Introduction
Le courrier électronique vous permet de communiquer avec d'autres
personnes sur l'Internet. Vous pouvez leur laisser des messages et eux
peuvent par la suite vous retourner un autre message. C'est beaucoup plus
rapide que le courrier ordinaire. Ce dernier est appelé dans le
jargon le "snail mail" à cause de sa lenteur extrême. Votre
message ne prend que quelques instants pour se rendre au destinataire.
Il n'y a pas vraiment de coûts pour la communication, sauf celui
de votre accès à un fournisseur d'accès à l'Internet.
Pour les étudiants de l'université du Québec à
Montréal (UQÀM), vous avez accès au courrier électronique
dès que vous avez un compte sur les serveurs Merlin (1er cycle)
ou Nobel (2e et 3e cycle).
Dès que vous avez un compte, vous avez aussi une adresse de courrier
électronique. C'est l'équivalent d'une adresse postale ou
d'un numéro de téléphone. Celui-ci est composé
de votre numéro de compte suivi de "@er.quam.ca". Donc, si
votre numéro de compte est le ab123456, votre adresse de
courrier électronique est le ab123456@er.uqam.ca .
L'adresse de courrier électronique se sépare en deux parties. La
première partie, celle avant le "@", identifie la personne ou
le compte. La seconde partie, celle qui est après le "@", identifie
le nom du serveur ou du fournisseur du service de courrier électronique.
Très souvent, les deux derniers caractères de l'adresse de courrier
électronique identifient le pays d'origine de l'utilisateur de l'adresse.
Dans ce cas, le "ca" indique que le pays d'origine est le Canada.
Vous pouvez trouver sur l'Internet des pages Web ou des fichiers qui ont la
liste complète des pays et des deux caractères qui représentent
ce pays. Il y a plusieurs pages, Web contenant une liste des abréviations
des pays. En voici une: http://www.ics.uci.edu/pub/websoft/wwwstat/country-codes.txt.
Beaucoup de personnes mélangent l'adresse de courrier électronique
avec celle des pages du World Wide Web. Il s'agit de deux services différents.
Chacun a son système d'adressage. Il y a toujours un "@"
dans l'adresse de courrier électronique. Les adresses de pages Web
commencent toujours par "http://".
Écran de base et explications.
L'écran du menu principal se sépare en deux parties. La partie
supérieure est l'endroit où sont listés les messages
de courrier électronique que vous avez reçus. Au bas de l'écran,
il y a la liste des commandes que vous pouvez utiliser.
Liste de commandes.
Voici une liste des commandes les plus importantes que vous pouvez utiliser.
| Curseur vers le bas |
Passer au message suivant de la liste. |
| Curseur vers le haut |
Passer au message précédent de
la liste. |
| M |
Envoyer un message à quelqu'un. |
| R |
Envoyer une réplique à un message
reçu. |
| F |
Envoyer un message reçu à un autre
destinataire. |
| C |
Changer de chemise pour voir les messages archivés. |
| S |
Sauvegarder un message dans votre compte. |
| D |
Effacer un message de la liste. |
| U |
Conserver un message effacé. |
| Q |
Quitter le logiciel de courrier électronique. |
Envoyer un message
 Une
fois dans le programme de courrier électronique, appuyez sur la touche
" m " pour commencer votre message de courrier électronique.
Au message
"To :" entrez l’adresse de courrier électronique
de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Ex. : ab123456@er.uqam.ca
Si
nécessaire, au message "Copies to :" entrez l’adresse
de courrier électronique des autres personnes à qui vous voulez envoyez
le même message. Le logiciel enverra une "copie conforme" du
message à toutes les personnes que vous avez mises dans la liste.
Mettez une virgule entre les adresses des différentes adresses.
S’il y a personne d’autre que le destinataire déjà écrit
au message "To :", appuyez sur la touche Entrée.
Au
message "subject : ", écrivez quelques mots qui décrivent
votre message.
Ex. : "Besoin d’aide sur sujet X" ou "Les chiffres que tu m'avais demandés".
Si vous ne mettez pas de sujet, le programme va vous demander si vous
voulez annuler la création d’un message. Répondez par la touche "y"
ou "n" selon le cas.
L'écran se change et vous pourrez ensuite écrire votre
message.
Une
fois terminée, ou pour quitter la rédaction d'un message, appuyez
sur les touches "Ctrl" et "x" pour terminer
la rédaction du message.
Le programme va ensuite vous offrir quatre options :
" H " (Header) pour changer les options telles que l’adresse de courrier et le
sujet,
" E " (Edit) pour continuer à écrire votre message,
" F " (Forget) pour annuler le message et retourner au menu principal et
" S " (Send) pour envoyer votre message au destinataire.
Appuyez
sur la lettre qui correspond à vos besoins.
Le programme écrit le massage "mail sent" au centre de la dernière
ligne de l'écran pour confirmer l'envoie du message.
Envoyer une réplique à un message (Reply)
Vous avez reçu un message auquel vous voulez retourner un message.
Vous pouvez envoyer à cette personne un autre message. Ceci implique
que vous devez réécrire son adresse de courrier électronique
et le sujet du message. Vous pouvez aussi simplement envoyer une réplique.
Dans cette réplique, vous pouvez aussi inclure le message original.
Voici la procédure à suivre pour envoyer une réplique.
Si
vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message
auquel vous voulez envoyer une réplique.
Appuyez
sur la touche " r "
Le logiciel va vous demander si vous voulez inclure le message original dans votre réplique.
Il est intéressant d'avoir le message au complet ou seulement une
partie. Mais ceci n'est pas obligatoire. Il est plus facile de suivre la conversation de cette manière. C'est à votre choix. Si vous répondez oui, tout le
message sera ajouté à votre réponse. Pour faire la
différence entre votre texte et le message original, le logiciel
va ajouter le signe " > " devant toutes les lignes du message original.
Si vous le voulez, vous pouvez insérer des lignes de texte entre
les lignes du message original. Il faut placer le curseur au début
de la ligne et appuyer sur la touche Entrée. Pour supprimer des lignes du message, il faut appuyer sur les touches Ctrl et " k ". Après avoir édité le message original et ajouté vos propres commentaires, il ne reste qu'à
appuyer sur les touches CTRL et " x " suivi de la touche " s " pour envoyer
la réplique à son destinataire.
Retour de messages
Il va certainement vous arriver un moment ou l'un de vos messages vous
sera retourné. C'est le gestionnaire de courrier électronique,
le "mailer daemon", le postier automatique si vous préférez, qui vous retournera le massage. Il y a généralement
trois raisons pour qu'un message ne se rende pas au destinataire.
La première est que le serveur du destinataire est temporairement surchargé.
Il se peut aussi que le serveur soit arrêté temporairement pour de
l'entretien préventif. Le gestionnaire vous avertit qu'il va essayer de
retransmettre le message plus tard. Il n'y a dans ce cas aucune action à
prendre. Le message ne s'est pas rendu immédiatement.
Pour la seconde possibilité, et la raison majeure pourquoi un message ne se rend pas à son destinataire, le gestionnaire vous indique dans le sujet du message "Host Unknown". La raison est que vous n'avez pas écrit correctement
l'adresse de courrier électronique. Le message ne se rend pas à cause d'une erreur d'orthographe ou d'inattention. Cela arrive à tout le monde! Renvoyez le message. N'oubliez pas de mettre les
points aux bonnes places et de ne pas mettre des virgules ou des espaces
dans l'adresse.
La dernière raison, qui est plutôt rare, est que l'adresse de courrier
électronique n'existe plus. La personne n'utilisait pas la boîte de
courrier électronique ou a changé de fournisseur d'accès à
l'Internet. Donc, il n'est plus possible de la rejoindre à l'adresse que
vous aviez. Il est toujours possible d'essayer de retrouver sa nouvelle adresse
en cherchant des sites de recherches d'adresses de courrier électronique
tel que Bigfoot, Switchboard, WhoWhere, et Four11. La liste de sites de recherche
est sur la page de références de sites.
Rediriger un message (Forward)
Il arrive aussi qu'un message que vous avez reçu serait mieux servi
par une autre personne qui a elle aussi une adresse de courrier électronique.
Il s'agit de rediriger le message à une autre personne.
Si
vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message
auquel vous voulez rediriger le message à une autre personne.
À
partir du menu principal, appuyez sur la touche " f ".
Le logiciel va ensuite vous demander l'adresse de la personne à
qui ce message devrait être redirigé. Le message va ensuite apparaître
à l'écran. Vous pourrez ajouter quelques commentaires pour
mieux faire comprendre au destinataire la situation du message original.
Une
fois terminée, appuyez sur les touches "Ctrl" et " x " suivi de la touche " s " pour terminer la rédaction
du message.
Retrouver les messages archivés
Il arrive souvent de ne plus retrouver les messages qui étaient
dans votre boîte la dernière fois que vous avez ouvert le
logiciel de courrier électronique. Même s'il s'agit de nouveaux
messages que vous n'avez pas eu le temps de lire. À la fermeture
du logiciel, tous les messages sont archivés. Il faut changer de
"chemise" pour aller voir le contenu des massages archivés.
À
partir du menu principal du logiciel, appuyez sur la lettre " c "
Au message
"Name of new folder :", écrivez "mbox"
et appuyez sur la touche Entrée.
OU
Au message
"Name of new folder:", écrivez " < "
et appuyez sur la touche Entrée.
Tous vos messages archivés vont apparaître.
Aussi, ce logiciel de courrier électronique conserve une copie de tous les messages que vous avez envoyée.
Vous pouvez avoir besoin par moments de retransmettre un message à un destinataire. Il est possible qu'il soit effacé par accident ou qu'il y ait eu un problème de transmission. Il est donc plus facile de retransmettre le message que de le réécrire. Aussi, cela peut servir de référence plus tard. On peut s'en servir pour suivre l'évolution d'un projet ou d'une situation.
Pour voir la liste des messages que vous avez envoyés.
À
partir du menu principal du logiciel, appuyez sur la lettre " c "
Au message
"Name of new folder:", écrivez " > "
et appuyez sur la touche Entrée.
Effacer un message (Delete)
Avoir une boîte de courrier électronique implique aussi qu'il faut être capable de la gérer. Ceci veut aussi dire d'être capable de supprimer les messages qui n'ont plus d'utilité pour l'utilisateur; que ce soit parmi les nouveaux, messages, les messages archivés ou les copies de messages envoyés. Il ne faut pas laisser sa boîte de courrier électronique se remplir; surtout sur le serveur Merlin où l'espace qui vous est réservé est limité. Une boîte de courrier électronique se rempli encore plus rapidement si vous recevez des messages avec des "attachements" ou des pièces jointes en français.
Si votre compte est plein, le logiciel de courrier électronique va refuser d'effacer quelques messages. Il sera peut être nécessaire d'effacer tous les messages pour pouvoir faire fonctionner votre boîte de courrier électronique correctement; même les messages que vous auriez aimé conserver. Pour éviter cette situation, supprimer les documents inutiles dans votre compte. Attention! Si vous n'êtes pas certain d'un fichier, ne l'effacez pas. Il peut être nécessaire pour le bon fonctionnement de votre compte. L'espace libéré peut être utilise ensuite pour vous permettre d'effacer les messages en trop.
Si après cette opération le logiciel vous refuse d'effacer quelques messages, essayez d'effacer les messages ayant des "attachements" ou des pièces jointes. Sinon, vous n'aurez pas le choix d'effacer tous les messages de votre compte pour régler la situation.
Pour effacer un message de la liste:
Placez
le curseur sur le message que vous voulez effacer.
Appuyez
sur la touche " d ".
Le message est effacé de manière permanente seulement quand
vous quittez le programme. En cas d’erreur:
Placez
le pointeur sur le message au-dessus du message à récupérer.
Appuyer
sur la touche " u " pour récupérer un message effacé.
Vous devez le faire avant de quitter le programme. Sinon, le message est
perdu à jamais.
Il y a
cependant un problème avec cette technique. Vous ne pouvez pas mettre le curseur au-dessus du premier message de la liste pour essayer de le récupérer. Faites attention au moment d'effacer le premier message. Pour pouvoir récupérer un message effacé, il doit toujours avoir un message au-dessus que vous voulez conserver.
Sauvegarder un message (Save)
Le logiciel vous permet de sauvegarder un message que vous avez reçu
et de le conserver dans votre compte. Par après, avec le logiciel
FTP de Windows, vous pouvez le transférer à une disquette.
Si
vous n'êtes pas en train de lire le message, placez le curseur sur le message
auquel vous voulez sauvegarder le message.
À
partir du menu principal, appuyez sur la touche " s ".
Le logiciel va ensuite vous demander de donner un nom au message que
vous voulez sauvegarder.
Écrivez
le nom que vous voulez lui donner et appuyez sur la touche Entrée.
Le message sera conservé dans votre compte Merlin. Vous pourrez ensuite
utiliser un logiciel client FTP pour copier le message sur une disquette. La
procédure à suivre pour copier le message est sur la page
FTP de ce site.
Sauvegarder les documents attachés.
En plus d'envoyer des messages, il est possible "d'attacher" des documents
à ce message. Malheureusement, le logiciel Elm que vous utilisez
n'est pas capable de cette option. Il est cependant capable de sauvegarder
des documents attachés que vous recevez dans votre compte. Vous
pouvez ensuite, avec le FTP de Windows, transférer ce document à
une disquette.
Après la lecture du message, le programme vous avertit qu'il
y a un document attaché et vous offre ces trois options.
1- See it as text
2- Write it to a file
3- Just skip it
Appuyez
sur la touche 2 pour sauvegarder le document dans votre compte.
Le logiciel va ensuite vous demander un nom pour le document que vous
voulez sauvegarder. Il y a généralement un nom qui est offert.
Sinon, vous devrez en fournir un.
Une
fois que vous avez donné un nom au document, appuyez sur la touche Entrée.
Le document sera sauvegardé dans votre compte. Pour utiliser ce document,
vous devez utiliser un logiciel client FTP pour transférer le document
de votre compte à une disquette. La procédure à suivre est sur
la page FTP de ce site.
Attention au courrier électronique au travail!
Aux États-Unis, l’employeur est obligé par la loi de conserver
tous les documents de la compagnie. Ceci inclut aussi les messages de courrier
électronique de ses employés. Là bas, tous les messages envoyés
à partir du bureau deviennent la propriété de la compagnie. En
révisant le contenu de ces messages, les administrateurs de certaines compagnies
ont eu quelques surprises. Il y avait quelques messages de personne essayant
de séduire d'autres employés du bureau. Il y avait aussi des messages
plus compromettants pour la compagnie. Tel qu'un message donnant des instructions
pour détruire un rapport parce qu'il pourrait être utilisé dans
un litige contre la compagnie. Le message reçoit une réplique qui
indique que le document en question a été détruit.
Je ne connais pas les règles concernant le Canada. Si quelqu'un
a plus d'information sur le sujet, je serais content de l'ajouter à
cette page. Ceci est simplement pour vous avertir de faire attention au
contenu de vos messages de courrier électronique.
|
Cliquez ici pour voir les produits
