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Access: Les requêtes

Introduction
Les étapes pour la création d'une requête
Modifier une requête

Les types de requêtes
Exporter les données

Introduction

L'un des éléments les plus puissants d'une base de données est la capacité de faire une recherche sur une masse de données entreposée dans la base de données. Il est ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des tendances.Par exemple, vous n’avez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du numéro de téléphone de l’un d’eux. Il y a aussi des requêtes pour certaines requêtes d'action telles que la mise à jour et la suppression de données.

 

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201 fonctions pour les pressés









La prochaine section consiste à comprendre la procédure de création d'une requête en créant une qui donnera des informations sur les employés. Il faut premièrement avoir créé la table "employé" de la page de création de tables.

Si vous n'avez pas le temps de créer la table, vous pouvez copier la base de données demoacc1.mdb (pour Access 97 ) ou demoa2k1.mdb ( pour Access 2000 ) contenant la table "Employés" et commencer immédiatement la création des requêtes. Ces fichiers sont sur la page des fichiers de démonstrations qui contient tous les fichiers utilisés durant mes démonstrations et les exercices de ce site. Cliquez ici pour vous rendre sur cette page pour ensuite revenir. Après, il y a des explications pour les options possibles d'une requête. La page Web suivante est composée d'exercices pour regarder de plus en plus en profondeur les possibilités des requêtes.

Les étapes pour la création d’une requête Access.

1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires
2. Choisir le type de requête
3. Choisir le ou les champs nécessaires
4. Déterminer si les champs ont besoin d’être triés
5. Cacher les champs au besoin
6. Déterminer les critères de sélection
7. Exécuter la requête
8. Options spécialisées : regroupement, générateur d'expression
9. Relier des tables

La prochaine étape consiste à créer une requête. Il s'agit d'afficher le prénom et nom de famille de tous les employés dont le prénom est Roger.

*Cliquez sur l'onglet des requêtes Access: Onglet Requête.
*Appuyez sur le bouton Nouveau.

1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires.

Access vous offre plusieurs manières de créer une requête: en utilisant l'un des assistants qu'Access vous offre ou en la bâtissant du début à la fin en mode création.

Access: Nouvelle requête en mode création

+Le mode Création est celui qui vous permet toutes les options pour la création d'une requête. Cependant, il n'y a pas d'assistant pour vous aider. C'est en partie pour cette raison que cette page existe; pour vous démontrer le potentiel des requêtes.
+L'assistant requête simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le résultat. Il n'y a pas de critères de sélection. Il affiche les champs demandés pour tous les enregistrements.
+L'assistant requête analyse croisée vous demande quelques questions pour créer un tableau croisé. Vous pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne et d'autres opérations d'un champ par rapport à un autre. Par exemple, vous pouvez savoir le nombre d'employés qui travaille dans l'entreprise par lieu de travail et par occupation. Ou, quels types de produits achètent les différents clients de l'entreprise. Cela peut devenir un outil d'analyse puissant.
+L'assistant requête trouver les doublons est aussi très intéressant lorsque vous ayez des difficultés à créer des relations entre les tables. L'une des raisons pour qu'Access refuse de créer une relation entre les tables est qu'il y a un doublon illégal dans l'une des tables. Cette requête vous permettrait de savoir quel enregistrement a un contenu d'un champ en double pour vous permettre de corriger la situation.
+L'assistant requête de non correspondance est aussi utile pour les relations entre les tables. À quoi sert une relation s'il n'y a pas la donnée équivalente dans l'autre table? Cette requête permet de trouver les enregistrements qui n'ont pas d'équivalent, ou de valeur en commun, dans l'autre table reliée. Ceci permet de s'assurer que tous les enregistrements sont reliés à de l'information d'une autre table.

*Pour l'exemple, sélectionnez l'option Mode création.
*Appuyez sur le bouton OK.

Vous pouvez créer une requête à partir d'une table ou même d'une autre requête. Il est même possible d'avoir une requête qui est composée de champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes. Access va vous demander de la liste des tables et des requêtes de choisir laquelle ou lesquelles vous voulez ajouter à votre nouvelle requête. Sélectionnez, une à la fois, les tables et les requêtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez sélectionné la table, la requête ou une combinaison des deux dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Fermer.

*Sélectionnez la table Employés.
*Appuyez sur le bouton Ajouter.

Ajouter la table ou la requête qui servira de "source" pour votre nouvelle requête.

*Puisqu'il n'y a pas d'autres tables ou de requêtes à choisir, appuyez sur le bouton Fermer.

Il est possible de créer une requête à partir de plusieurs tables ou de requêtes ou une combinaison des deux. Si, pour une raison ou une autre, vous avez oublié une table ou une requête, vous pouvez en ajouter en mode création en appuyant sur le bouton . Il faudra ensuite répéter l'opération ci-dessus.

Pour les besoins de formation, les prochaines requêtes seront tous composées à partir de la table Employés.

Vous êtes maintenant dans l'écran pour la création de requête. La partie du haut contient les tables et les requêtes que vous ayez demandées auparavant. La partie du bas est celle qui est la plus importante. C'est là que vous décidez des champs que vous ayez besoin ainsi que des options que vous voulez.

La première ligne sert pour sélectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requête. La seconde ligne est pour déterminer l'ordre d'affichage des données. La troisième ligne est pour déterminer si le champ doit être affiché ou pas. Pour certaines conditions, il est préférable de ne pas afficher un champ. La quatrième ligne et les lignes suivantes servent à déterminer les critères pour afficher un enregistrement.

2. Choisir le type de requête

Access vous offre six genres de requêtes. Chacune est spécialisée pour un certain genre de recherche ou d'opération.

Requête sélection : Affiche les enregistrements qui répondent aux critères demandés. C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui répondent aux critères sélectionnés.

Requête analyse croisée : Affiche un tableau de synthèse selon les champs demandés.

Requête nouvelle table: Création d’une nouvelle table avec les champs demandés selon les critères demandés.

Requête mise à jour: Mise à jour des enregistrements selon les critères demandés.

Requête ajout: Ajoute des enregistrements d’une autre table selon les critères demandés.

Requête suppression: Élimine des enregistrements selon les critères demandés. Il est possible d'effacer en même temps un groupe d'enregistrements qui répondent aux critères demandés.

Pour le moment, il s'agit d'une requête de type sélection. C'est celle que vous utilisez pour accomplir des recherches dans une base de données. Pour les exercices numéro 1 jusqu'à 21, c'est la requête de type sélection qui sera utilisé. Les exercices suivants utilisent un autre type de requêtes.

3. Choisir le ou les champs nécessaires

Parmi les tables et les requêtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre nouvelle requête. Cela veut dire que vous n’êtes pas obligé d’utiliser tous les champs; seulement ceux nécessaires pour la requête. Aussi, le caractère " * " situé au début de chaque table qui se retrouve dans une requête indique que vous pouvez ajouter tous les champs de celle-ci dans la requête dans l'ordre qu'ils sont présentement dans la table. Ceci s'applique aussi aux autres requêtes que vous pouvez ajouter à votre requête.

Il y a trois manières de choisir un champ:

1. Double-clic sur le champ
2. Choisir parmi la liste
3. " Tirer " un champ et l’insérer au bon endroit

1. Double-clic sur le champ

*Placez le pointeur par-dessus le champ dont vous avez besoin.
*Faites ensuite un double-clic en utilisant le bouton gauche de la souris.

Le champ sélectionné va s'ajouter à la fin de la liste des champs déjà sélectionnés.

*Répétez l’opération jusqu’à ce que vous ayez tous les champs nécessaires à la requête.

2. Choisir parmi la liste

*Placez le pointeur dans la cellule blanche à côté du mot Champ:.
*Cliquez dans la cellule.
*Cliquez ensuite sur la flèche noire pointant vers le bas du côté droit de la cellule.

*De la liste des champs, sélectionnez le champ dont vous avez besoin.
*Répétez l’action avec la cellule à la droite jusqu’à ce que vous ayez choisi tous les champs nécessaires pour terminer votre nouvelle requête.

3. " Tirer " un champ et l’insérer au bon endroit

*De la liste des tables et requêtes que vous avez sélectionnée, placez le pointeur sur l’un des champs que vous voulez dans votre nouvelle requête.
*Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.

Une petite boîte blanche va apparaître. Ceci est pour indiquer que vous "tenez" le champ de votre choix. Il ne reste qu'à le mettre dans la zone des critères.

*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur sur la ligne où vous devez insérer le nom des champs.

Cette dernière méthode est très pratique pour insérer un champ entre deux autres. Une fois choisis, ces champs seront affichés dans le même ordre que vous les avez choisis de gauche à droite. Il est aussi possible de déplacer les champs dans la requête.

*Placez le pointeur sur la petite boîte grise au dessus du nom du champ.
*Cliquez sur cette boîte.
*Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.
*Déplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu'à ce que le champ sélectionné soit à son nouvel emplacement.
*Relâchez le bouton de la souris.

Pour la création de votre première requête, utilisez la technique que vous préférez pour mettre sur la ligne des champs le prénom suivi du champ nom.

4. Déterminer si les champs ont besoin d’être triés

Une fois que vous avez choisi les champs nécessaires pour compléter votre nouvelle requête, vous devez déterminer si ces champs ont besoin d’être affichés dans un ordre déterminé. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabétique, en ordre selon leur chiffre d’affaire avec votre compagnie, selon leur lieu géographique ou une combinaison de ces ordres?

En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez décider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou décroissant.

*Cliquez dans la case des tris.
*Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas.
*De la liste, vous pouvez sélectionner le type de tri que vous voulez.

La priorité des tris.

Il faut cependant faire attention. Le champ trié le plus à la gauche à la priorité sur les autres qui est à sa droite. Donc, si les champs prénom et nom sont triés, il sera premièrement en ordre de prénom suivi du nom de famille. Ex.:

Alain Lacasse
Alain Lemire
Josée Lacasse …

Pour la création de votre première requête, il est inutile de trier les champs affichés.

5. Cacher les champs au besoin

Normalement, tous les champs que vous sélectionnez seront affichés. Il arrive par moments cependant que vous avez besoin d'un champ pour la recherche mais que vous ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prénom et nom des personnes gagnant un revenu supérieur à 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant.

Pour cacher un champ de l'affichage

*Cliquez sur le carré d'affichage en dessous de l'option du tri.

Un "X" dans la case indique que le champ sera affiché lors de la présentation des enregistrements.

Pour la création de votre première requête, il est inutile de cacher des champs.

6. Déterminer les critères de sélection

Après avoir choisi les champs et placé dans l'ordre de votre choix, trié sur certains champs, décidé d'afficher ou pas certains champs, il faut déterminer quels sont les critères de sélection. Si vous n'écrivez aucun critère, tous les enregistrements vont apparaître.

Les critères servent à filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs opérateurs pour différentes situations. Voici une liste ainsi qu'une courte description de chacun.

Les opérateurs

=, <, >, <=, >= À moins qu'un autre opérateur soit choisi, le critère est toujours égale au contenu du critère.
?, * Ces opérateurs remplacent un caractère (?) ou une série de caractères (*).
Et Il est possible de combiner des critères pour limiter le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères.
Ou Il est possible de combiner des critères pour avoir le plus d'enregistrements possibles.
Entre et Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critères. Ceux-ci sont inclusifs.
Pas ou <> Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui répondent aux critères.
Est Null Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide.
Champ calculé Il est possible de créer des champs calculés qui donnent le résultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement. Ex.: Total: [Quantité]*[Prix_Unitaire]
Les opérations Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres opérations mathématiques sur les enregistrements qui répondent aux critères demandés.
Générateur d'expression Permets d'utiliser au maximum les requêtes. Utilise les fonctions intégrées dans Access.

Les opérateurs, les opérations ainsi que le générateur d'expressions sont expliqués en plus de détails dans les exercices de la prochaine page Web.

*Pour l'exemple, écrivez roger pour le critère sous le champ "prénom".

7. Exécuter la requête

*Appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu Affichage, sélectionnez l'option feuille de données.

Les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.

*Pour revenir ensuite au mode création, appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu Affichage, sélectionnez l'option Création.

8. Options spécialisées : les fonctions, le générateur d'expression et les opérations

Access vous offre beaucoup plus pour concevoir des requêtes complexes. Il vous offre une longue série de fonctions que vous pouvez utiliser dans les requêtes, les formulaires ou les états. Pour vous aider à utiliser ces fonctions, Access vous offre le générateur d'expressions qui vous donne accès à toutes les ressources disponibles à partir du logiciel. Que ce soit, les champs, les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros, les modules ou les fonctions intégrées, ils sont tous disponibles à partir du générateur d'expressions. Pour terminer, il est aussi possible de regrouper les enregistrements pour faire des opérations telles que la somme sur un champ, pour compter, pour trouver la moyenne parmi d'autres.

Les fonctions

En plus des champs calculés, Accès possède des fonctions prédéterminées pour vous aider à réaliser des requêtes et des analyses plus complexes. Il y a 176 fonctions de disponibles qui sont regroupées en 16 catégories. Voici la liste des catégories et le nombre de fonctions dans chacune des catégories.

Nom de la
catégorie
Nombre de
fonctions
Tableau 2
Conversion 31
Base de données 13
Date/Heure 23
DDE 6
Regroup.Domaine 10
Gestion d'erreur 4
Financier 13
Général 10
Entrée/Sortie 14
Inspection 5
Maths 12
Messages 3
Déroulement prog 3
Regroupement SQL 9
Texte 28

Il y a une fonction pour presque toutes les occasions. Il suffit d'appuyer sur le bouton pour afficher le générateur d'expression. À partir de cette fenêtre, vous avez accès à toutes les ressources disponibles à Access. Pour voir la liste des fonctions:

*Faites un double-clic sur le dossier Fonctions situé dans la première colonne de la fenêtre.
*Cliquez sur le dossier Fonctions intégrées.

Le contenu de la deuxième et la troisième colonne vont se remplir. La deuxième colonne contient la liste des catégories de fonctions. La troisième colonne contient la liste des fonctions disponibles.

Pour avoir plus d'informations sur l'une des fonctions:

*Cliquez sur la fonction qui vous intéresse.
*Appuyez sur le bouton Aide.

Une description de la fonction va apparaître dans une fenêtre.

Les opérations

En plus de faire des recherches avec des critères ou des fonctions intégrées d'Access, il est aussi possible de regrouper les champs pour faire des opérations telles que la somme, la moyenne de champs numérique. Parmi d'autres opérations, il est aussi possible de compter le nombre d'enregistrements qui répondent à certains critères.

*Pour accéder aux opérations, appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu Affichage, sélectionnez l'option Opérations.

Voici la liste des opérations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant.

Nom des opérations Description
Regroupement Regrouper sur le champ.
Somme Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numérique ou monétaire.
Moyenne Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numérique ou monétaire.
Min Trouver la plus petite valeur pour le champ.
Max Trouver la plus grande valeur pour un champ.
Compte Compte le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères voulus.
EcartType Trouver l'écart type d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numérique ou monétaire.
Var Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numérique ou monétaire.
Premier Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés.
Dernier Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux critères demandés.
Expression Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement.
Entrer des critères sans qu'ils soient pris en considération pour le regroupement.

Ce n'est p as toutes les opérations s'appliquent à tous les types de champs. Par exemple, il est impensable de faire une moyenne sur un champ de type Texte. Voici une liste des opérations et sur quel type de champs ils peuvent s'appliquer.

Opérations Texte Mémo Numérique
Date/Heure
Monétaire
NuméroAuto
Oui/Non
OLE
Somme X
Moyenne X
Min X X
Max X X
Compte X X X X
Écartype X
Var X
Premier X X X X
Dernier X X X X

9. Relier des tables.

Si votre requête requiert des champs qui proviennent de plusieurs tables ou d'autres requêtes, vous devez les relier sur des champs en commun. Il est aussi possible que vous ayez besoin d'autres tables pour créer des liens "indirectes" entre deux tables. Par exemple, dans la structure des relations entre les tables qui composent une facture que l'on voit à la page sur les relations, on remarque qu'il n'y a pas de relations directes entre la table Clients et celle de l'inventaire de l'entreprise.

Mais il y a une relation entre Clients et Facture. Il y aussi une autre relation entre Facture et Transition Fact-Inv et une dernière entre Transition Fact-Inv et Inventaire. Bien qu'il n'y a pas de relation "directe" entre Clients et Inventaire, il est toujours possible de les "relier" en utilisant d'autres tables tels que Facture et Transition Fact-Inv.

Modifier une requête

Après votre premier aperçu du résultat de la requête, il est possible que vous vouliez modifier un ou plusieurs éléments de la requête. Quelques raisons possibles sont que vous n'avez pas eu le résultat escompté ou qu'il manque ou qu'il y a trop de champs dans la requête. Aussi vous voulez peut-être changer l'ordre de présentation des champs dans la requête. La partie qui suit consiste à voir comment insérer une nouvelle colonne entre des champs, supprimer un champ de la liste et comment déplacer un champ dans l'ordre des champs affichés dans la requête.

Insérer une colonne

Il est possible d'insérer une colonne entre deux champs dans la liste des champs de la requête. Cela est avantageux lorsque vous voulez insérer un champ calculé entre deux champs qui sont dans la requête.

*Cliquez sur la colonne placée à la droite de la colonne que vous voulez ajouter.
*Du menu Insertion, sélectionnez l'option Colonnes.

Supprimer une colonne

Vous n'avez plus besoin d'un champ pour une requête. Il est facile de le retirer en suivant les instructions suivantes.

*Cliquez sur la colonne à supprimer.
*Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer colonne.

Déplacer une colonne

Il est aussi toujours possible de changer l'ordre de présentations des champs dans la requête. Avant de commencer l'opération, prenez note que c'est la pointe de la flèche (pointeur) qui est utilisée pour sélectionner la colonne du champ et pour la déplacer.

*Cliquez sur la petite boîte grise au-dessus du nom du champ à déplacer.

colonne sélectionnée

La colonne au complet devrait être sélectionnée.

*Placez le pointeur par-dessus de la boîte grise du champ à déplacer.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers la gauche ou vers la droite selon vos besoins.

Le champ va se réinsérer dans la requête à l'endroit où il y a une barre verticale entre les champs dès que vous relâcherez le bouton gauche de la souris.

Exporter les données

Comme pour les tables, Access peut exporter le résultat d'une requête vers d'autres applications. Cette option est plus avantageuse que pour les tables puisque vous pouvez demander les enregistrements qui répondent à vos besoins. L'exportation vous permet de prendre avantage d'opportunités qu'offrent les autres applications.

Avant de pouvoir exporter les données, il faut premièrement enregistrer la requête dans la base de données Access.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer.

Fenêtre enregistrer sous

*Entrez le nom de votre choix.
*Appuyez sur le bouton OK.

Une fois que la requête est enregistrée, il est ensuite possible d'exporter.

*Après que vous soyez satisfait des résultats de la requête, sélectionnez du menu Fichier l'option Enregistrer sous/exporter.

Options de sauvegarde

Access vous offre un choix: d'enregistrer le résultat dans un fichier ou comme une requête dans la base de données.

*Sélectionnez, l'option Vers un fichier ou une base de données externe.
*Appuyez sur le bouton OK.

Fenêtre enregistrer sous avec la liste des formats accessibles.

*Dans la case Nom du fichier, entrez le nom de votre choix.
*De la liste Type de fichier, sélectionnez le format qui répond à vos besoins.
*Appuyez sur le bouton Exporter.

Access va ensuite créer un fichier dans le format choisi. Vous pourrez ensuite l'utiliser pour répondre à vos exigences.

La prochaine page Web contient des exercices pour pratiquer ce que vous avez vu sur cette page. Allez-y vite!



 

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