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Access 2010

Access 2010 - Modifier un état

Introduction
Les sections d'une état
Ajouter un champ calculé
Création d'un regroupement

Introduction

Il est toujours possible de modifier un état pour mieux répondre à vos besoins. Les outils que vous utilisez pour modifier un état sont très similaires à ceux pour modifier un formulaire. Mais il y a des options qui sont spécifiques
aux états. Cette section va se concentrer à vous montrer ces éléments.

Access 2010 - Mode d'affiche création d'état

*Sélectionnez l'onglet Accueil.
*De la liste des modes d'affichage, sélectionnez le Mode Création.

Les sections d'un état

Il y a plusieurs objets, ou contrôles en jargon d'Access, qui composent un état. Ces contrôles peuvent se retrouver dans plusieurs « sections » d'un état. Chaque section est un espace où l'on peut retrouver de l'information du formulaire. Le mode création démontre bien chacune de ces sections.

Access 2010 - Nom des sections d'un état

Les contrôles qui sont dans l'en-tête de l'état vont seulement apparaître au tout début de l'état; même s'il est composé de plusieurs pages. On y retrouve généralement le titre du rapport. Les contrôles dans la section En-tête de page vont apparaître au début de chaque page. Le contenu des en-têtes de regroupement, on voit bien le regroupement sur le champ Bureau dans l'image, va apparaître au début de chaque regroupement sur une même valeur. Pour notre exemple, cela serait pour tous les employés situés à Montréal et à Québec. Microsoft Access permet d'avoir jusqu'à quatre regroupements l'un à l'intérieur de l'autre. La zone détail affiche le contenu d'un enregistrement à la fois.

Access 2010
Les tables
Modifier les tables
Les requêtes
Les relations
Les formulaires
Modifier les formulaires
Les sous-formulaires
Les états
Modifier les états

Exercices
État étiquette
Requête analyse croisé

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201 fonctions pour les pressés





Access 2010 - Représentation de sections

Chaque en-tête à son équivalent à la fin du rapport qui sont les « pieds ». On retrouve plus souvent dans les sections de type « pieds » des synthèses des données. On voit dans le pied du regroupement Bureau l'usage des fonctions Somme, Moyenne, Min, Max comme dans Excel. Mais cette fois, elles s'appliquent aux champs Salaire et Commission. De plus, vous verrez que la somme, la moyenne, le plus petit, le plus grand pour ce regroupement de valeurs. Dans cet exemple, le pied de l'état va aussi utiliser la fonction Somme(). Mais cette fois, elle va s'appliquer à toutes les données incluses dans l'état.

Ajouter un champ calculé

Il est toujours possible d'ajouter un champ qui est contenu dans la table ou la requête qui a créé l'état. Mais il est aussi possible d'ajouter des champs calculés tels que démontré lors de la création d'une requête ou d'un formulaire. Par exemple, il n'y a pas d'écart type ou d'autres formules ou fonctions pour ressortir certains ratios parmi vos données. Comme pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Donc, pour faire la somme des revenus, il faut utiliser la formule =somme([salaire]+[commission]).  La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus d'un groupe. Par revenu, on implique ici le total des salaires et des commissions des employés.

Il est aussi possible de copier la formule des revenus et la mettre dans d'autres sections. Si vous copiez la formule et la mettez dans la section Détails, la formule va afficher le revenu de chacun des enregistrements. Si vous copiez la même formule pour la mettre dans le pied du groupe Bureau, le résultat serait la somme des revenus par Bureau. La formule des revenus dans le pied d'état afficherait la somme totale des revenus des employés de l'entreprise. L'endroit où est située la formule détermine l'étendue de celle-ci, que se soient pour un enregistrement, un groupe ou un état.

*Si vous ne l'êtes pas déjà, mettez-vous en mode création en appuyant sur le bouton Access 2010 - Mode création

Agrandissez la zone pied de groupe Bureau. 

*Pour cela, placez le pointeur juste au-dessus de la barre du groupe Pied de page.

Le curseur va changer de forme pour ceci : Access 2010 - Séparateur de sections

*En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la barre vers le bas.

Cela va agrandir la section au-dessus.

*En mode création d'état, sélectionnez l'onglet Création.
*De la liste des contrôles, appuyez sur le bouton zone de texte Access 2010 - Etat - Zone de texte
*Cliquez à l'endroit de votre choix dans la section Pied de groupe Bureau

Un champ indépendant et une étiquette vont apparaître. 

*Cliquez dans la case de l'étiquette et changez le texte à Revenus
*Cliquez dans la zone de texte (champ indépendant). 
*Écrivez la formule suivante: =somme(salaire+commission)

Puisqu'il y a déjà le total des salaires et le total des commissions dans cette zone, vous auriez pu écrire à la place de la formule = SommeDeSalaire + SommeDeCommission.

Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l'écriture de la formule. Sinon, au moment d'afficher l'état, Access va vous demander de l'information sur le nom d'un champ qui n'existe pas. Par exemple, j'ai changé l'une des formules pour qu'il calcule le revenu en utilisant le champ commisssion avec trois "s". Ce champ n'existe pas. Mais Access va vous demander la valeur de ce champ avant d'afficher l'état. 

Access va refuser de vous montrer le résultat de l'état tant que vous ne donnez pas une valeur au champ inexistant Commisssion. Ceci est une indication qu'il y a une erreur dans votre formule et que vous devez la corriger immédiatement avant de continuer.

Vous pouvez créer des champs calculés plus élaborés en utilisant des fonctions d'Access. Si vous connaissez le fonctionnement de la fonction, vous pouvez l'écrire directement. Sinon, vous pouvez utiliser le générateur d'expression pour aller chercher la liste des fonctions. 

*Retournez en mode création en appuyant sur le bouton Access 2010 - Mode création.
*Placez le pointeur sur le champ calculé que vous venez de créer.
*Appuyez sur le bouton droit de la souris. 
*Sélectionnez l'option Propriétés.
OU
*Placez le pointeur sur le champ calculé que vous venez de créer.
*De l'onglet Création, sélectionnez l'option Feuille de propriétés.

*Cliquez dans la case à côté de l'option Source de contrôle.
*Cliquez sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la case Access 2010 - Générateur d'expression.

Access 2010 - Générateur d'expression

Vous êtes maintenant dans le générateur d'expressions.

*De la première colonne, double-cliquez sur la chemise ayant un plus où il est écrit Fonctions.
*Sélectionnez l'option Fonctions intégrées.

La deuxième colonne inclut la liste des catégories des fonctions. La troisième colonne inclut la liste de toutes les fonctions disponibles pour Access. Vous pourrez ensuite choisir parmi la liste la fonction, ou la combinaison de fonctions, qui répond à vos besoins. N'ayez pas
peur d'expérimenter. Au pire, le calcul ne fonctionnera pas. Il suffira de réessayer jusqu'à ce qu'il fonctionne !

Le prochain exercice consiste à copier la formule précédente, =somme(salaire+commission), dans le pied de l'état. 

*Cliquez sur la formule que vous venez de créer dans la section pied de groupe Bureau
*Sélectionnez l'onglet Accueil, suivi de l'option Copier
*Cliquez dans la section Pied état
*De l'onglet Accueil, sélectionnez l'option Coller
*Déplacez le champ à côté des champs existants. 
*Faites un aperçu de l'état en appuyant sur le bouton Access 2010 - Affiche de l'état

À la fin de l'état, il y a un nouveau champ qui affiche le cumulatif des revenus des employés. Bien qu'il s'agisse de la même formule, elle n'a pas la même étendue que la formule dans la zone de groupe Bureau. La première affiche le résultat de tous les enregistrements tandis que le second fait seulement le cumulatif d'un groupe à la fois.

Création d'un regroupement

Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l'état. La prochaine partie consiste à ajouter un regroupement à l'état ainsi que d'expliquer en même temps la différence entre un tri et un regroupement dans l'état.

*De l'onglet Création, sélectionnez l'option Regrouper et trier Access 2010 - Regrouper et trier.

Access 2010 - Volet regrouper et trier

Un volet va s'ouvrir sous l'état avec la liste des regroupements et des tris. En ce moment, il y a un regroupement sur le champ Bureau et les données sont triées selon le nom de famille et le prénom. Puisque le champ Nom est
au-dessus du champ Prénom, c'est ce champ qui a la priorité pour trier. À partir de cet écran, vous pouvez déterminer sur quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de l'état. Le prochain exercice consiste à ajouter un regroupement sur le champ Poste. Donc, en plus d'être regroupés par lieu de travail, les enregistrements seront divisés par l'occupation de l'employé. Voici les étapes nécessaires pour ajouter le regroupement Poste

*Appuyez sur le bouton Ajouter un groupe.
*De la liste des champs sur l'état, sélectionnez le champ Poste.

Si vous faites un aperçu de l'état, vous verrez que le résultat n'est pas vraiment intéressant. Le champ Poste fait un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper. La raison est que le champ est en quatrième position parmi les tris et les regroupements. La prochaine étape consiste à changer l'ordre des tris et des regroupements en plaçant le champ Poste en deuxième position. 

Access 2010 - État - Volet Regrouper et trier

Le regroupement a été ajouté mais se retrouve à la fin de la liste.

*Utilisez les flèches au bout du regroupement pour le placer sous le regroupement Bureau.

Vous pouvez aussi utiliser la poigné Access 2010 - Poignée regrouper - Trier au début de la ligne pour tirer le regroupement à l'endroit de votre choix. Ce nouveau regroupement, à son endroit actuel va regrouper tous les employés d'un même bureau mais va les séparer en deux groupes : gérants et vendeurs. Il y aura un nouvel en-tête et pied de regroupement de Poste qui sera ajouté à l'état. L'aperçu de l'état affiche maintenant les informations par lieu de travail et par occupation des employés.

*Appuyez sur l'option Plus à la droite du regroupement Poste.

Access 2010 - Volet Regrouper - Trier

Access vous offre plusieurs options sur le regroupement qui auront un impact sur l'en-tête et le pied de ce regroupement.
Retirer le regroupement 

Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l'ordre des tris. Le prochain exercice consiste à retirer un regroupement.

*Du volet des regroupements et des tris, cliquez sur la boîte pour le champ Poste
*Appuyez sur la touche Supprime ou le symbole X à la droite de la boîte.



 

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