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Internet: Courrier électronique avec Netscape Messenger

Avant de commencer
Introduction
Configuration de Netscape
Lire les messages
Envoyer un message
Attacher un document
Les différentes options
Effacer un message
Sauvegarder un message
Effacer un message
Le carnet d'adresses
Les dossiers
Les filtres

Avant de commencer

Pour plus d'informations sur le fonctionnement général du courrier électronique, lisez les pages commentaires de la présentation PowerPoint.

Introduction

Cette page consiste à vous montrer comment utiliser Netscape Communicator pour gérer votre courrier électronique ainsi qu'un carnet d'adresses de courrier électronique des personnes auxquels vous envoyez fréquemment des messages.

 

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201 fonctions pour les pressés









Il existe plusieurs logiciels de courrier électronique. La plupart ont ces fonctions en commun:

+Lire les nouveaux messages.
+Envoyer des messages à d'autres personnes ou groupes.
+Gérer les messages (envoyer, supprimer, sauvegarder, transférer à un dossier)
+Envoyer une réplique (reply) à un message.
+Transférer un message (forward) à une autre personne.
+Transmettre un même à plusieurs personnes en même temps (copie conforme, cc:)

Plusieurs offrent ces fonctionnalités supplémentaires.

+Vérifier l'arrivé de nouveaux messages après une période de temps que vous déterminez.
+Changer la présentation du texte: mettre en gras, en italique, changer la taille et la couleur du texte ...
+"Attacher" des fichiers à votre message. Le terme qui est de plus en plus utilisé en français est une "pièce jointe".
+Gérer un carnet d'adresses de courrier électronique.
+Marquer et afficher une priorité aux messages (ex.: basse, normale, élevée, 911)
+Encoder un message. Seul le destinataire avec la clé de décodage peut lire le message.

Netscape Communicator est capable d'accomplir ces tâches. Elles seront expliquées sur cette page.

Il est possible d'utiliser plusieurs logiciels pour accéder à votre boîte de courrier électronique. Quelques-uns de ces logiciels s'appellent Eudora, Pegasus Mail, Outlook et plusieurs autres. Netscape Communicator vous offre l'accès à plusieurs services de l'Internet dont le visionnement de pages Web ainsi qu'au courrier électronique. Voici une liste des services disponibles.

*À partir du menu principal, sélectionnez l'option Communicator.

Attention. Ces services sont seulement disponibles à partir de Netscape Communicator et non de Netscape Navigator. Ce dernier est seulement capable de lire et d'afficher le contenu de pages Web et non le courrier électronique.

Mais, avant de pouvoir recevoir et envoyer des messages, il faut fournir quelques informations à Netscape Communicator.

Configuration de Netscape

Avant d'accéder à votre boîte de courrier électronique, vous devez configurer Netscape Communicator. Il y a un minimum de quatre cases à remplir dans la partie des préférences du logiciel.

*Du menu Edit, sélectionnez l'option Preferences.

*Si vous ne voyez pas les options en dessous de la catégorie Mail & Groups, appuyez sur le bouton + juste à la gauche de la catégorie.
*Cliquez sur l'option Identity.

La partie de droite de l'écran va changer pour vous montrer les options possibles de cette catégorie. La case d'adresse de courrier électronique (Email Adress) est obligatoire. Il est impossible d'envoyer des messages "anonymes" à d'autres personnes. Il est aussi préférable d'écrire son nom (Your Name) dans la première case de la fenêtre. Les autres cases sont optionnelles.

*Parmi les options à la gauche de la fenêtre, cliquez sur l'option Mail Server.

Encore une fois, la partie droite de la fenêtre a changé pour vous montrer les options possibles.

Il faut remplir les trois cases: votre numéro de compte ainsi que l'adresse du serveur de votre fournisseur d'adresse de courrier électronique. Si vous ne connaissez pas ces informations, consultez l'administrateur de réseau ou l'un des techniciens de votre fournisseur d'accès à l'Internet.

C'est seulement après que vous avez rempli les cases appropriées que vous serez capable de recevoir et d'envoyer des messages de courrier électronique.

Attention!

Vous êtes responsable de votre adresse de courrier électronique en tout temps. Si vous songiez utiliser l'accès à votre courrier électronique à partir de l'université ou de l'extérieur de votre maison, n'oubliez surtout pas de retirer le contenu de ces cases en quittant l'ordinateur. Sinon, une autre personne pourrait utiliser votre adresse pour envoyer des messages malicieux à d'autres.

Lire les messages

La procédure consiste à transférer les messages qui sont contenus dans votre boîte de courrier électronique à l'ordinateur sur lequel vous travaillez. Il faut auparavant entrer les informations de base dans les cases des préférences pour le courrier électronique. Si vous ne l'avez pas fait, lisez la section sur la configuration de Netscape Communicator pour le courrier électronique ci-dessus.

*Appuyez sur le bouton .

Netscape Communicator va ensuite vous demander votre mot de passe. Ceci est pour s'assurer qu'aucune autre personne ne puisse lire vos messages.

*Entrez votre mot de passe et appuyez sur le bouton OK.

Netscape Communicator va ensuite lire tous les nouveaux messages que vous avez reçus et les transférer sur le disque dur de l'ordinateur sur lequel vous travaillez.

Attention!

Cette opération vide votre boîte de courrier électronique. La seule copie du message est maintenant sur le disque dur. Si vous êtes à l'extérieur de la maison, assurez-vous d'effacer tous les nouveaux messages avant de quitter l'ordinateur. Sinon, d'autres personnes pourraient lire les messages que vous avez laissés. En plus, ils pourraient contacter les personnes qui vous ont laissé un message puisqu'il y a l'adresse de courrier électronique de ceux-ci au début du message.

Maintenant, vous pouvez lire vos nouveaux messages.

L'écran se sépare en quatre parties: la barre d'outils, la liste des dossiers, la liste des messages et l'affichage du message.

La barre d'outils vous permet d'exécuter les options les plus souvent utilisées. Vous pouvez gérer vos messages à partir de cette barre d'outils. À partir de celle-ci, une personne est capable de chercher son courrier électronique à partir de sa boîte de poste, d'envoyer ses propres messages, d'envoyer des réponses à des messages reçus, de transférer ces messages à d'autres personnes ou de les entreposer dans d'autres dossiers.

La liste des dossiers permet d'entreposer les messages dans différentes catégories. À partir de la liste des dossiers, vous êtes capable de savoir tous les messages que vous avez reçus et entreposés ou même avoir une copie des messages que vous avez envoyés. Il y a même un dossier "Trash" pour les messages que vous avez décidé de supprimer mais vous pourriez les reprendre. Il vous est aussi possible de créer vos propres dossiers. Il y a plus de détails dans la section des dossiers.

La liste des messages vous indique le destinateur du message, le sujet, la date et l'heure de réception du message ainsi que la priorité du message s'il y a lieu. La dernière partie est le message lui-même. Le contenu du message qui est sélectionné dans la partie précédente va apparaître dans cette section.

Envoyer un message

*Appuyez sur le bouton .

Le pointeur va se placer dans la case d'adresse du destinataire. Vous pouvez écrire l'adresse de courrier électronique de la personne ou fouiller dans le carnet d'adresse. Il est possible, comme vous le verrez plus loin sur cette page, qu'il est possible d'ajouter des personnes ou des listes de personnes dans le carnet d'adresse de Netscape Communicator.

*Si vous voulez utiliser le carnet d'adresse de Netscape Communicator, appuyez sur le bouton .

Le carnet d'adresse de Netscape Communicator va apparaître.

De la liste, sélectionnez une personne ou un groupe à qui vous voulez envoyer le message.

*Cliquez sur l'adresse ou le groupe que vous voulez.
*Appuyez sur le bouton To:, CC: ou BCC:.

Quelles sont les différences entre les options To, CC et BCC?

Normalement, vous envoyez un message qu'à une seule personne. Donc, à ce moment, vous utilisez l'option To. Si vous envoyez un message à plusieurs personnes, vous utilisez l'option "To:" pour la première personne et envoyez une copie conforme (CC) aux autres personnes. Le problème avec la copie conforme est que le destinataire voit l'adresse de courrier électronique de toutes les personnes qui ont reçu le même message. Cela peut distraire du message surtout si vous avez une longue liste de personnes. L'option "Blind conform copy" (BCC) n'affiche pas cette longue liste au destinataire. Il voit seulement son adresse de courrier électronique. Il pourrait donc croire qu'il est le seul à avoir reçu le message.

*Sélectionnez toutes les personnes à qui vous voulez envoyer le message.
*Lorsque vous les avez tous sélectionnés, appuyez sur le bouton OK.

Netscape Communicator revient à la fenêtre du message.

*Dans la case Subject:, écrivez une brève description de votre message.

Soyez bref. Vous pourrez donner autant de détails que vous voudrez dans le message.

*Écrivez le contenu de votre message dans la partie blanche au bas de la fenêtre.
*Pour envoyer le message, appuyez sur le bouton .

Attacher un document

Il est intéressant par moments, d'envoyer un ou des documents avec votre message. Par exemple, laisser une copie d'un document à une personne qui est éloignée du bureau. Ex.: "copie de la proposition". Auparavant, il faut composer un message pour une personne ou un groupe de personnes.

*Créer un message pour une personne.
*Appuyez sur le bouton .

Netscape Communicator vous permet d'attacher un ou des fichiers, l'adresse d'une page Web ou une liste de personnes de votre carnet d'adresses.

*Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option File.

*Sélectionnez le bon lecteur et le bon répertoire où se trouve le fichier que vous voulez attacher.
*Sélectionnez le fichier de votre choix.
*Appuyez sur le bouton Ouvrir.

Le fichier va maintenant s'ajouter à la liste des fichiers "attachés" au message. Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous voulez à un message en répétant les opérations précédentes.

Les différentes options

Il y a plusieurs autres options pour le courrier électronique qui sont disponibles à partir de Netscape Communicator. Elles sont expliquées dans la partie qui suit.

Sauvegarder un message

Il vous est possible de sauvegarder un message pour pouvoir le continuer plus tard. Peut-être qu'il vous manque une information ou du temps pour terminer correctement la rédaction du message. Mais l'option est disponible.

*Lors de la rédaction du message, appuyez sur le bouton .
*Donnez un nom au message.
*Appuyez sur le bouton OK.

La partie du message que vous avez écrit est sauvegardée dans le dossier Drafts. Vous pourrez y accéder et le terminer plus tard. Pour avoir plus d'informations sur les dossiers, cliquez ici. Ces informations sont expliquées plus bas sur cette même page.

Les options d'un message

Vous pouvez activer certaines options lors de la création du message. Les explications qui suivent vous montreront leurs avantages.

Encrypted Permet d'encoder le message pour que seulement la personne qui a le mot de passe puisse décoder le message.
Signed Affiche à la fin du message un fichier avec le texte du choix du destinateur.
Uuencode insted of
MIME for attachements
Le format MIME est celui qui est le plus utilisé pour les fichiers "attachés". Mais, dans certains cas, il faut utiliser le format Uuencode.
Return Receipt Lorsque possible, le destinateur reçoit une confirmation de la réception du message au destinataire.
Priority Lorsque possible, donne une priorité à un message. Cela varie de bas jusqu'à urgent.
Format Netscape Communicator peut présenter le texte avec seulement du texte ou peut aussi envoyer le message formaté avec un style tel qu'en gras, avec différentes polices et taille de caractères ainsi que la couleur du texte.

Effacer un message

Pour gérer son compte de courrier électronique, il faut par moments effacer les messages qui ne sont plus pertinents.

*Vous pouvez appuyer sur le bouton .
OU
*Appuyez sur la touche Supprime du clavier.

Ceci est seulement la première moitié de l'opération pour effacer les messages devenus inutiles. Les messages que vous a demandés la suppression ont été transférés au dossier "Trash" ou la poubelle. Il est donc encore possible de récupérer un message que vous avez effacé par mégarde. Pour effacer définitivement un message, il faut aussi vider la corbeille de messages.

*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Empty Trash Folder.

Sauvegarder un message

Il est toujours possible de conserver un message sur une disquette ou sur le disque dur de votre ordinateur en le sauvegardant.

Sélectionnez le message que vous voulez conserver.
*Du menu Fichier, sélectionnez l'option Save As.
*Sélectionnez le lecteur et le nom du document
*Appuyez sur le bouton OK.

Le carnet d'adresses

En plus d'avoir à gérer les messages que vous avez reçus et envoyés, il peut aussi être intéressant de gérer le carnet d'adresses. Le plus grand avantage est d'éviter des erreurs d'orthographes lors de l'écriture des adresses de courrier électronique. En plus, vous pouvez créer des listes de personnes. Ceci est avantageux si vous envoyez souvent un même message à plusieurs personnes en même temps. La partie qui suit consiste à utiliser le carnet d'adresse de Netscape Communicator pour ajouter, modifier et retirer des personnes ou des listes de personnes. Pour entrer dans le carnet d'adresses.

*Du menu Communicator, sélectionnez l'option Adress Book.

La barre d'outils au haut de l'écran vous offre les options les plus souvent utilisées. Il est aussi possible de chercher l'adresse d'une personne sur l'Internet en utilisant l'un des sites de recherche conçue pour ceci. Attention! Cela ne veut pas dire que toutes les adresses de courrier électronique sont disponibles. La personne doit donner son adresse à l'un de ces sites de recherche pour qu'il soit visible aux personnes qui veulent l'avoir. En fait, c'est l'inverse du "bottin blanc" téléphonique. Les adresses de courrier électronique restent "privé" à moins de l'afficher à l'un des sites de recherche tel que Bigfoot, Canada411 et ainsi de suite.

Au bas de l'écran, il y a la liste des personnes dans votre carnet d'adresses.

Ajouter un nom au carnet d'adresses

*Appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu File, sélectionnez l'option New Card.
*Entrez toutes les informations que vous trouvez pertinentes incluant le prénom, le nom et l'adresse de courrier électronique de la personne.

N.B.
Le "nickname" est le raccourci de l'adresse de courrier électronique de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Au moment d'écrire l'adresse de courrier électronique, écrivez le "nickname". Donc, avec les informations ci-dessus, vous aurez qu'à écrire "jean" au lieu de "jean.tremblay@t&t.com". Le logiciel va reconnaître le "nickname" et automatiquement le remplacer par l'adresse de courrier électronique.

Vous pouvez aussi entrer de l'information plus personnelle sous l'onglet Contact.

*Une fois que vous aurez entré toutes les informations de votre choix, appuyez sur le bouton OK.

Si vous ne connaissez pas l'adresse de courrier électronique d'une personne que vous voulez ajouter à votre carnet d'adresse, vous pouvez toujours essayer de la trouver en utilisant l'un des sites de recherches.

Écrivez le nom de la personne dans la première case.
Sélectionnez l'un des sites de recherche parmi les choix de la deuxième case.
Appuyez sur le bouton Search.



Ne vous découragez pas si l'un des sites ne retrouve pas la personne que vous chercher. Essayez tous les sites de recherche avec le nom ou le prénom de la personne.

Modifier les informations sur une personne

Avec le temps, les informations sur une personne changent. Celle-ci peut déménager, changer de lieu de travail ou numéro de téléphone parmi d'autres. Pour changer les informations du carnet d'adresse:

*Faites un double-clic sur le nom de la personne qui est dans votre carnet d'adresses.
OU
Sélectionnez le nom de la personne dans la liste.
*Du menu Edit, sélectionnez l'option Card Proprities.

*Changer les informations de votre choix.
*Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le bouton OK.

Supprimer l'adresse d'une personne

*Sélectionnez la ligne avec le nom de la personne à retirer du carnet d'adresse.
*Appuyez sur la touche Supprime.
OU
*Du menu Edit, sélectionnez l'option Delete.
OU
*Appuyez sur le bouton Remove au bas de la fenêtre.
*Une fois que vous avez retiré tous les noms des personnes que vous ne voulez plus dans votre carnet, appuyez sur le bouton OK.

Les listes

Il peut arriver par moments d'envoyer un même message à plusieurs personnes en même temps. Vous pouvez utiliser dans le logiciel de courrier électronique les options "To:", "CC:", "BCC" (à, copie conforme et copie conforme "aveugle"). Mais, si vous avez à envoyer fréquemment des messages à un même groupe de personnes, il est préférable de créer une liste de ces personnes au lieu de devoir les resélectionner à chaque fois que vous leur envoyer un message.

*Appuyez sur le bouton .

*Donnez un nom à la liste.
*Entrez les adresses de courrier électronique des personnes que vous voulez dans votre liste.
*Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le bouton OK.

Pour retirer un nom de la liste

*Parmi la liste des personnes et des listes de personnes dans votre carnet d'adresses, sélectionnez la liste à modifier.
*Faites un double-clic sur le nom de la liste.
OU
*Du menu Edit, sélectionnez l'option Card proprities.
*De la liste, sélectionnez le nom de la personne à retirer.
*Appuyez sur la touche Supprime
OU
*Du menu Edit, sélectionnez l'option Delete.

Les dossiers

La gestion de messages ne consiste pas seulement à composer, à lire et à supprimer les messages. Vous voudrez aussi conserver ces messages pour référence ou pour un usage ultérieur. Au lieu de conserver tous les messages dans le dossier "Inbox", vous pouvez aussi créer vos propres dossiers pour y entreposer les messages de votre choix. Vous pouvez créer des dossiers avec n'importe quel nom tel que "Personnel", "Travail", "Projet X" ...

Les dossiers de départ

Dès l'installation du logiciel, il existe déjà quelques dossiers.

Inbox Tous les nouveaux messages y sont entreposés.
Unsent messages Tous les messages que vous avez terminés mais qui n'ont pas encore été envoyés.
Drafts Les "bouillons" de vos messages. Ceux-ci ne sont pas complétés possiblement parce qu'il vous manque une information capitale au message.
Sent Une copie des messages que vous avez envoyée est conservée dans ce dossier.
Trash Les messages que vous avez décidé de supprimer avant d'avoir vidé.
Samples Des exemples que Netscape vous fournit pour démontrer les possibilités du logiciel de courrier électronique.

Création d'un nouveau dossier

*Du menu File, sélectionnez l'option New folder.
*Donnez un nom au dossier
*Appuyez sur le bouton OK.

Supprimer un dossier

Transférer un message d'un dossier à un autre.
Pour entreposer un message tel que du dossier Inbox vers un autre dossier, suivez les instructions suivantes.

*Sélectionnez le message à transférer.
*Appuyez sur le bouton .
OU
*Du menu Message, sélectionnez l'option File messages.
*De la liste des dossiers existants, sélectionnez celui dans lequel le message sera transféré.

Les filtres

Le filtre est un outil pour vous aider à gérer les messages que vous recevez. Lorsqu'un filtre est activé, il peut agir sur les messages que vous avez reçus. Par exemple, il peut immédiatement déplacer les messages que vous avez reçus d'un ami dans un dossier personnel. Aussi, il peut augmenter la priorité d'un message provenant de votre patron à la plus haute priorité. Ce n'est que deux exemples des actions que vous pouvez demander à Netscape Messenger d'accomplir automatiquement lors de la réception des messages.

Pour créer un filtre

*Du menu Edit, sélectionnez l'option Mail filters.

La liste des filtres apparaît à la gauche de la fenêtre. Dans votre cas, puisqu'il s'agit de la première fois, la liste des filtres devrait être vide. La liste affiche le nom du filtre. Le crochet à la droite de la liste indique que le filtre est actif.

*Appuyez sur le bouton New.

La partie qui suit explique la création d'un filtre ainsi que vous démontrer ses possibilités. Dans ce cas, il s'agit de créer un filtre qui transfert automatiquement les messages provenant du groupe d'intérêt Win95-L dans un dossier personnalité qui s'appelle win95-l.

*Dans la case Filter name:, entrez le nom que vous voulez donner au filtre.

La partie qui suit consiste à donner la condition pour activer le filtre. Cette condition est séparée en trois parties : l'élément du message à vérifier (sujet du message, destinataire, priorité ...), s'il doit contenir ou pas du texte et le contenu de l'élément.

Voici la liste des éléments que l'on retrouve dans un message: le destinataire, le texte, la date, la priorité, l'état du message, le destinateur, autre adresse qui reçoit le message ou le destinateur ou une autre personne.

Sachant sur quel élément du message qu'il doit vérifier, il faut maintenant savoir s'il doit contenir ou pas une certaine information. Par exemple, vous voulez savoir si le message provient d'un des employés de la compagnie ou d'un client ou d'un ami. Vous pourriez demander de vérifier si l'élément destinataire (sender) se termine (ends with) par le nom du serveur de la compagnie (ex.: cie.abc.com).

La liste des possibilités est: contient, ne contient pas, est exactement, n'est pas, commence par ou termine par tel information.

Dans la dernière case de la ligne, vous écrivez le texte qui doit être vérifié.

Si le filtre répond au critère que vous lui avez demandé, il va accomplir l'une des actions suivantes:

déplacer un message dans un dossier, changer la priorité d'un message, supprimer un message. marquer comme déjà lu, ignorer la série de messages et suivre la série de message.

Vous pouvez aussi ajouter plusieurs conditions en appuyant sur le bouton More. Dans la case "Description:", écrivez une note qui explique l'action du filtre. C'est beaucoup plus facile de lire l'explication et de comprendre pourquoi le filtre a été conçu initialement. Finalement, en tout temps vous pouvez désactiver un filtre. L'option est disponible au bas de la fenêtre.

*Une fois que vous avez terminé votre filtre, appuyez sur le bouton OK.



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