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Access: Les formulaires



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Création d'un formulaire assisté
Entrer de l'information
Déplacement dans le formulaire
Personnaliser un formulaire

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Les possibilités de la barre d'outils
Les propriétés des contrôles
Verrouiller un champ
Masquer un champ
Ordre de tabulation


Imprimer le formulaire

Access
Les tables
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Les formulaires
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201 fonctions pour les pressés









Introduction

Les formulaires servent à mieux présenter l'information qui se retrouve dans les différentes tables. Il est aussi plus "convivial" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou une requête. Aussi, il est possible d'afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l'écran. Il est aussi possible de "verrouiller" un champ. Ceci permet à l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un champ mais pas de le modifier. Comme pour une requête, il est possible d'avoir des champs calculés pour accomplir des calculs tel que pour des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de simples calculs.

La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source de celui-ci. Une requête est plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui répond à vos critères.

Les exercices sur les différents éléments et fonctions d'un formulaire seront démontrés à partir de la table Employés. Pour copier la base de données qui contient cette table, et plusieurs autres, cliquez ici pour vous rendre à la page des fichiers de démonstrations et sauvegardez le fichier demoacc2.mdb sur votre disquette. Pour ceux qui utilisent le fureteur Netscape pour voir ces pages, lisez la note attention au bas de la page et copiez le fichier demoacc2.exe. Pour ceux qui utilisent Access 2000, il y a le fichier demoa2k2.exe sur cette même page Web. Une fois que vous aurez copié le bon fichier, revenez à cette page pour continuer votre apprentissage.

Création d'un formulaire assisté

Vous pouvez créer un formulaire à partir de rien. Mais il est plus avantageux d'utiliser l'un des assistants qu'Access rend à votre disposition pour réaliser un formulaire. Vous pouvez toujours par la suite le modifier selon vos besoins.

Vous pouvez créer un formulaire à partir d'aucun champ. Mais, la "source" d'un formulaire peut être une table ou une requête. Cependant, une requête peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe" qui entre ou accède à de l'information dans plusieurs tables en même temps. Il faut cependant vérifier le "bon fonctionnement" de ces requêtes avant de créer un formulaire basé sur ceux-ci. La règle est que, si vous êtes capable d'entrer de l'information directement à partir de la requête, vous serez aussi capable de le faire dans le formulaire.

*À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet des formulairesAccess: onglet Formulaire.
*Appuyez sur le bouton Nouveau.

Nouveau formulaire: Assistant formulaire

Access vous affiche la liste des assistants disponibles pour la création d'un formulaire. Comme vous le voyez, il y a plusieurs choix. Le tableau ci-dessous décrit chacun de ces assistants ainsi que les avantages et désavantages de chacun.

Type

Description

Avantage/Désavantage

Mode création

Permet de construire un formulaire à partir de zéro.

Bien pour de petits formulaires ou des formulaires ayant beaucoup de champs indépendants.
Les assistants sont mieux placés pour créer des formulaires pour afficher les données de tables ou de requêtes.

Asssitant formulaire

Il vous pose quelques questions pour déterminer les champs dont vous aurez besoin ainsi que du genre de présentation que vous voulez afficher.

Il vous offre plus d'options que les autres assistants.

FormulaireInstantané: Colonnes

Il génère automatiquement un formulaire qui affiche chacun des champs l'un en dessous de l'autre.

Rapide à créer. Peut toujours changer la présentation par après.

FormulaireInstantané: Tableau

Il affiche chacun des champs d'un enregistrement l'un a coté de l'autre.

Ceci n'est pas toujours pratique lorsque vous avez plusieurs champs dans une table ou une requête.

FormulaireInstantané: Feuille de données

Il affiche tous les enregistrements en mode feuille de données comme à l'entrée des données à partir d'une table.

Ceci n'est pas vraiment pratique pour l'utilisateur à moins qu'il connaisse parfaitement le contenu des champs.

Assistant graphique

Il permet d'afficher les champs de type numérique ou de type monétaire dans un graphique. Il suffit d'indiquer à l'assistant les champs que vous avez besoins et du genre d'opération (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir.

Difficile à manipuler la première fois. Besoin de pratique.

Assistant Tableau croisé dynamique

Il vous permet de regrouper plusieurs champs dans un tableau croisé.

Il a aussi l'avantage de vous afficher des opérations. Vous pouvez restructurer la présentation des données à votre choix. Access utilise le module de tableau croisé dynamique d'Excel pour afficher le contenu.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option assistant formulaire.
*Au bas de la fenêtre, sélectionnez la table ou la requête de votre choix. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Employés.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre consiste déterminer les champs que vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas de la fenêtre, celle-ci est séparée en deux parties. La case de gauche affiche les champs de la table ou de la requête. La case de droite affiche la liste des champs qui seront utilisés dans le formulaire. Pour ajouter un champ:

*Sélectionnez de la case de gauche le champ que vous voulez ajouter au formulaire.
*Appuyez sur le bouton Bouton Ajouter un champ.

Le champ sera ajouté à la liste des champs sélectionnés pour le formulaire.

*Pour ajouter tous les champs, appuyez sur le bouton ter tous les champs.

L'ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est important. C'est dans cet ordre que ces champs vont apparaître dans le formulaire. Vous pouvez toujours le changer en personnalisant le formulaire. Mais, vous pouvez aussi vous éviter des aggravations en plaçant en ordre les champs dès maintenant.

Access: Assistant formulaire, les champs ont tous été sélectionnés

L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes sans avoir auparavant à créer une requête ayant tous les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de différentes tables ou requêtes. Aussi, le formulaire va afficher tous les enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accéder qu'à une partie des enregistrements ou qu'il n'y ait pas de relations entre les tables ou les requêtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant créer une requête.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez tous les champs (Bouton Sélectionner tous les champs) dans le même ordre que dans la table
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

Le prochain écran demande quelle est la manière que les champs seront affichés à l'écran. Access vous donne même un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre avant de choisir définitivement. L'option Colonne simple va afficher les champs un en dessous de l'autre. L'option Tabulaire va afficher les champs un à côté de l'autre. Access va réduire la taille des champs pour s'assurer que les champs apparaissent l'un à coté de l'autre. L'option Feuille de données va afficher les champs de la même manière que lors de l'entrée des données dans une table. Ceci n'est pas pratique si l'utilisateur ne connaît pas tous les champs. Le mode Justifié va afficher les champs l'un à coté de l'autre sauf qu'il ne réduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres champs en dessous. La partie gauche de la fenêtre vous donne une image du type de présentation.

Access: Assistant formulaire, sélection du style de présentation: colonne simple, tabulaire, feuille de données et justifié

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Colonne simple.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande quelle est l'image de fond de votre formulaire. Vous pouvez décider de ne pas mettre de fond de formulaire en sélectionnant l'option Standard.

Access: Assistant formulaire, choix du style de fond du formulaire

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Crépuscule.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière fenêtre vous demande premièrement le titre du formulaire.

*Changez le titre à "Liste des employés".

En plus, Access vous demande ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modifier immédiatement le formulaire.

Access: Assistant formulaire, déterminer le nom du formulaire

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations.
*Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperçu du formulaire une fois terminé.

Access: Formulaire complété

Entrer de l'information

Il vous est maintenant possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'avez peut être fait en mode feuille de données lors de la création de la table. Cependant, la présentation des données est plus compréhensible pour un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de données.

Déplacement dans le formulaire

Pour se déplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes:

+Utilisez les touches Tab et MAJ (shift) Tab pour vous déplacer au champ suivant ou au champ précédent.
+Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre.
+Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation située au coin inférieur gauche de la fenêtre pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table.

Barre de défilement des enregistrements dans le formulaire

+Utilisez les flèches vers la gauche ou vers la droite pour passer à l'enregistrement précédent ou suivant.
+Utilisez les flèches avec une barre verticale pour vous rendre au premier ou au dernier enregistrement de la table ou de la requête.
+Utilisez la flèche avec l'étoile ( * ) pour ajouter un enregistrement à la table ou à la requête.
+Placez le pointeur dans la case blanche et écrivez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la touche Entrée.
OU
Appuyez sur la touche F5 et entrez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la touche Entrée.

+Pour ajouter un enregistrement à la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche PageDown. Un enregistrement vide va apparaître. Ensuite, entrez les nouvelles données à votre choix.
OU
+De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Ajouter un enregistrement.

Modifier un enregistrement

Il est très facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouillé".

*Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez modifier.
*Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications.
*Changez le contenu du champ à votre choix.

Supprimer un enregistrement Supprimer un enregistrement

*Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez modifier.
*Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer l'enregistrement.
OU
*De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Supprimer un enregistrement.

Rechercher un enregistrement Rechercher

Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grâce à une recherche sur le contenu de l'un des champs de l'enregistrement.

*Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche.
*Du menu Édition, sélectionnez l'option Rechercher.
OU
*Appuyez sur les touches Ctrl et F.
OU
*De la barre d'outils, appuyez sur le bouton Rechercher.

Entrée de la valeur recherchée

*Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez.
*Appuyez sur le bouton Rechercher.

Personnaliser un formulaire

*Entrez en mode création en appuyant sur le bouton Bouton Mode création.

Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets à votre formulaire. Access appelle chaque objet de votre formulaire un "contrôle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le formulaire.

Supprimer un champ

Il est toujours possible de supprimer un contrôle (objet) du formulaire. Cela peut être un intitulé, une ligne, une boîte ou un autre élément du formulaire; incluant les champs. L'exercice qui suit consiste à retirer le champ Poste du formulaire. L'exercice suivant va le remettre dans le formulaire.

*Sélectionnez le champ à supprimer. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste.
*Appuyez sur la touche supprime.
OU
*Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer.

Ajouter un champ Bouton Liste de champs

L'exercice précédent consistait à enlever un champ Poste du formulaire. Il vous est toujours possible d'ajouter ou de remettre un champ qui était à la base du formulaire. Cet exercice consiste à remettre le champ poste qui avait été retiré dans le formulaire à l'endroit où il était placé.
*Appuyez sur le bouton Bouton Liste de champs.

La liste des champs de la table ou de la requête à la source du formulaire va apparaître.

Liste des champs du formulaire

*De la liste des champs, cliquez le champ désiré. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ à l'endroit désiré dans le formulaire. Pour les besoins de l'exercice, replacez le champ Poste à son endroit original.
*Relâchez le bouton de la souris.

Il suffit de faire attention à l'ordre de présentation des champs. Cette option est couverte plus loin sur cette page; voir ordre de tabulation.

Déplacer un contrôle (objet)

*Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
*Cliquez sur le contrôle à déplacer.
*Placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en une petite main.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Si vous aviez choisi une zone de texte (champ) ou un intitulé, l'élément associé (champ ou intitulé) va aussi se déplacer. Pour déplacer seulement un ou l'autre:

*Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
*Cliquez sur le contrôle à déplacer.
*Placez le pointeur sur le gros carré noir situé au coin supérieur gauche du contrôle. Le pointeur devrait se transformer en une petite main avec l'index sur le carré.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Dans ce dernier cas, seulement l'intitulé ou la zone de texte choisi se déplacera. De cette façon, il est possible par exemple de mettre le champ en dessous de l'intitulé.

Déplacer une série de contrôles (objets)

Pour déplacer plusieurs éléments à la fois, il faut premièrement les sélectionner: avec un bloc en utilisant la souris ou avec une combinaison de clics de souris et de la touche MAJ (shift).

Avec un bloc de souris:

*Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez-là pour entourer tous les éléments que vous voulez sélectionner.

Cette technique est pratique si les éléments sont proches l'un de l'autre et qu'il n'y a pas de contrôles qui ne doivent pas être déplacés entre ceux-ci. Pour être plus sélectif dans vos choix de contrôles, utilisez la technique suivante.

*Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .
*En gardant un doigt sur la touche MAJ (shift), cliquez sur les contrôles à déplacer.

Une fois que les éléments sont choisis, utilisez la technique expliquée ci-dessus pour déplacer une série de contrôles au lieu d'un seul.

Changer la présentation d'un contrôle (objet), changer les couleurs.

À partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la présentation du texte et des champs. La partie suivante de la barre d'outils permet de changer respectivement la couleur de fond, changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le type de contour et mettre un effet de relief aux contrôles (objets) situés sur le formulaire.

Changer la taille d'un contrôle (objet).

En tout temps, il vous est possible de modifier la taille

La barre d'outils

*Appuyez sur le bouton pour afficher la barre d'outils.

La barre d'outils vous offre l'accès à plusieurs contrôles que vous pouvez ajouter à votre formulaire. La partie qui suit explique chacun de ces outils et donne un exemple du fonctionnement de chacun dans un formulaire.

Sélectionnez un contrôle

En appuyant sur le bouton , il vous est possible de sélectionner un ou plusieurs contrôles (objets) pour ensuite les déplacer ou changer une de leurs propriétés.

Activer les assistants

Cette option vous permet d'activer ou non les assistants pour les différents contrôles de la barre d'outils. Laissez les assistants "actifs". Ceci va vous aider lors de l'ajout de certains contrôles à votre formulaire.

Ajouter un "intitulé" ou du texte libre.

Aussi anciennement appelé une étiquette, il sert à décrire les champs ou à ajouter de l'information supplémentaire sur le formulaire. Un intitulé apparaît à chaque fois que vous ajoutez un champ au formulaire. Pour l'utiliser:

*Appuyez sur le bouton .
*Cliquez sur le formulaire où vous voulez placer l'intitulé.
*Écrivez le texte de votre choix.

Ajouter une "zone de texte" ou un champ indépendant

Comme pour les requêtes, il est possible d'ajouter des champs calculés à partir d'autres données dans un formulaire ou un état. Donc, vous pouvez accomplir des calculs directement dans le formulaire avec une zone de texte (i.e. champ). Par exemple, le total d'une facture ressemblerait à ceci: =[SousTotalProduits] + [SousTotalServices] + [Taxes] . La seule différence entre une zone de texte contenant un champ d'un champ calculé est qu'il faut commencer la formule en utilisant le caractère " = ".

La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus (salaire+commission) de l'employé affiché à l'écran.

*Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte.
*Cliquez à l'endroit où vous voulez le champ indépendant.

La zone de texte et un intitulé vont apparaître.

*Placez le curseur à l'intérieur de la case de zone de texte.
*Entrez la formule suivante: =[salaire] + [commission] .
*Affichez le formulaire en mode Formulaire en appuyant sur le bouton .

Si le champ revenu affiche #Nom?, il y a une erreur dans la formule. Veillez retourner au mode création et vérifier la formule.

*Entrez un chiffre dans la case salaire ou commission et appuyez sur la touche Entrée.

Dès que vous avez appuyez sur la touche Entrée, ou déplacez le pointeur à un autre champ, le champ indépendant Revenu que vous venez de créer s'est mis à jour avec le nouveau total de la somme des champs Salaire et Commission.

Vous pouvez créer vos propres formules pour calculer presque n'importe quoi. Vous pouvez calculer la TPS et la TVQ sur une facture, la commission d'un vendeur sur une facture ou utiliser les fonctions d'Access pour d'autres calculs. En fait, vous devriez utiliser un champ calculé dans une requête, un formulaire ou un état à chaque occasion que vous avez.

Ajouter un groupe d'options

Un groupe d'options vous permet, comme pour la zone de liste modifiable et la zone de liste, de choisir parmi une liste prédéterminée. L'une des différences entre un groupe d'options et les deux autres est que toutes les options apparaissent à l'écran. Pour les deux autres, il faut appuyer sur un bouton à la droite de la case pour voir les autres possibilités. Une autre différence est que vous devez écrire la description, appelé une étiquette en jargon d'Access, au lieu de choisir parmi une liste qui se retrouve dans une table ou une requête. La dernière différence est qu'il faut déterminer la valeur qui sera conservé dans le champ pour chacune des étiquettes que vous avez écrit.

L'exercice consiste à créer un groupe d'options qui sert à déterminer le statut social de l'employé. La valeur qui sera choisie sera conservée dans le champ Statut de la table Employés.

*Appuyez sur le bouton .
*Cliquez sur le formulaire à l'endroit où vous voulez mettre un groupe d'options.

À la première fenêtre, l'assistant de groupe d'options va vous demander la liste des étiquettes, ou descriptions, pour les choix que vous voulez offrir à l'utilisateur du formulaire.

*Écrivez ensuite la liste des possibilités. Pour les besoins de l'exercice, écrivez les mêmes étiquettes, ou descriptions, que ceux affichés à la fenêtre ci-dessus.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait être la valeur par défaut. Ce qui veut dire qu'il y aurait une valeur prédéterminée. Si aucune autre valeur n'est choisi, c'est celle-ci qui sera la valeur du champ.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option: "Non, je ne veux pas définir de valeur par défaut."
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

Après avoir entré les étiquettes, il faut donner une valeur à chacune de celles-ci. Par défaut, Access affiche un chiffre à côté de chacune de ces étiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chiffres. Cette fenêtre vous permet de modifier ces valeurs à ceux de votre choix.

*Pour les besoins de l'exercice, laissez les valeurs à ceux affichés initialement à la fenêtre.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur sélectionnée. Il vous offre de la conserver dans un champ indépendant (conserver la valeur pour un usager ultérieur) ou de placer cette valeur dans un champ d'une table.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option "Stocker la valeur dans ce champ:" et sélectionnez le champ Statut.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de présentation du groupe d'options que vous préférez. Il vous offre le choix pour la présentation des intitulés (descriptions) et de la bordure qui entoure le groupe. La partie gauche de la fenêtre vous offre un aperçu du groupe d'options avec vos choix d'options.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option "Case d'option" pour la présentation des étiquettes.
*Sélectionnez l'option "Échelonné" pour le choix de la bordure.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

Le dernier élément dont l'assistant a besoin pour terminer la création du groupe est le titre pour le groupe d'options. Ce titre va apparaître au haut du groupe d'options. Pour les besoins de l'exercice:

*Écrivez le texte suivant dans la case : Statut social .
*Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour générer le groupe d'options avec les options que vous avez choisies. Voici le résultat de l'exercice.

Avec un groupe d'options, il est seulement possible de choisir l'un des choix offerts dans la boîte à la fois. Comme dans cet exemple, il est impossible d'être célibataire et marié en même temps!

Bouton bascule

Le bouton bascule, comme pour le bouton d'option et le bouton crochet sont utilisés pour les champs de type Oui/Non. Il faut appuyer sur le bouton pour dire "oui" ou pour "activer" l'option ou le champ.

Bouton d'option (radio)

Le bouton d'option (anciennement appelé bouton radio) peut être utilisé avec un champ de type Oui/Non. Il faut "noircir" le bouton pour l'activer ou pour dire l'équivalent de Oui.

Bouton crochet

Le bouton crochet peut être utilisé avec un champ de type Oui/Non. Il faut mettre un "X" dans la case pour l'activer ou dire l'équivalent de Oui.

Zone de liste modifiable

Comme un groupe d'options et une zone de liste, une zone de liste modifiable vous permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéterminée. Il vous est aussi possible d'ajouter d'autres valeurs à la liste si nécessaire. C'est un élément que le groupe d'options et la zone de liste ne vous permettent pas. Une liste a aussi l'avantage d'éviter des erreurs d'orthographe lors de la retranscription des données. Le dernier avantage d'une liste modifiable est qu'il est possible d'afficher plusieurs champs en même temps. Ceci a l'avantage de donner une meilleure référence au moment de faire un choix pour une valeur de la liste.

L'exercice consiste à créer une zone de liste modifiable pour le champ Bureau qui représente le lieu de travail des employés. La source de la liste modifiable sera la table Bureau qui contient le nom des villes ainsi que les adresses de chacun des bureaux de la compagnie.

*Du formulaire, sélectionnez le champ Bureau et effacez-le.
*De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
*Placez la zone de liste modifiable en cliquant à l'endroit où le champ Bureau était situé.

L'assistant vous offre trois manières de déterminer la source pour la liste modifiable. Parmi les choix pour déterminer la source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou d'une requête. Vous pouvez aussi écrire les valeurs de votre choix. Celles-ci seront ensuite conservées dans une nouvelle table. La dernière possibilité vous permet de vous rendre à un enregistrement selon le choix de cette liste modifiable.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la liste modifiable recherche ...
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui sera utilisé pour la source de la zone modifiable. Il vous affiche même la liste de ceux-ci.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Bureau.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La fenêtre suivante vous demande de choisir parmi la liste des champs de la requête ceux que vous voulez afficher à l'écran. Ceux-ci vous donnent une référence supplémentaire lors de la sélection de la valeur de la liste modifiable. Les champs seront affichés selon l'ordre qu'ils se retrouvent dans la case "Champs sélectionnés".

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez dans l'ordre les champs suivants: Bureaux, Adresse, Téléphone.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande de déterminer la largeur de chacune des colonnes des champs que vous avez sélectionnés à la fenêtre précédente. C'est cette largeur qui sera utilisée lorsqu'il sera le temps d'afficher la liste modifiable. Aussi, cette fenêtre vous permet d'afficher ou de cacher la colonne clé; la première sélectionnée à la fenêtre précédente. Pour ce cas, il s'agit du champ Bureaux.

*Pour les besoins de l'exercice, désactivez l'option Colonne clé cachée.

Pour ajuster la largeur des colonnes:

Il est intéressant d'être capable d'ajuster la largeur des colonnes contenant de l'information. Vous pouvez vous assurer que toute l'information du champ apparaît dans la case.

*Placez le pointeur au bout de la colonne ou entre deux colonnes.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou élargir la colonne.

*Pour les besoins de l'exercice, ajuster la largeur des colonnes pour afficher tout le contenu de celles-ci.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

S'il y a seulement deux champs dans la liste des champs disponibles:

*Appuyez sur le bouton Précédent >.
*
Désactivez l'option de colonne clé cachée.
*Appuyez sur e bouton Suivant >.

Puisque vous avez choisi plusieurs champs à l'affichage, l'assistant voudrait savoir la valeur de quel champ doit-il conserver dans la zone modifiable.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Bureaux.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite l'endroit où vous voulez conserver la donnée. Vous pouvez la conserver dans un champ indépendant (Mémoriser la valeur pour usage ultérieur) ou la mettre dans l'un des champs de la table.

*Pour les besoins de l'exercice, stocker la donnée dans le champ Bureau.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière question est de savoir quel est le texte de l'étiquette qui va décrire la liste modifiable.

*Pour les besoins de l'exercice, écrivez "Bureau" dans la case.
*Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperçu de la liste modifiable une fois terminée.

Pour ajouter un nouveau bureau, ajoutez un enregistrement dans la table Bureaux. Par exemple, ajoutez Toronto au 1000 Younge street. Ensuite, retournez voir le contenu de la liste modifiable.

Zone de liste

Une zone de liste offre à l'utilisateur du formulaire un choix de certaines valeurs pour un champ. L'exercice qui suit consiste à créer une zone de liste et d'afficher une liste pour les occupations possibles dans l'entreprise.

*Appuyez sur le bouton Zone de liste .

Dans cette base de données, il y a une table qui contient la liste des occupations de l'entreprise. Cette table s'appelle d'ailleurs Occupations. Vous pouvez aussi créer votre propre liste en sélectionnant l'option "Je taperais les valeurs souhaitées."

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la zone de liste recherche les valeurs dans une table ou requête.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

Access va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui contient le champ avec l'information à mettre dans la zone de liste. De la liste des tables et requêtes de la base de données, sélectionnez celle qui contient l'information que vous voulez afficher dans la zone de liste.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Occupations.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La table contient qu'un seul champ: Occupation. Dans cette table, il y a présentement que deux occupations possibles: gérant et vendeur. Si vous vouliez ajouter une autre poste à la liste, il faudrait ajouter un enregistrement à cette table. Contrairement à une zone de liste modifiable, il est impossible d'ajouter un enregistrement directement dans la zone de liste.

Il y a aussi une autre table qui aurait pu être choisie. C'est la table Employés. Il y a dans celle-ci le champ poste qui contient déjà une liste des occupations des employés. Mais, dans la plupart des cas, vous voudrez utiliser les informations provenant d'une autre table.

*Sélectionnez le champ Occupation.
*Appuyez sur le bouton pour transférer le champ Occupation dans la zone des Champs sélectionnés.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant de la zone de liste vous demande ensuite de déterminer la longueur du champ qui sera affiché à l'écran.

*Placez le pointeur sur la bordure droite de la case.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la souris vers la gauche ou la droite selon que vous voulez réduire ou agrandir la largeur la longueur de la fenêtre.
*Une fois que vous avez déterminé la largeur voulue, relâchez le bouton de la souris.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'avant dernière étape consiste à indiquer à l'assistant de la zone de liste si vous voulez conserver les choix dans une valeur pour usage ultérieur ou parmi l'un des champs qui se retrouve dans le formulaire. Pour l'exercice, la valeur choisie de la zone de liste ira dans le champ Poste.

*Sélectionnez la seconde option: Stocker la valeur dans ce champ.
*De la liste des champs disponibles, sélectionnez le champ Poste.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.


La dernière étape consiste à écrire le texte qui ira avec la zone de liste.

*Écrivez dans la case de l'étiquette: "Poste".
*Appuyez sur le bouton Terminer.

Bouton de commande

Les boutons commandes sont très pratiques pour les utilisateurs de formulaires. Ils permettent de facilement accéder à des options qui affectent le formulaire ou la base de données. Par exemple, grâces aux boutons de commande, il est possible de passer d'un enregistrement à un autre, d'ouvrir ou d'imprimer un formulaire ou un état ainsi que plusieurs autres possibilités. Access offre une série d'options prédéterminées pour faciliter la création de boutons de commande. Si, ceux-ci ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez toujours créer une macro ou un module et "l'attacher" à un bouton.

Le prochain exercice consiste à la création d'un bouton commande pour passer à l'enregistrement suivant.

*À partir de la barre d'outils, cliquez sur le bouton de commande .

L'assistant pour le bouton de commande va afficher la fenêtre suivante.

Cette première fenêtre demande quelle action le bouton devra faire lorsqu'on appuie sur celui-ci. La première colonne les catégories d'actions possibles. La seconde colonne affiche les actions possibles. Puisque, pour l'exercice, le bouton doit afficher l'enregistrement suivant:

*De la colonne Catégories, sélectionnez l'option Déplacements entre enreg.
*De la colonne Actions, sélectionnez l'option Enregistrement suivant.
*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande quel genre de présentation voulez-vous sur le bouton. Est-ce du texte de votre choix ou une image représentative? Si vous voulez du texte, il suffit d'écrire le texte dans la première case et de choisir l'option Texte. Pour l'exercice, une image sera utilisée.

*Cliquez sur l'option Image.
*De la liste des images possibles, sélectionnez l'image Suivant.

Il y a aussi deux autres options intéressantes sur cette fenêtre. En cliquant sur l'option "Afficher toutes les images", vous aurez plus de possibilités pour choisir une image. Même avec cette liste, il est encore possible qu'il n'y ait pas d'image qui réponde à vos besoins. Il est donc possible, avec le bouton Parcourir d'aller chercher une image que vous avez trouvée d'ailleurs et de le coller au bouton.

*Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière fenêtre vous demande quel nom voulez-vous donner au contrôle bouton de commande.

*Dans la case, écrivez le texte "Bouton suivant".
*Appuyez sur le bouton Terminer.

Image

Il est aussi possible d'insérer des images dans un formulaire. Que ce soit le logo de la compagnie ou une image représentative.

*De la barre d'outils, cliquez sur le bouton d'image .

Un pointeur ayant la forme suivante va apparaître. Il suffit de la placer sur le formulaire à l'endroit où vous voulez insérer l'image.

*Placez le pointeur sur le formulaire et cliquez sur le bouton de la souris.

Access va ensuite vous demander l'endroit et le nom de l'image que vous voulez insérer.

*Sélectionnez l'endroit et l'image de votre choix.
*Appuyez sur le bouton OK.

L'image va ensuite s'insérer sur le formulaire. Vous pourrez toujours le déplacer sur le formulaire. Selon le format de l'image, il est possible que vous ne pourrez pas changer sa taille. C'est une chose à prendre en considérations lorsque vous créez les images pour vos formulaires ou vos états.

Cadre d'objet indépendant

Permet d'insérer des objets provenant d'autres applications Windows tel qu'un graphique d'Excel ou un organigramme de Visio ou d'autres applications. L'objet est indépendant du contenu des tables d'Access.

Cadre d'objet dépendant

L'objet inséré est dépendant du contenu des tales ou des requêtes d'Access. Une modification de ceux-ci pourrait affecter l'objet dépendant.

Saut de page

Même dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun effet à l'affichage à l'écran. Mais, cette option est très pratique au moment de l'impression du formulaire. Cela permet d'imprimer un formulaire sur plusieurs pages.

*De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page .
*Déplacez le pointeur au bas de la zone Détails.
*Appuyez sur le bouton gauche de la souris.

Un petit contrôle trait de pointsva apparaître collé sur la bordure gauche de la fenêtre. Ceci est le séparateur de page. Tout ce qui est au dessus de ce contrôle va être sur une page. Le reste sera imprimé sur une autre page.

Pour voir l'effet de ce contrôle, il faut premièrement le déplacer au milieu du formulaire.

*Cliquez sur le contrôle du séparateur de page.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle au milieu du formulaire.

Le séparateur va automatiquement se coller à la bordure gauche du formulaire.

*Appuyez sur le bouton aperc¸u avant impression.

Vous verrez un aperçu de votre formulaire s'il était imprimé sur papier. Vous voyez aussi seulement une partie de votre formulaire. Le reste est sur la page suivante.

*Appuyez sur le bouton suivant situé au coin inférieur gauche de l'écran.

La page suivante va apparaître à l'écran. Vous allez remarquer que le reste du formulaire va apparaître sur le papier. Mais, aussi, vous allez voir le début d'un formulaire pour l'enregistrement suivant. C'est pour cette raison, pour des be

soins d'impression que des sauts de page sont mis à la toute fin de la zone Détail du formulaire; pour ne pas avoir deux formulaires sur une même feuille de papier.

Contrôle Onglet

Le contrôle Onglet offre deux avantages. Il regroupe les informations à une même place et prend moins d'espace à l'écran. Il suffit de cliquer sur l'onglet pour voir les informations de la catégorie choisie.

Sous formulaire/Sous État

Très pratique pour faire des formulaires complexes dont les données proviennent de plusieurs tables reliées. Il faut cependant faire attention qu'il y a des relations "formelles" entre les tables. Il y a la page des sous-formulaires de ce site qui donne plus d'explications sur cette option.

Trait

Sert à séparer les différentes sections d'un formulaire. Aide à la lecture du formulaire.

Boîte

Permet d'encadrer du texte ou un ou plusieurs champs. Seulement pour des besoins de présentation.

Autres contrôles

Il y a plusieurs autres contrôles qui sont disponibles.

 

Changer les propriétés d'un champ ou d'un objet.

*Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, dont vous voulez changer un attribut.
*Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Voici la liste de toutes les propriétés ou options que vous pouvez modifier pour chacun des "contrôles" du formulaire.

Les propriétés peuvent être regroupées en 4 catégories : Format, Données, Évennement et Autres.

L'option la plus importante est la seconde de la liste: Source contrôle. Access peut savoir si le contenu est un champ d'une requête ou d'une table. Il est aussi possible d'y entrer une formule.

Verrouiller un champ

L'option de verrouiller un champ permet à l'usager de voir l'information contenue dans un champ sans pouvoir le modifier. L'option Activé est aussi modifiée pour que le curseur n'entre pas dans le champ.

*Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez verrouiller.
*Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

*Changez l'option Activé à Non.

Le pointeur n'ira pas dans le champ.

*Changez l'option Verrouillé à Oui.

L'usager ne pourra pas changer le contenu du champ.

Masquer un champ

Il est parfois intéressant de masquer un contrôle pour que l'usager ne le voie pas au moment de l'utilisation du formulaire. Par exemple, l'usager n'a pas besoin de voir des champs calculés pour des ratios qui sont utiles seulement pour le formulaire. Ce contrôle sera toujours visible en mode création.

*Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez masquer.
*Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OR
*Appuyez sur le bouton droit de la souris.
*Du menu contextuel, sélectionnez l'option Properties.
*Changez la propriété Visible à Non.

L'usager ne verra plus le champ sur le formulaire. Mais le formulaire peut toujours utiliser ce contrôle invisible pour ses propres besoins.

Le format automatique

Access vous permet de changer la présentation de votre formulaire en utilisant un modèle préétabli.

*Appuyez sur le bouton .

La fenêtre suivante va apparaître.

Cette fenêtre vous permet d'utiliser l'un des modèles existants ainsi que de décider d'affecter ces changements aux polices de caractères, aux couleurs du texte et des bordures.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Couleur 2 pour tous les attributs.

L'assistant de format automatique vous offre trois options: de créer un nouveau format basé sur les valeurs actuelles du Formulaire Liste des employés, de mettre à jour le formulaire avec les option de Couleur 2 ou supprimer le modèle Couleur 2.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la deuxième option (Mettre à jour Couleur 2).
*Appuyez sur le bouton OK.

Access va prendre quelques instants pour mettre à jour la présentation du formulaire.

Le bouton générer

Mettre à jour des formules, Accéder à des fonctions, des macros ou des modules de programmation.

*Appuyez sur le bouton .

Access vous offre le choix d'accéder au générateur d'expression, au générateur de macro ou le générateur de code.

Afficher un formulaire

*À partir du mode création, appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Formulaire.

Ordre de tabulation

L'ordre de tabulation vous permet de déterminer l'ordre dans lequel le curseur va passer d'un champ à l'autre sur le formulaire. Il vous est possible de le changer pour vous permettre de mieux répondre aux besoins du formulaire. Pour cet exemple, le champ Poste devrait être en dessous du champ Nom. Voici comment le déplacer.

*Du menu Affichage, sélectionnez l'option Ordre des tabulations.

L'écran qui est affiché vous donne la liste des champs qui se retrouve sur le formulaire dans l'ordre que le curseur passe d'un champ à l'autre.

*Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Poste.
*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en dessous du champ Nom.

*Une fois que le champ est à la bonne place, vous pouvez relâcher le bouton de la souris.

Le bouton Ordre Automatique, peut automatiquement mettre les champs en ordre. Access met les champs en ordre selon leur emplacement sur le formulaire: de gauche à droite et du haut vers le bas. Donc, le champ le plus proche du coin supérieur gauche du formulaire sera le premier champ où le curseur va s'arrêter, celui à sa droite le second etc.

Mais cela n'est peut être pas ce que vous avec besoin. Imaginez que vous avez sur votre formulaire trois "zones", informations personnelles, salaire et avantages sociaux par exemple. Il est très possible d'avoir ces zones l'une à coté de l'autre. Donc, l'ordre automatique ne serait pas à votre avantage. C'est pour cette raison qu'il est toujours possible de changer l'ordre de tabulation.

Imprimer un formulaire

Attention!

Puisqu'il s'agit que d'un exemple, n'imprimez pas tous les enregistrements. Imprimez seulement la première page du formulaire. Sinon, tous les enregistrements vont s'imprimer sous forme de formulaire. Vous pouvez aussi changer la mise en page du document en utilisant le menu Fichier et Mise en page.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer.
OU
*Appuyez sur le bouton .



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