requête en appuyant sur le bouton .
Appuyez
sur le bouton Suivant.
L'assistant vous demande quels seront les champs en commun entre le formulaire
et le sous-formulaire. Pour cet exercice, nous allons laisser Access trouver
les champs en communs. Si cela ne fonctionne pas, vous verrez à la fin
comment déterminer la relation père-fils entre le formulaire et
le sous-formulaire.
Sélectionnez
l'option Choisir à partir d'une liste.
Si vous sélectionnez l'option Les définir moi-même.
Vous devrez aussi déterminer quels sont les champs en commun entre le
formulaire et le sous-formulaire.
Pour
le champ en commun du formulaire, sélectionnez le champ No Facture.
Pour
le champ en commun du sous-formulaire, sélectionnez le champ Numéro
de facture.
Vous aviez le choix entre laisser l'assistant trouver les champ en commun ou
les déterminer par vous-même. Le reste des opérations pour
terminer le sous-formulaire sont les mêmes.
Appuyez
sur le bouton Suivant.
Laissez
le nom du sous-formulaire à RFactures-Items sous-formulaire.
Appuyez
sur le bouton Terminer.
Le sous-formulaire est maintenant inclus.
Allongez
le sous-formulaire de 4 cm jusqu'à 8,5 cm pour toute la
largeur du formulaire.
Passez
au mode formulaire en appuyant le bouton  .
OU
Du
menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Formulaire.
À moins qu'on indique autrement, la présentation des données
est toujours en mode feuille de données comme dans les tables ou les
requêtes. Le premier champ Numéro indique le numéro de la
facture. Le second champ numéro indique le numéro de référence
du produit de la table Inventaire.
Le total de la facture
Le formulaire montre maintenant les informations du formulaire ainsi que les
items facturés. Mais il ne montre pas le total de la facture. Il faut
ajouter un champ calculé pour le voir. La prochaine partie consiste à
ajouter un champ calculé pour voir le total.
Retournez
en mode création en appuyant sur le bouton .
OU
Du
menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.
Faites
un double-clic sur le sous-formulaire.
Le sous formulaire apparaît. Il faut ajouter un champ calculé
dans l'en-tête ou le pied du formulaire. Pour cet exemple, il sera ajouté
dans le pied de formulaire. Pour agrandir le pied de formulaire.
Placez
le pointeur au bas de la barre Pied de formulaire.
Le pointeur devrait changer de forme.
En
gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur
vers le bas.
La zone du pied de formulaire va s'agrandir. Il faut qu'il soit assez grand
pour ajouter un champ calculé.
De
la barre d'outils, appuyez sur le bouton  .
Cliquez
dans la zone du pied de formulaire.
Un champ vide va apparaître dans le pied de formulaire. Il faut maintenant
ajouter la formule pour calculer le total et lui donner un nom significatif.
Cliquez
une première fois sur le nouveau champ.
Cliquez
une seconde fois dans le champ.
Vous pourrez ensuite écrire la formule requise.
Écrivez
la formule suivante: =somme(stotal) .
Appuyez
sur la touche Entrée.
Comme dans Excel, les formules des champs calculés que l'on retrouve
dans des formulaires ou des états commencent toujours avec le signe "=".
Cette formule va additionner les valeurs de tous les enregistrements stotal.
Il faut maintenant donner un nom significatif à ce nouveau champ calculé.
Placez
le pointeur sur le nouveau champ.
Appuyez
sur le bouton droit de la souris.
Du
menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
Changez
le contenu de la case Nom à TotalItems.
Fermer
la fenêtre des propriétés en appuyant sur le bouton  .
Puisque ce champ a été placé soit dans dans l'en-tête
ou le puied du formulaire, il va maintenant faire la somme de tous les enregistrements
de la table ou de la requête. Si ce même champ aurait été
placé dans la zone détail, il aurait fait la somme que d'un seul
enregistrement. C'est pour cette raison qu'il était important de placer
ce champ dans l'en-tête ou le pied du formulaire. Ces zones permettent
d'accomplir des opérations sur tous les enregistrements au lieu d'un
seul.
Fermez
le sous-formulaire en appuyant sur le bouton
Ajouter le calcul du sous-formulaire dans le
formulaire principal
Dans l'exercice précédent, nous avons ajouté un champ
appelé TotalIems qui fait le total de tous les enregistrements s'appelle
TotalItems. Il suffit maintenant de l'ajouter au formulaire Facture pour voir
le total.
Nous sommes maintenant de retour au formulaire Facture. Il faut ajouter une
référence au champ TotalItems dans ce formulaire pour voir le
total des items de cette facture.
Ajoutez
un champ en dessous du sous-formulaire en appuyant sur le bouton .
Placez
le pointeur par-dessus le nouveau champ.
Appuyez
sur le bouton droit de la souris.
Du
menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
Placez
le pointeur dans la case Source contrôle.
Cliquez
sur le bouton ayant trois petits points à la droite de la case.
Cela va activer le générateur d'expression. Il faut spécifier
à Access l'endroit où se trouve le champ TotalItems. Ce champ
se retrouve dans le sous-formulaire RFactures-Items.
De
la case de gauche, faites un double-clic sur le dossier Facture.
Faites
un double-clic sur le dossier Rfactures-Items sous-formulaire.
De
la case du milieu, sélectionnez le champ TotalItems.
Appuyez
sur le bouton Coller.
Appuyez
sur le bouton OK.
Appuyez
sur la touche Entrée.
Changez
le texte qui vient avec le champ à Total.
Le bouton OK choisi le champ. La touche Entrée confirme
la formule. La case sera vide si vous ne faites pas ces deux opérations.
Le total de la facture devrait apparaître la prochaine fois que vous afficherez
le formulaire.
De
la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
OU
Du
menu Affichage, sélectionnez l'option Mode formulaire.
Le total est bien là. Mais va-t-il se mettre à jour si on change
une valeur?
Placez
le pointeur dans la case quantité de la quatrième ligne du sous
formulaire (Planche à neige).
Changez
la quantité vendue de 4 à 5.
Déplacez
le pointeur vers le haut.
Le total du formulaire se met à jour lorsque vous changez d'enregistrement.
Les relations père-fils
Il est possible de la relation entre le formulaire et le sous-formulaire ne
se fait pas. Mais vous pouvez toujours déterminer quels sont les champs
en commun entre les deux tables. Le champ père est un champ qui provient
du formulaire principal. Le champ fils est l'un qui se retrouve dans le sous-formulaire.
Sélectionnez
le formulaire Facture.
Allez
en mode Création en appuyant sur le bouton .
OU
Du
menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.
Sélectionnez
le sous-formulaire.
Appuyez
sur le bouton droit de la souris.
Du
menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
OU
De
la barre d'outils, appuyez sur le bouton  .
L'image ci-dessus indique les propriétés du sous-formulaire incluant
les cases Champs fils et Champs pères qui indiquent les champs en commun
entre le sous-formulaire (fils) et le formulaire principal (père). Il
doit se retrouver des champs en commun entre ces deux pour qu'une relation soit
possible.
Assurez-vous
que le champ dans Champs fils est Numéro de facture.
Assurez-vous
que le champ dans Champs pères est No Facture.
Fermez
la fenêtre des propriétés.
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