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Internet: Courrier électronique sur Merlin

Avant de commencer Vidéo - Le courriel ou courrier éelctronique
Introduction
Écran de base et explications
Liste des commandes
Envoyer un message
Envoyer réplique à un message
Retour de messages
Retrouver les messages archivés
Effacer un message
Sauvegarder un message
Sauvegarder les documents attachés

Avant de commencer

Pour plus d'informations sur le fonctionnement général du courrier électronique, lisez les pages commentaires de la présentation PowerPoint. Il y a d'autres présentations sur les thèmes couverts sur ce site et des fichiers pour des exercices sur la page Web des fichiers de démonstrations.

Bien que ceci s'applique aux étudiants de l'université, les concepts de base, envoyer un message, répondre, transférer, sauvegarder un message, s'appliquent à tous les logiciels de courriel. Il est possible d,avoir sa propre adresse de courriel gratuitement sur des sites tel que Hotmail, Yahoo et plusieurs autres. Il faut respecter les conditions et visiter votre compte au moins une fois par semaine. Sinon, votre compte de courriel pourrait être fermé.

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201 fonctions pour les pressés









Introduction

Le courrier électronique vous permet de communiquer avec d'autres personnes sur l'Internet. Vous pouvez leur laisser des messages et eux peuvent par la suite vous retourner un autre message. C'est beaucoup plus rapide que le courrier ordinaire. Ce dernier est appelé dans le jargon le "snail mail" à cause de sa lenteur extrême. Votre message ne prend que quelques instants pour se rendre au destinataire. Il n'y a pas vraiment de coûts pour la communication, sauf celui de votre accès à un fournisseur d'accès à l'Internet. Pour les étudiants de l'université du Québec à Montréal (UQÀM), vous avez accès au courrier électronique dès que vous avez un compte sur les serveurs Merlin (1er cycle) ou Nobel (2e et 3e cycle).

Dès que vous avez un compte, vous avez aussi une adresse de courrier électronique. C'est l'équivalent d'une adresse postale ou d'un numéro de téléphone. Celui-ci est composé de votre numéro de compte suivi de "@er.quam.ca". Donc, si votre numéro de compte est le ab123456, votre adresse de courrier électronique est le ab123456@er.uqam.ca .

L'adresse de courrier électronique se sépare en deux parties. La première partie, celle avant le "@", identifie la personne ou le compte. La seconde partie, celle qui est après le "@", identifie le nom du serveur ou du fournisseur du service de courrier électronique. Très souvent, les deux derniers caractères de l'adresse de courrier électronique identifient le pays d'origine de l'utilisateur de l'adresse. Dans ce cas, le "ca" indique que le pays d'origine est le Canada. Vous pouvez trouver sur l'Internet des pages Web ou des fichiers qui ont la liste complète des pays et des deux caractères qui représentent ce pays. Il y a plusieurs pages, Web contenant une liste des abréviations des pays. En voici une: http://www.ics.uci.edu/pub/websoft/wwwstat/country-codes.txt.

Beaucoup de personnes mélangent l'adresse de courrier électronique avec celle des pages du World Wide Web. Il s'agit de deux services différents. Chacun a son système d'adressage. Il y a toujours un "@" dans l'adresse de courrier électronique. Les adresses de pages Web commencent toujours par "http://".

Écran de base et explications.

L'écran du menu principal se sépare en deux parties. La partie supérieure est l'endroit où sont listés les messages de courrier électronique que vous avez reçus. Au bas de l'écran, il y a la liste des commandes que vous pouvez utiliser.

Liste de commandes.

Voici une liste des commandes les plus importantes que vous pouvez utiliser.

Curseur vers le bas Passer au message suivant de la liste.
Curseur vers le haut Passer au message précédent de la liste.
M Envoyer un message à quelqu'un.
R Envoyer une réplique à un message reçu.
F Envoyer un message reçu à un autre destinataire.
C Changer de chemise pour voir les messages archivés.
S Sauvegarder un message dans votre compte.
D Effacer un message de la liste.
U Conserver un message effacé.
Q Quitter le logiciel de courrier électronique.

Envoyer un message

*Une fois dans le programme de courrier électronique, appuyez sur la touche " m " pour commencer votre message de courrier électronique.
*Au message "To :" entrez l’adresse de courrier électronique de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Ex. : ab123456@er.uqam.ca


*Si nécessaire, au message "Copies to :" entrez l’adresse de courrier électronique des autres personnes à qui vous voulez envoyez le même message. Le logiciel enverra une "copie conforme" du message à toutes les personnes que vous avez mises dans la liste.

Mettez une virgule entre les adresses des différentes adresses. S’il y a personne d’autre que le destinataire déjà écrit au message "To :", appuyez sur la touche Entrée.

*Au message "subject : ", écrivez quelques mots qui décrivent votre message.
Ex. : "Besoin d’aide sur sujet X" ou "Les chiffres que tu m'avais demandés".

Si vous ne mettez pas de sujet, le programme va vous demander si vous voulez annuler la création d’un message. Répondez par la touche "y" ou "n" selon le cas.

L'écran se change et vous pourrez ensuite écrire votre message.

*Une fois terminée, ou pour quitter la rédaction d'un message, appuyez sur les touches "Ctrl" et "x" pour terminer la rédaction du message.

Le programme va ensuite vous offrir quatre options :
" H " (Header) pour changer les options telles que l’adresse de courrier et le sujet,
" E " (Edit) pour continuer à écrire votre message,
" F " (Forget) pour annuler le message et retourner au menu principal et
" S " (Send) pour envoyer votre message au destinataire.

*Appuyez sur la lettre qui correspond à vos besoins.

Le programme écrit le massage "mail sent" au centre de la dernière ligne de l'écran pour confirmer l'envoie du message.

Envoyer une réplique à un message (Reply)

Vous avez reçu un message auquel vous voulez retourner un message. Vous pouvez envoyer à cette personne un autre message. Ceci implique que vous devez réécrire son adresse de courrier électronique et le sujet du message. Vous pouvez aussi simplement envoyer une réplique. Dans cette réplique, vous pouvez aussi inclure le message original. Voici la procédure à suivre pour envoyer une réplique.

*Si vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message auquel vous voulez envoyer une réplique.
*Appuyez sur la touche " r "

Le logiciel va vous demander si vous voulez inclure le message original dans votre réplique. Il est intéressant d'avoir le message au complet ou seulement une partie. Mais ceci n'est pas obligatoire. Il est plus facile de suivre la conversation de cette manière. C'est à votre choix. Si vous répondez oui, tout le message sera ajouté à votre réponse. Pour faire la différence entre votre texte et le message original, le logiciel va ajouter le signe " > " devant toutes les lignes du message original.

Si vous le voulez, vous pouvez insérer des lignes de texte entre les lignes du message original. Il faut placer le curseur au début de la ligne et appuyer sur la touche Entrée. Pour supprimer des lignes du message, il faut appuyer sur les touches Ctrl et " k ". Après avoir édité le message original et ajouté vos propres commentaires, il ne reste qu'à appuyer sur les touches CTRL et " x " suivi de la touche " s " pour envoyer la réplique à son destinataire.

Retour de messages

Il va certainement vous arriver un moment ou l'un de vos messages vous sera retourné. C'est le gestionnaire de courrier électronique, le "mailer daemon", le postier automatique si vous préférez, qui vous retournera le massage. Il y a généralement trois raisons pour qu'un message ne se rende pas au destinataire.

La première est que le serveur du destinataire est temporairement surchargé. Il se peut aussi que le serveur soit arrêté temporairement pour de l'entretien préventif. Le gestionnaire vous avertit qu'il va essayer de retransmettre le message plus tard. Il n'y a dans ce cas aucune action à prendre. Le message ne s'est pas rendu immédiatement.

Pour la seconde possibilité, et la raison majeure pourquoi un message ne se rend pas à son destinataire, le gestionnaire vous indique dans le sujet du message "Host Unknown". La raison est que vous n'avez pas écrit correctement l'adresse de courrier électronique. Le message ne se rend pas à cause d'une erreur d'orthographe ou d'inattention. Cela arrive à tout le monde! Renvoyez le message. N'oubliez pas de mettre les points aux bonnes places et de ne pas mettre des virgules ou des espaces dans l'adresse.

La dernière raison, qui est plutôt rare, est que l'adresse de courrier électronique n'existe plus. La personne n'utilisait pas la boîte de courrier électronique ou a changé de fournisseur d'accès à l'Internet. Donc, il n'est plus possible de la rejoindre à l'adresse que vous aviez. Il est toujours possible d'essayer de retrouver sa nouvelle adresse en cherchant des sites de recherches d'adresses de courrier électronique tel que Bigfoot, Switchboard, WhoWhere, et Four11. La liste de sites de recherche est sur la page de références de sites.

Rediriger un message (Forward)

Il arrive aussi qu'un message que vous avez reçu serait mieux servi par une autre personne qui a elle aussi une adresse de courrier électronique. Il s'agit de rediriger le message à une autre personne.

*Si vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message auquel vous voulez rediriger le message à une autre personne.
*À partir du menu principal, appuyez sur la touche " f ".

Le logiciel va ensuite vous demander l'adresse de la personne à qui ce message devrait être redirigé. Le message va ensuite apparaître à l'écran. Vous pourrez ajouter quelques commentaires pour mieux faire comprendre au destinataire la situation du message original.

*Une fois terminée, appuyez sur les touches "Ctrl" et " x " suivi de la touche " s " pour terminer la rédaction du message.

Retrouver les messages archivés

Il arrive souvent de ne plus retrouver les messages qui étaient dans votre boîte la dernière fois que vous avez ouvert le logiciel de courrier électronique. Même s'il s'agit de nouveaux messages que vous n'avez pas eu le temps de lire. À la fermeture du logiciel, tous les messages sont archivés. Il faut changer de "chemise" pour aller voir le contenu des massages archivés.

*À partir du menu principal du logiciel, appuyez sur la lettre " c "
*Au message "Name of new folder :", écrivez "mbox" et appuyez sur la touche Entrée.
OU
*Au message "Name of new folder:", écrivez " < " et appuyez sur la touche Entrée.

Tous vos messages archivés vont apparaître.

Aussi, ce logiciel de courrier électronique conserve une copie de tous les messages que vous avez envoyée. Vous pouvez avoir besoin par moments de retransmettre un message à un destinataire. Il est possible qu'il soit effacé par accident ou qu'il y ait eu un problème de transmission. Il est donc plus facile de retransmettre le message que de le réécrire. Aussi, cela peut servir de référence plus tard. On peut s'en servir pour suivre l'évolution d'un projet ou d'une situation.

Pour voir la liste des messages que vous avez envoyés.

*À partir du menu principal du logiciel, appuyez sur la lettre " c "
*Au message "Name of new folder:", écrivez " > " et appuyez sur la touche Entrée.

Effacer un message (Delete)

Avoir une boîte de courrier électronique implique aussi qu'il faut être capable de la gérer. Ceci veut aussi dire d'être capable de supprimer les messages qui n'ont plus d'utilité pour l'utilisateur; que ce soit parmi les nouveaux, messages, les messages archivés ou les copies de messages envoyés. Il ne faut pas laisser sa boîte de courrier électronique se remplir; surtout sur le serveur Merlin où l'espace qui vous est réservé est limité. Une boîte de courrier électronique se rempli encore plus rapidement si vous recevez des messages avec des "attachements" ou des pièces jointes en français.

Si votre compte est plein, le logiciel de courrier électronique va refuser d'effacer quelques messages. Il sera peut être nécessaire d'effacer tous les messages pour pouvoir faire fonctionner votre boîte de courrier électronique correctement; même les messages que vous auriez aimé conserver. Pour éviter cette situation, supprimer les documents inutiles dans votre compte. Attention! Si vous n'êtes pas certain d'un fichier, ne l'effacez pas. Il peut être nécessaire pour le bon fonctionnement de votre compte. L'espace libéré peut être utilise ensuite pour vous permettre d'effacer les messages en trop.

Si après cette opération le logiciel vous refuse d'effacer quelques messages, essayez d'effacer les messages ayant des "attachements" ou des pièces jointes. Sinon, vous n'aurez pas le choix d'effacer tous les messages de votre compte pour régler la situation.

Pour effacer un message de la liste:

*Placez le curseur sur le message que vous voulez effacer.
*Appuyez sur la touche " d ".

Le message est effacé de manière permanente seulement quand vous quittez le programme. En cas d’erreur:

*Placez le pointeur sur le message au dessus du message à récupérer.
*Appuyer sur la touche " u " pour récupérer un message effacé.

Vous devez le faire avant de quitter le programme. Sinon, le message est perdu à jamais. Il y a cependant un problème avec cette technique. Vous ne pouvez pas mettre le curseur au-dessus du premier message de la liste pour essayer de le récupérer. Faites attention au moment d'effacer le premier message. Pour pouvoir récupérer un message effacé, il doit toujours avoir un message au-dessus que vous voulez conserver.

Sauvegarder un message (Save)

Le logiciel vous permet de sauvegarder un message que vous avez reçu et de le conserver dans votre compte. Par après, avec le logiciel FTP de Windows, vous pouvez le transférer à une disquette.

*Si vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message auquel vous voulez sauvegarder le message.
*À partir du menu principal, appuyez sur la touche " s ".

Le logiciel va ensuite vous demander de donner un nom au message que vous voulez sauvegarder.

*Écrivez le nom que vous voulez lui donner et appuyez sur la touche Entrée.

Le message sera conservé dans votre compte Merlin. Vous pourrez ensuite utiliser un logiciel client FTP pour copier le message sur une disquette. La procédure à suivre pour copier le message est sur la page FTP de ce site.

Sauvegarder les documents attachés.

En plus d'envoyer des messages, il est possible "d'attacher" des documents à ce message. Malheureusement, le logiciel Elm que vous utilisez n'est pas capable de cette option. Il est cependant capable de sauvegarder des documents attachés que vous recevez dans votre compte. Vous pouvez ensuite, avec le FTP de Windows, transférer ce document à une disquette.

Après la lecture du message, le programme vous avertit qu'il y a un document attaché et vous offre ces trois options.

1- See it as text
2- Write it to a file
3- Just skip it

*Appuyez sur la touche 2 pour sauvegarder le document dans votre compte.

Le logiciel va ensuite vous demander un nom pour le document que vous voulez sauvegarder. Il y a généralement un nom qui est offert. Sinon, vous devrez en fournir un.

*Une fois que vous avez donné un nom au document, appuyez sur la touche Entrée.

Le document sera sauvegardé dans votre compte. Pour utiliser ce document, vous devez utiliser un logiciel client FTP pour transférer le document de votre compte à une disquette. La procédure à suivre est sur la page FTP de ce site.

Attention au courrier électronique au travail!

Aux États-Unis, l’employeur est obligé par la loi de conserver tous les documents de la compagnie. Ceci inclut aussi les messages de courrier électronique de ses employés. Là bas, tous les messages envoyés à partir du bureau deviennent la propriété de la compagnie. En révisant le contenu de ces messages, les administrateurs de certaines compagnies ont eu quelques surprises. Il y avait quelques messages de personne essayant de séduire d'autres employés du bureau. Il y avait aussi des messages plus compromettants pour la compagnie. Tel qu'un message donnant des instructions pour détruire un rapport parce qu'il pourrait être utilisé dans un litige contre la compagnie. Le message reçoit une réplique qui indique que le document en question a été détruit.

Je ne connais pas les règles concernant le Canada. Si quelqu'un a plus d'information sur le sujet, je serais content de l'ajouter à cette page. Ceci est simplement pour vous avertir de faire attention au contenu de vos messages de courrier électronique.



 

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