Excel vous permet de voir votre feuille de calcul de plusieurs façons. Chaque option apporte un avantage.
Normal
Ceci est le mode d'affichage habituel ou vous travailler avec Excel. Cependant, il y a d'autres options qui apportent des avantages.
Mise en page
Cette option vous donne un aperçu de votre modèle sur papier. Vous pouvez toujours ajuster la taille des cellules, déplacer du texte, des chiffres ou autres objets ainsi que de continuer à travailler sur votre modèle. L'avantage est de voir immédiatement l'impact de vos changements sur papier au lieu d'utiliser l'option aperçu avant impression sous le bouton Office.
Aperçu des sauts de page
Comme dans les versions précédentes d'Excel, il est possible de voir les sauts de pages ainsi que de modifier leur emplacement.
Vous pouvez modifier l'emplacement des sauts de pages lorsque vous êtes dans ce mode d'affichage.
Placez le pointeur sur la barre bleu du saut de page que vous désirez changer l'emplacement. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la barre à son nouvel emplacement. Relâchez ensuite le bouton de la souris.
Affichages personnalisés
Vous pouvez créer vos propres vues de votre classeur.
Plein écran
Le mode plein écran vous permet de vous concentrer sur votre modèle en retirant le Ruban de commandes ainsi que la barre d'états. Vous pouvez naviguer à travers votre modèle et apporter les modifications que vous désirez au contenu des cellules.
Appuyez sur la touche Échap pour revenir en mode normal.
Afficher/Masquer
Règle
La règle est seulement disponible que lorsque vous utilisez le mode d'affichage Mise en page. Elle vous permet de voir l'emplacement du contenu de votre feuille de calcul sur papier.
Quadrillage
Cette option vous permet d'afficher ou de masque le quadrillage à l'écran. Cela vous permet d'avoir un meilleur aperçu de votre modèle une fois qu'il sera mis sur papier.
Barre des messages
Barre de formules
La barre de formule vous permet de voir et de modifier le contenu des cellules. Vous pouvez le retirer de l'écran. Mais cela n'est pas recommandé.
Titres
Les titres sont les éléments qui décrivent le contenu des lignes et des colonnes. Vous pouvez le retirer temporairement. Mais il est préférable d'utiliser le mode d'affichage Plein écran.
Zoom
Zoom
Permet de mieux voir une partie des données ou avoir une vue d'ensemble de la feuille de calcul. Il suffit de changer le zoom pour changer votre vue des données.
Note: Le zoom maximum est de 400%.
100%
Remettre la vue des données à 100%, soit sa taille normale.
Zoom sur la sélection
Il y a aussi une autre façon d'accéder au zoom. Vous trouverez aussi les options sur le zoom dans le coin inférieur droit de l'écran.
Vous trouverez sur cette barre les modes d'affichage normale, mise en page et aperçu des sauts de page ainsi qu'une règle pour changer facilement le zoom à l'écran.
Fenêtre
Excel vous permet d'ouvrir plusieurs classeurs en même temps. Chaque classeur est dans sa propre fenêtre. Les options de ce regroupement de commandes vous permettent gérer ces fenêtres pour afficher les données que vous désirez à l'écran.
Nouvelle fenêtre
Réorganiser tout
Figer les volets
Cette option vous permet de figer le contenu d'une partie de l'écran. Ceci est très pratique lors que vous entrez des données tout en voulant voir les titres des lignes et des colonnes.
Placez le pointeur dans la cellule B4.
De l'onglet Affichage, dans le regroupement des commandes Fenêtre, appuyez sur le bouton Figer les volets.
Ce bouton va vous offrir trois options. La première, Figer les volets, va figer à l'écran toutes les lignes au-dessus et toutes les colonnes à la gauche de la cellule active. C'est cette option que vous allez utiliser le plus souvent.
La seconde option, Figer la ligne supérieure, va seulement figer la première ligne qui est affiché à l'écran. Donc, si la première ligne affichée est la ligne 5, c'est celle-ci qui sera figée.
La troisième option, Figer la première colonne, va seulement figer la première colonne affichée à l'écran.
Note
Vous ne pouvez pas utiliser les options Figer la ligne supérieur et figer la première colonne en même temps. Il faut utiliser l'option figer les volets à sa place.
Pour cet exercice, sélectionnez l'option Figer les volets.
Vous pouvez maintenant vous déplacer sur la feuille de calcul sachant que les titres seront toujours affichés. Il est plus facile de comprendre le contenu d'une cellule lorsque vous pouvez vous référer à des titres situés au-dessus et à la gauche de l'écran.
Appuyez sur les touches CTRL et Home.
Ceci va vous ramener à la première cellule non-figée de la feuille de calcul. Pour retirer cette option:
De l'onglet Affichage, dans le regroupement des commandes Fenêtre, appuyez sur le bouton Libérer les volets.
Fractionner
L'option de séparer l'écran en plusieurs fenêtres est pratique lorsque vous voulez comparer des données qui sont éloignées l'une de l'autre. Par exemple, vous voulez comparer les chiffres de ce mois avec ceux de l'année passée ou les prévisions de l'année prochaine. Cependant, il y a douze mois de données entre les deux. Le prochain exercice consiste à vous montrer comment mettre deux cellules l'une à côté de l'autre en fractionnant l'écran.
Ouvrez un nouveau classeur ou placez le pointeur sur une nouvelle feuille de calcul. Placez le pointeur sur la cellule D6. Sélectionnez l’onglet Affichage et l'option Fractionner.
La feuille de calcul est maintenant séparée en quatre parties. Il est aussi possible de séparer l'écran seulement verticalement ou horizontalement. Juste au-dessus de la barre de défilement vertical et à la droite de la barre de défilement horizontal se retrouvent les barres de fractionnement. Vous pouvez les placer à n'importe quel endroit sur la feuille de calcul. Vous pouvez aussi changer l'emplacement en tout temps ou même les retirer. Il suffit de placer le pointeur sur la barre de fractionnement et de la "tirer" (gardez un doigt sur le bouton gauche de la souris) à son nouvel emplacement.
Appuyez sur la touche F6.
La touche F6 sert à se déplacer d'une zone à l'autre. Si vous appuyez plusieurs fois sur cette touche, vous remarquerez que le pointeur bouge dans le sens d'une horloge. Les touches MAJ et F6 "tournent" le curseur à contresens. Les zones se déplacent de façon synchronisée selon que vous vous déplacez horizontalement ou verticalement.
Pour retirer les barres de fractionnement
De l’onglet Affichage, sélectionnez l'option Fractionner. OU Placez le pointeur sur la barre de fractionnement. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la barre vers l'une des bordures du classeur. OU Faites un double-clique sur la barre de fractionnement à retirer.
Masquer
Vous pouvez masquer une fenêtre temporairement pour laisser l'espace aux autres documents.
Afficher
Vous pourrez ensuite afficher les fenêtre que vous avez masqués.
Afficher côte à côte
Une autre option est d'afficher les fenêtre l'un à côté de l'autre afin de comparer les données.
Défilement synchrone
Le défilement synchrone permet à deux fenêtres de dérouler en même temps. Ceci est avantageux pour comparer des données
Rétablir la position de la fenêtre
Enregistrer l'espace de travail
Changement de fenêtre
Excel vous permet de travailler sur plusieurs classeurs en même temps. Vous pouvez passer d'un document à l'autre en utilisant la barre de tâches au bas de l'écran. Mais vous pouvez aussi utiliser l'option Changement de fenêtre sous l'onglet Affichage si la barre est masquée.
Macros
Il arrive par moment qu’on doit accomplir des tâches répétitives; une série de commandes qu’il faut toujours exécuter dans le même ordre. C’est dans ces situations qu’une macro-commande est avantageuse. Vous pouvez exécuter une série de commandes en appuyant sur un seul bouton. Mais il faut activer l’onglet Développeur avant de pouvoir créer une macro.
Exécuter une macro
Placez le pointeur dans la cellule B10. Appuyez sur le bouton Macro.
La fenêtre Macro vous affiche la liste des macro-commandes disponibles que vous pouvez exécuter; incluant celle que vous venez de créer.
De la liste des macro-commandes, sélectionnez celle que vous venez de créer. Appuyez sur le bouton Exécuter.
Appuyez sur le bouton Office. Appuyez sur le bouton Options Excel au coin inférieur droit du menu. De la liste des catégories d’options, sélectionnez la catégorie Standard. Activez l’option Afficher l’onglet Développeur dans le ruban.
Afficher les macros
Enregistrer une macro
Sélectionnez la feuille de calcul Modèle. Placez le pointeur dans la cellule B3. Appuyez sur le bouton Enregistrer une macro.
C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez donner un nom à votre nouvelle macro-commande. Ce nom ne doit pas inclure d’espace. Comme pour le nom de cellules, vous pouvez utiliser un souligné ( _ ou Maj + -) pour joindre deux mots.
Vous pouvez aussi créer un raccourci pour cette macro-commande en la combinant à la touche CTRL. Mais il ne faut pas oublier que certaines combinaisons de touches sont déjà utilisées et sont très pratiques. En voici une liste :
Sélectionner tout
Copier
Couper
Coller
Chercher
Remplacer
Mettre du texte en gras
Mettre du texte en italique
Présentation personnalisée
Insérer un lien hypertexte
Présentation en format monétaire
CTRL+N
CTRL+O
CTRL+P
CTRL+S
CTRL+T ou F5
CTRL+U
CTRL+W
CTRL+Z
CTRL+0 (zéro)
Nouveau document
Ouvrir un document
Imprimer
Enregistrer
Atteindre une cellule
Souligné
Fermer un document
Annuler la ou les dernières actions
Mettre une bordure mince
Appuyez sur le bouton Utiliser les références relatives.
Sélectionnez les cellules B3 à D3. Sélectionnez l’onglet Accueil.
Sélectionnez la couleur de fond de votre choix. Changez aussi la couleur de la police de caractère. Retournez à l’onglet Développeur.
Appuyez sur le bouton Arrêter l’enregistrement.
Votre petite macro-commande a été exécutée et à affecter les cellules B10 à E10. Si vous n’auriez pas choisi l’option Utiliser la référence relative, c'est-à-dire à partir de l’endroit où se trouve le curseur au début de l’exécution, la macro-commande s’aurait exécuté la macro au même endroit que vous l’avez enregistré.
Utiliser les références relatives
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Ceci est le mode d'affichage habituel ou vous travailler avec Excel. Cependant, il y a d'autres options qui apportent des avantages.
Placez le pointeur sur la barre bleu du saut de page que vous désirez changer l'emplacement.
et à la droite de la barre de défilement horizontal 
se retrouvent les barres de fractionnement. Vous pouvez les placer à n'importe quel endroit sur la feuille de calcul. Vous pouvez aussi changer l'emplacement en tout temps ou même les retirer. Il suffit de placer le pointeur sur la barre de fractionnement et de la "tirer" (gardez un doigt sur le bouton gauche de la souris) à son nouvel emplacement.
